Как в балансе отразить просроченную дебиторскую задолженность и юр услуги

Просроченная задолженность с истекшим сроком исковой давности называется коротко — безнадежным долгом. Это означает, что:

• фирма предприняла все возможные усилия для ее взыскания, но они не увенчались успехом;
• вероятность возврата долга нулевая;
• по закону долг не может больше числиться в бухгалтерском и налоговом учете.

Списание безнадежного долга — особая процедура, требующая:

• сбора документов по задолженности (первички, подтверждающей величину долга и дату начала отсчета срока исковой давности, справок, инвентаризационных актов, приказа о списании и др.);
• осуществления бухгалтерских проводок;
• признания налоговых расходов.

Но и это еще не все — нельзя просто списать долг и забыть о нем. При этом необходимо:

• отразить списанную сумму на забалансовом счете 007;
• в течение 5 лет учитывать долг за балансом и наблюдать за возможностью его получения (востребования);
• окончательно списать с забаланса по истечении указанного срока.

Что грозит фирме и ее директору, если пренебречь забалансовым учетом, см. в материале «Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах».

Сомнительная задолженность и дебиторская задолженность

В настоящее время на законодательном уровне установлено, что каждая организация при наличии определенных условий должна создавать резерв по сомнительным долгам.

Такой резерв создается при наличии задолженности контрагентов. При этом должно выполняться одно из следующих условий:

1. Задолженность должна быть просроченной
2. У компании имеется информация о серьезных проблемах в сфере финансов контрагента

Однако даже при наличии дебиторской задолженности, резерв можно не создавать, если компании доподлинно известно, что долг будет погашен контрагентом.

Учет созданных резервов ведется на счете 63. Для того, чтобы создать резерв необходимо провести бухгалтерскую запись Д91.2 К63. Такая же проводка используется в том случае, если резерв требуется увеличить (доначислить).

Восстановление резерва отражается проводкой Д63 К91.1. А вот если долг безнадежен и его нужно списать, делается запись Д63 К62 (или другой счет учета по контрагенту).

Инструкция по созданию резерва содержится в пункте 7 ПБУ 1/2008.

Очень важно помнить, что резерв по такому долгу напрямую связан с дебиторской задолженностью и с ее отражением в годовой отчетности компании. При составлении баланса величина резерва уменьшает сумму дебиторской задолженности, чистая сумма отражается в строке 1230 актива баланса .

Ситуации возникновения дебиторской задолженности

Работа юридических лиц основана на взаимодоверии и деловом этикете. В деловой среде принято отвечать по своим обязательствам. Однако не всегда это возможно. В работе предприятий нередки случаи, когда образуется дебиторская задолженность. Ее появление обуславливается следующими ситуациями:

• контрагент не может выплатить долг в связи с обстоятельствами, не зависящими от него (форс-мажор);
• контрагент отказывается выплачивать долг, а с момента возникновения права требования долга прошло 3 года;
• контрагент был ликвидирован или признан банкротом;
• долг был признан безнадежным в судебном порядке.

По этим причинам можно признать безнадежной дебиторскую задолженность в налоговом учете согласно п. 2 ст. 266 НК РФ. В бухгалтерском учете признание дебиторской задолженности осуществляется по сроку исковой давности. Это указано в п. 77 Положения по ведению бухучета из приказа № 34н.

Ликвидация дебиторки в налоговом учете

При признании долга безнадежным начинают списание дебиторской задолженности в налоговом учете. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, так как затрагивается налоговая база.

Какими проводками списать дебиторскую задолженность в НУ? Отражаются суммы как внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для этого проводится операция не для БУ, а для налогового учета. Записи делаются такие же, как в БУ: Дт 91.2 Кт 60 (62) или через резерв сомнительных долгов (при его создании для налоговых целей).

В НУ списание дебиторской задолженности с истекшим сроком и проводки в БУ выполняются одновременно в периоде, когда этот срок истек.

В НУ списать просроченную дебиторскую задолженность без признания ее безнадежной невозможно (письмо Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06-1-38).

