В течении какого времени должны погасить перерасход по авансовому отчету

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать форму № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).

Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
• каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
• соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2023 году» .

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету ↑

Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки. При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае.

Особенно пристальное внимание уделяет ФНС данным операциям в случае, если выдан перерасход.

С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.

К наиболее важным моментам можно отнести следующее:

• учет основных операций;
• по договоренности;
• если подотчетное лицо не имеет доверенности;
• отражение перерасхода.

Рассмотрение всех сложностей, связанных с обозначенными выше вопросами, позволяет избежать допущения всевозможных типичных ошибок.

Видео: учет расчетов с подотчетными лицами

При этом следует помнить об одном важном нюансе – ежегодно осуществляется изменение проводок по авансовым отчетам. В 2020 году процедура реформирования налогового законодательства продолжается.

Потому стоит максимально внимательно следить за всеми возможными изменениями. Только так можно будет избежать проблем с ФНС.

Учет основных операций

Максимально внимательно необходимо будет отнестись именно к осуществлению учета основных операций по авансовому отчету при выдаче средств подотчетного типа. Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно.

В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:

• доход;
• заем работнику.

При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик.

Например, при получении материальной выгоды необходимо будет выплатить государству НДФЛ в размере 35%. Данный момент необходимо обязательно учитывать и свершать все проводки своевременно.

В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.

Проводки подобного рода будут выглядеть следующим образом:

Д-т/К-т Полное наименование свершенной операции 71 50На руки работнику выданы средства из кассы71 51На лицевой счет, банковскую карточку работника перечислена некоторая сумма денег50 71При наличии остатка средств, когда часть их не израсходована – возраст непосредственно в организацию26 71Командировочные расходы списаны по себестоимости41 71Данной операцией осуществляется списывание расходов, свершенных работником на приобретение материальных ценностей94 71Полное списание какого-либо количества средств, если некоторая сумма не была возвращена подотчетным лицом вовремя70 94Если некоторая сумма денег не была возвращена сотрудником вовремя и потребовалось осуществить удержание её из заработной платы или же иного дохода

По доверенности

Необходимо помнить, что некоторые финансовые операции требуют обязательно представления специального документа – доверенности.

Она обозначает наличие соответствующих прав у конкретного лица на осуществление некоторых определенных операций. Необходимо помнить, что данный момент закреплен в действующем по этому поводу законодательстве.

Данную доверенность лучше всего составлять при помощи 1С: Бухгалтерия. Она должна содержать:

• официальные реквизиты работника и работодателя;
• печать организации;
• подписи должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.

Какая-либо унифицированная форма данного вида документа на сегодняшний день попросту отсутствует.

Но при этом следует все же придерживаться определенных правил, обозначенных в действующем на сегодняшний день законодательстве.

Следует помнить, что доверенность не подразумевает отражения в бухгалтерском учете какими-либо проводками.

Но данное специализированное программное обеспечение позволяет сформировать сам данный документ максимально быстро, с минимальными затратами времени.

Для составления данного документа, который впоследствии в электронной форме в качестве отчетности будет представлен какому-либо конкретному лицу, необходимо будет выполнить следующие действия:

• отрываем документ «доверенность»;
• кликаем на кнопку «создать новый»;
• все поля заполняются в автоматическом режиме – при необходимости нужно будет лишь заполнить поля с паспортными данными физического лица, а также изменить длительность действия составляемого документа;
• выбирается подотчетное лицо;
• далее можно будет вывести один из форматов данного документа на печать (М-2 и М-2а).

При этом следует помнить, что разновидности форматов отличаются друг от друга только лишь наличие или же отсутствием корешка.

Именно таким образом можно будет оформить доверенность в программном продукте 1С: Бухгалтерия.

Если подотчетное лицо не имеет доверенности

Если по какой-то причине подотчетное лицо доверенности не имеет, то это никоим образом не должно сказываться на процедуре отражения выдачи авансовых средств на покрытие расходов.

