Копия верна на договоре как правильно заверить 2018 по новому

Печать “Копия верна” ставится в свободном от текста месте заверяемого документа. Чаще всего ее располагают под подписями и печатями, имеющимися на копируемом документе.

На многостраничных документах печать можно ставить:

• На каждом листе копии
• Только на последнем листе
• На каждом листе в углу

Главное правило – печать должна быть хорошо видна и читаема, и не перекрывать важную информацию документа.

Как исправить ошибки в заверенных копиях

Если обнаружилась ошибка в уже заверенной копии, можно:

1. Заверить копию заново.
2. Дополнительно заверить только проблемное место.
3. Приложить пояснительную записку к копии.

Но лучше, конечно, сразу уделять внимание качеству заверения. Это позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Копия верна правильно, когда заверена в точном соответствии с установленными правилами. Их неукоснительное соблюдение – залог юридической силы любой копии.

Заверение копий многостраничных документов

Чтобы заверить копию многостраничного документа, сначала его листы сшивают и нумеруют. Рекомендуемое количество проколов – 3-4.

Затем заверительную надпись размещают на бумажной наклейке, которая клеится на обороте последнего листа в месте прошивки. В надписи указывают количество листов цифрами и прописью.

Подпись и печать ставят так, чтобы частично захватить наклейку и сам документ. Это исключает подмену листов.

Пример заверительной надписи на сшитой копии:

Верно. Всего пронумеровано, прошито и скреплено печатью 5 (пять) листов.

Таким образом обеспечивается целостность многостраничного документа при заверении его копии.

Копия верна, когда заверена так, как правильно. Для этого важно следовать всем требованиям ГОСТа и других нормативных актов. Это гарантирует ее юридическую силу.

12. Заверение ксерокопии документа

При заверении ксерокопии документа важно соблюдать следующие правила:

1. Копировать документ нужно полностью, без пропусков информации
2. Использовать бумагу формата А4, качественно откопировать все реквизиты подлинника
3. Сделать заверительную надпись с датой, подписью, печатью на свободном поле
4. При многостраничном документе проверить правильность нумерации и последовательность листов

Ксерокопия считается заверенной, если на ней присутствуют все обязательные реквизиты, соответствующие оригиналу.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

4. Порядок заверения бумажных копий документов

При заверении бумажных копий документов следует придерживаться определенного порядка, установленного законодательством и ГОСТами:

1. Сделать качественную копию с оригинала документа на бумаге формата А4.
2. Разместить надпись “Копия верна” или штамп на свободном от текста месте.
3. Указать дату заверения копии.
4. Поставить подпись уполномоченного лица.
5. Поставить печать организации.

Если копия многостраничная, варианты заверения:

• Заверить каждую страницу
• Сделать заверительную надпись типа: “Всего в копии 8 листов, каждый лист заверен печатью”.

Как проверить правильность заверения копии

Чтобы убедиться, что копия заверена корректно, рекомендуется:

1. Проверить наличие всех обязательных реквизитов в заверительной надписи.
2. Сверить соответствие оформления требованиям ГОСТа.
3. При многостраничных документах убедиться в правильности прошивки и указанном количестве листов.

Такой контроль поможет избежать распространенных ошибок при заверении и обеспечит юридическую силу копии документа.

Ответственность за нарушение порядка заверения копий

Если порядок заверения копий нарушается, могут применяться меры ответственности:

• Дисциплинарные взыскания.
• Гражданско-правовая ответственность за ущерб.
• Административные штрафы.
• Уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Поэтому очень важно строго соблюдать все правила заверения, особенно при работе с конфиденциальными документами.

8. Рекомендации по организации процесса заверения копий

Для оптимизации процесса заверения копий документов рекомендуется:

• Разработать регламент и инструкцию по заверению;
• Закрепить ответственных сотрудников с соответствующими полномочиями;
• Использовать автоматизированные системы для учета и хранения заверенных копий;
• Ввести систему контроля качества заверенных копий.

Следование четким внутренним регламентам и правилам позволит исключить ошибки при заверении копий и повысит эффективность этого процесса в целом.

Недостатки электронного заверения

• Необходимость наличия ЭЦП.
• Дополнительные риски информационной безопасности.
• Не все организации принимают такие копии.

Таким образом, электронное заверение удобно, но имеет ограничения. Поэтому часто приходится дублировать бумажными копиями.

2. Какие документы можно заверять печатью “Копия верна”

Печатью “Копия верна” можно заверять копии практически любых документов, в том числе:

• Кадровые документы: трудовые книжки, приказы, личные дела, справки о заработной плате;
• Финансовые документы: договоры, счета-фактуры, накладные, акты;
• Регистрационные документы: устав, учредительный договор, свидетельства;
• Внутренняя документация: протоколы, положения, инструкции, отчеты.

При заверении копий трудовых книжек и других кадровых документов важно указывать, по чьему запросу они выдаются. Например: “Копия верна. Выдана Иванову И.И. по запросу от 23.05.2022”.

Если копии документов предоставляются в госорганы или суд, нужно тщательно следить за правильностью их оформления. Лучше заранее уточнить требования к заверению копий в конкретной ситуации.

Кто может заверять копии документов

В организациях копии обычно заверяет руководитель, поскольку это входит в его полномочия согласно уставу.

Однако он может делегировать это право другим лицам на основании:

• доверенности;
• приказа;
• должностной инструкции.

В отметке о заверении в таком случае указывают должность и основание полномочий лица, которое ее сделало.

Индивидуальный предприниматель может заверять копии лично или через наемного работника. При подписании работником обязательно указывается его должность.

Копии трудовых книжек и личных дел

В копии трудовой книжки желательно делать запись “Работает по настоящее время”, если сотрудник до сих пор в организации. Этого часто требуют банки и другие инстанции.

При указании места хранения оригинала трудовой книжки прописывают “в отделе кадров” или реквизиты дела по номенклатуре.

Заверение копий документов с отметкой “Коммерческая тайна”

Если в оригинальном документе есть гриф “Коммерческая тайна”, при заверении его копии нужно учитывать ряд особенностей.

Дополнительные требования к заверению

Помимо стандартных реквизитов, на копии указывают:

• Номер и дату приказа о введении режима коммерческой тайны.
• Ссылку на указанный закон.
• Степень секретности информации.

14. Образец заверенной копии документа

Копия содержит заверительную надпись на каждом листе, подпись, печать, сквозную нумерацию страниц.

Такая заверенная копия будет иметь полную юридическую силу и ее можно использовать в качестве официального документа.

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Подробнее: как правильно прошить договор

Как определить срок действия копии

Чтобы определить срок действия, нужно:

1. Узнать, планируются ли ближайшее время изменения в оригинале.
2. Уточнить у получателя копии, нет ли у него требований к сроку.
3. Если срок не установлен, действует до внесения изменений в оригинал.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

6. Ошибки при заверении копий документов

При заверении копий документов часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Одна из частых ошибок – отсутствие полного комплекта обязательных реквизитов на заверенной копии: даты, подписи, печати. Такая копия не будет иметь юридической силы.

Также нередко копии заверяются лицами, не имеющими на то полномочий в организации. Либо вместо собственноручной подписи используется факсимиле.

Неаккуратное расположение надписи “Копия верна” или ее низкое качество – еще одна распространенная ошибка.

Чтобы избежать подобных ошибок, стоит заранее определить ответственных за заверение копий лиц и выдать им соответствующие полномочия. Также важно использовать качественные расходные материалы и следить за четкостью оттиска.