Виды дебиторской задолженности в компании

Вся дебиторская задолженность подразделяется на две большие группы:

• Долгосрочная
• Краткосрочная

Обе разновидности попадают в баланс по истечении года.

Все долги, которые погашаются в течение 12 месяцев представляют собой краткосрочную «дебиторку». Как правило, к такой задолженности относится переплата по налогам, отгрузки контрагентам «в долг» или внесение предоплаты за товары или услуги.

Долгосрочная задолженность появляется в том случае, если долг не закрывается в течение года. Что касается расчетов с контрагентами, то возможность появления такого рода задолженности должна быть прописана в договоре с партнером. Однако если контрагент просто долгое время не платит по своим обязательствам, то такая задолженность также относится к разряду долгосрочной.

Конечно, в интересах каждой организации иметь весомую долю краткосрочной задолженности из всей суммы «дебиторки».

Нужно принять во внимание, что какого бы вида не был долг, после пропуска срока погашения он становится просроченным. Не в интересах компании иметь просроченную дебиторскую задолженность .

Зачастую существуют большие сомнения, что долг будет когда – нибудь погашен. Часто такие просроченные долги никогда не закрываются, то есть становятся безнадежными. Сомнительным долг может быть на протяжении трех лет, а затем переходит в статус безнадежного. В конце концов такой долг подлежит списанию в убытки.

Формирование акта инвентаризации расчетов

Дебиторская задолженность — это долги, которые должны быть оплачены дебиторами компании. Кредиторская задолженность — это долги, которые должны быть выплачены компанией контрагентам.

Формирование акта инвентаризации расчетов включает следующие этапы:

1. Составление перечня дебиторов и кредиторов.
2. Сбор информации о задолженности по каждому контрагенту.
3. Сопоставление информации о задолженности с данными, отраженными в учетной системе.
4. Составление акта инвентаризации расчетов.

Для формирования акта инвентаризации расчетов необходимо провести списание задолженности и отразить ее в бухгалтерском учете. Списание дебиторской задолженности происходит по плановым и просроченным долгам. Кредиторская задолженность списывается по плановым или просроченным долгам, а также формируются резервы на погашение проблемных долгов.

Формирование акта инвентаризации расчетов позволяет получить полезные показатели по дебиторской и кредиторской задолженности. Акт является инструментом контроля за финансовыми взаимоотношениями и ликвидностью компании.

Примеры формирования акта инвентаризации расчетов можно посмотреть в специализированных отчетах по дебиторской и кредиторской задолженности.

Все дебиторские и кредиторские задолженности отображаются в балансе компании на соответствующих счетах. Дебиторская задолженность отражается в активе баланса, а кредиторская задолженность — в пассиве баланса.

Работа с актом инвентаризации расчетов позволяет контролировать задолженность по дебиторам и кредиторам, определить сроки погашения задолженности и обеспечить финансовую стабильность компании.

Когда можно списать кредиторскую задолженность?

Задолженность, невостребованная кредитором по прошествии установленного законом времени, считается просроченной, подлежит списанию и включению в доходы. Списывать такую кредиторку разрешено только по завершении срока исковой давности, равного 3 годам (ст. 195, 196 ГК РФ). Очень важно точно установить, с какой именно даты этот срок отсчитывать, а сделать это не всегда просто.

Правила определения этой важной даты закреплены в ст. 200 ГК РФ, а подробные разъяснения даны в материале «Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности».

Просроченная кредиторка списывается по каждому имеющемуся обязательству на основании документов, подтверждающих правомерность такого списания, и после того как будут проведены определенные регламентные мероприятия.

В организациях госсектора порядок списания просроченной задолженности регулируется специальным положением. О нем — наш материал.

Отражение безнадежной задолженности в учете

В компании за годы работы скапливаются долги. Дебиторка становится нереальной для получения, если:

• истек срок исковой давности;
• появилась запись в реестре юрлиц о ликвидации дебитора;
• должника признали банкротом;
• есть постановление судебных приставов (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если все усилия, направленные на ликвидацию долгов дебиторов, не увенчались успехом, фирма принимает решение о списании дебиторской задолженности.