Например, если требуется выполнить проводки по первичному отчетному документу №АО-1, то выглядеть они будут следующим образом:

Д-т К-т Какие хозяйственные операции были реализованы 20 71Расходы по основному производству23 71По производству вспомогательного типа25 71Производству общехозяйственного типа26 71Общепроизводственные расходы29 71По обслуживающему производству44 71Расходы по продаже продукции

Отражение перерасхода

Нередко случается, что суммы, выданной в качестве аванса, по какой-то причине попросту не хватило на всех необходимые расходы.

В таком случае осуществляется перерасход. Данный момент должен быть в обязательном порядке отражен в бухгалтерских проводках.

Осуществляется это следующим образом:

Д-т К-т Полное наименование осуществленной операции 71 50Какие именно деньги были выданы под отчет50 71Все средства, которые по какой-то причине не были истрачены, возвращены в кассу предприятия71 50Данной проводкой обозначается сумма, выданная работнику свыше потраченного им аванса

Примеры учета затрат по командировкам

Учет командировочных расходов в базе 1:С производится с помощью специального документа: «Авансовый отчет по командировке».

В нашем случае в командировку отправлялся представитель высшего руководства. По условиям локального документа, которым регулируются правила учета командировочных расходов, суточные ему не выплачиваются, а расходы на питание возмещаются в полном объеме:

Поскольку сотрудник трудоустроен в подразделение «Администрация», то расходы, понесенные им в командировке следует отнести на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Таким образом, по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут отражены следующие обороты:

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У ЦБ внес ряд изменений в порядок ведения кассовых операций. Так, например, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2022 – 2023 годах».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

До 19.08.2017 согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги выдавались под отчет при обязательном соблюдении следующих условий:

• Работник полностью погасил задолженность по ранее полученной сумме.
• Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем (или ИП). В заявлении указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается.

С 19.08.2017 обоих этих условий коснулись изменения (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Первое отменено, а второе перестало быть обязательным. Теперь выдача подотчетных сумм может осуществляться не только по заявлению работника, но и на основании распорядительного документа, подписанного руководителем (или ИП).

Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение:

• установленного работодателем количества дней по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу или в распорядительном документе;
• в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру (а если их нет, то руководителю) вместе с подтверждающими расходы документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем.

О том, что проверяет бухгалтерия в авансовых отчетах, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Форму авансового отчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Авансовый отчет № АО-1Скачать

Если выданная сумма была потрачена не полностью, остаток должен быть возвращен работником в кассу. Если этого не произошло или работодатель не утвердил отчет, можно удержать невозвращенную работником сумму из его зарплаты. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованы, является утвержденный руководителем авансовый отчет. При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.

О том, всегда ли для подтверждения расходов нужен кассовый чек, читайте в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека» .

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет

Кредит

Содержание операции

71

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

71

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

71

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

19

71

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

68

19

Зачтен НДС

60

71

Произведена оплата поставщику

50

71

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

70

71

Удержан долг из заработной платы

71

50

Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

• либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
• либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций – с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.

Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

• Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
• Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
• Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
• Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
• Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете» .

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

• Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
• Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике. Образец такого приказа приведем ниже:

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету ↑

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Чтобы упростить рассмотрение вопроса необходимо разбить его на отдельные блоки.

Как написать заявление

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ).

В какой срок нужно возместить

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Как именно осуществляется выдача?

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи:

Строка «Основание»Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетомСтрока «Приложение»Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет

Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника. Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Единственным условием выступает отображение порядка выдачи подотчетных денег в учетной политике предприятия.

Основная заминка может возникнуть при оформлении авансового отчета, который предусматривает внесение данных о расходно-кассовом ордере.

Но, так как унифицированная форма отчета не является обязательной, то работодатель может разработать собственный формуляр документа.

Аналогичная правовая позиция о возможности зачисления подотчетных сумм изложена в письме Минфина от 29.10.2011 № 14-01-07/1396-1966.

На этот счет даже имеется судебное постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 № А52-174/2007.

Судебная коллегия указала на то, что предприятие правомерно произвело перечисление денег на банковскую карту сотрудника.

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом:

Дт 71 Кт 50Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы

Пример заполнения АО

Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки.

Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня.

Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре. При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

• название организации;
• номер, дату составления отчета;
• реквизиты структурного подразделения;
• ФИО ответственного лица;
• табельный номер, должность работника;
• назначение аванса;
• данные по предыдущему авансу;
• бухгалтерскую запись;
• приложение;
• отчет проверен;
• данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
• расписка о принятии отчета на проверку;
• подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.

К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Видео: авансовый отчет и все нюансы по его составлению в программе 1С

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета.

При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера.

В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера. Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия.

Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Следовательно, произведенный работником перерасход не возмещается. Перерасход считается обоснованным при соблюдении следующих условий:

ДеньгиБыли потрачены на выполнение задания отображенного в приказе руководителя предприятияПонесенные издержкиСопровождаются соответствующими документами

Чтобы не было лишних недоразумений на предприятии должен быть разработан порядок выдачи подотчетных денег.

Тогда как при выдаче аванса должна составляться служебная записка, в которой указывается цель расхода, срок на который выдаются подотчетные деньги и сумма аванса.

Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица.

На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Например, если в памятке будет четко сказано о том, что максимально допустимая сумма выплаты наличными деньгами по договору с одним поставщиком не должна быть более 50 тыс. руб., то ответственное лицо будет ограничено установленными лимитами.

Возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода – проводки

Возврат неизрасходованных сумм аванса осуществляется проводками, обратными от тех, которыми оформлялась выдача аванса и зависит от того, куда сотрудник вносит деньги: в кассу или на банковский счет организации.

Датой поступления денежных средств в распоряжение организации в бухгалтерском учете необходимо отразить следующие записи:

Однако, несмотря на самое тщательное планирование командировочных расходов, нередки ситуации, когда в расходы превысили ожидаемый размер и сотруднику пришлось расплачиваться собственными средствами. Если перерасход экономически обоснован, то он возмещается в 100% размере.

Важно! Обоснованным перерасход признается, если деньги потрачены на выполнение задания и документально подтверждены. В случае, если хотя бы одно из условий не выполнено, организация имеет право не возмещать расходы.

Локальными документами могут быть установлены различные алгоритмы возмещения расходов в зависимости от ситуации. К примеру, норма суточных может зависить от должности командируемого сотрудника. Иногда, к сотрудникам, относящимся к составу высшего менеджмента суточные не применяются, а затраты на питание возмещаются по фактически понесенным расходам.

Статья по теме:Начисление зарплаты во время командировкиЗарплата во время командировки штатного сотрудника рассчитывается исходя из среднего заработка. О том, как рассчитать этот показатель в 2023 году, какими проводками отразить начисление и выплату в 1:С пойдет речь в сегодняшней публикации. Кроме того, в рекомендации, на конкретном примере рассмотрим основные нюансы, с которым может столкнуться бухгалтер при начислении заработной платы сотруднику за время его пребывания в служебной командировке.Подробнее

В качестве другого примера можно привести ситуацию, когда уже в ходе командировки возникла необходимость отправиться в дополнительную поездку, где стоимость проживания в гостинице превышает ранее запланированную сумму. По результатам командировки сотруднику возмещаются расходы на приобретение дополнительных проездных документов и оплату более дорогого проживания.

Если же сотрудник, при заселении в гостиницу по собственному усмотрению и без какого-либо основания выбрал номер, стоимость которого выше утвержденной, то руководитель имеет полное право отказать в возмещение разницы между утвержденной суммой на проживание и фактически понесенной. При этом у сотрудника нет оснований требовать данного возмещения.

Сумму неутвержденного перерасхода не следует отражать ни в авансовом отчете, ни в бухгалтерском учете, ни при расчете налога на прибыль. Проводки для компенсации перерасхода по авансовому отчету полностью идентичны тем, что используются при выдаче аванса.

Рекомендуем полезный материал от “КонсультантПлюс” об учете расходов сотрудника на каршеринг в командировке. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Бухучет командировочных расходов: общие положения

Отправляя сотрудника в бизнес поездку, на работодателя возлагается обязанность возместить все экономически обоснованные расходы, понесенные работником во время исполнения им трудовых обязанностей в командировке.

Перечень расходов, обязательных к возмещению поименован в части 1 ст. 168 ТК РФ. К таким расходам относятся:

1. Расходы на проезд .

Если в бизнес поездке, сотрудник пользуется услугами общественного транспорта, то работодатель возмещает стоимость понесенных расходов на покупку билетов. В данном случае, подтверждающими документами будут являться сами проездные билеты или квитанции таксистов. При этом вид транспорта не имеет значения. Возмещаются расходы как за проезд на рейсовом автобусе, так и перелет на самолете. Билеты могут приобретаться как специализированной службой (если таковая имеется в организации), так и сотрудником самостоятельно. Стоимость понесенных на проезд расходов возмещается в полном объеме.

Случай из жизни! Летом 2013 года сотрудник ООО «Х» возвращался из командировки поездом из Румынии в Москву через территорию Западной Украины. По неустановленным причинам проводники поезда вынудили пассажира, имеющего на руках электронный билет, выйти из поезда в районе Львова под предлогом, что электронные билеты, приобретенные на территории РФ недействительны в Украине. В итоге, сотрудник понес дополнительные расходы на проезд до Львова и приобретение дополнительного билета Львов – Москва (при том, что электронный билет того же направления уже был приобретен ранее). Кроме того, опасаясь дополнительных недоразумений в украинском поезде, сотрудник принял решение приобрести билеты на болгарский состав, следующий по маршруту София – Москва, стоимость которых была несколько выше, чем аналогичные билеты на украинский состав. По возвращению из командировки, руководителю организации была предоставлена служебная записка с объяснением причин понесенных дополнительных расходов. Было принято решение возместить сотруднику 100% расходов. Сами расходы были признаны принимаемыми для НУ, на основании докладной записки.

Данный пример наглядно показывает, что обоснованность любых расходов нужно рассматривать в индивидуальном порядке.

Расходы на проезд принимаются при наличии подтверждающих документов, т.е. самих билетов. Бывают ситуации, когда сотрудники теряют проездные билеты. Тогда может быть принято решение возместить стоимость проезда сотруднику. Однако для целей налогообложения принять такие расходы невозможно.

Кроме того, в последнее время участились случаи аренды автомобиля при нахождении в командировке. Эти расходы также классифицируются как расходы на проезд.

2. Расходы на проживание .

Равно как и в ситуации с проездом, расходы на проживание возмещаются в полном объеме. При этом не важно, проживал сотрудник в гостинице или на арендованной квартире. Основанием для возмещения затрат на проживание и признание их в составе расходов являются подтверждающие документы: счета из гостиницы или договор найма жилого помещения с квитанцией об оплате. При отсутствии таковых, организация имеет право возместить потраченные суммы сотруднику, однако не имеет права принимать данные расходы для целей налогового учета.

3. Расходы на питание или суточные .

Расходы на питание как таковые не входят в перечень расходов, которые работодатель обязан возмещать командированному сотруднику. В большинстве случаев, при направлении работника в служебную поездку, ему перечисляются суточные из расчета:

1. 700 рублей в сутки при поездке по России;
2. 2 500 рублей в сутки, при командировке за границу. При этом, за первый или последний день командировки выплачиваются 700 рублей, т.к. сотрудник находится на территории домашнего государства.

Размер суточных может быть увеличен внутренним документом компании. Тогда сотруднику выплачивается сумма, прописанная в локальном документе, а для целей налогообложения принимается только в законодательно установленном размере.

На заметку! При проживании командированного лица в гостинице, нередки случаи, когда стоимость питания не выделена отдельной строкой в счете. Тогда всю сумму по счету можно отнести на статью расходов «Проживание» и принять в расходы в полном объеме. Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.