Провести списание безнадежной дебиторской задолженности проводками — это значит исказить не только бухучет (далее — БУ), но и налогообложение. Ведь при признании долга безнадежным бухгалтерией одновременно делаются проводки и списание дебиторской задолженности в налоговом учете (далее — НУ).

Рассмотрим бухгалтерские проводки по списанию дебиторской задолженности на примере счетов 60, 62 и отражение переплаты по налогам.

Списание дебиторской задолженности и проводки по счету 60 проводятся после предоплаты поставщику, если он в дальнейшем не исполнил обязанности по отгрузке ТМЦ (работам, услугам) и не вернул предоплату. Необходимость списания дебиторской задолженности и проводки по счету 62 в общем случае образуются после отгрузки покупателю при недобросовестном его отношении к исполнению обязательств по оплате.

Счет списания дебиторской задолженности зависит от применения в БУ резерва по сомнительным долгам.

При отсутствии резерва дебиторка (далее — ДЗ) отражается в прочих расходах: Дт 91.2 Кт 60 (62).

Проводки по списанию просроченной дебиторской задолженности за счет резерва следующие:

• Дт 91.2 Кт 63 — сформирован резерв по сомнительным долгам (это происходит раньше, чем списание).
• Дт 63 Кт 60 (62) — списана дебиторка за счет резерва. Если долг больше резерва, то превышение относится на прочие расходы аналогично списанию без резерва (п. 11 ПБУ № 10/99).

Списание дебиторской задолженности

Списание просроченной дебиторской задолженности возможно двумя способами. Проводки в них будут различаться.

1. Предприятие формирует резервный фонд по сомнительным долгам. После признания задолженности не подлежащей востребованию ее списывают полностью или частично за счет этого фонда. Проводки списания дебиторской задолженности за счет резерва будут следующие:

Дт 91.02 Кт 63 – формирование резерва по сомнительным долгам;

Дт 63 Кт 60 (62, 76) – списание задолженности за счет средств резерва.

Если должник оплатил часть задолженности до списания, то ее нужно восстановить проводкой:

Дт 63 Кт 91.01.

2. Если организация не формирует резерва по сомнительным долгам, то списание делается следующей проводкой:

Дт 91.02 Кт 60 (62, 76).

После списания безнадежной дебиторской задолженности с основных бухгалтерских счетов ее нужно отразить на забалансовом счете 007. На этом счете она должна числиться в течении 5 лет. Это нужно на тот случай, если дебитор найдет возможность уплатить свой долг. В таком случае нужно восстановить списанную дебиторскую задолженность со счета 007 в размере, равном поступившим от должника средствам. Для этого делают проводки:

Дт 50 (51, 52) Кт 60 (62, 76) – поступление средств от должника;

Дт 60 (62, 76) Кт 91.01 – поступившие средства учтены как прочий доход.

Одновременно с отнесением поступивших сумм в счет прочего дохода на столько же нужно уменьшить остаток на забалансовом счете 007. Списание отражается по кредиту счета 007.

ИТОГИ

1. Учет и проводки по списанию невостребованной дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете различаются. Для предотвращения расхождения между ними лучше вести учет по одним стандартам.
2. В бухгалтерском учете предусмотрено обязательное формирование резерва по сомнительным долгам всеми организациями. В налоговом учете таких строгих правил нет.
3. После списания не подлежащей к востребованию дебиторской задолженности ее относят на забалансовый счет 007 и учитывают на нем в течение 5 лет.
4. Для признания дебиторской задолженности безнадежной в законодательстве прописаны конкретные признаки такого долга.
5. Списание безнадежной дебиторской задолженности должно подтверждаться документально.

Отражаем в учете списание просроченной кредиторской задолженности

Составляя корреспонденции счетов по списанию кредиторки, не забудьте учесть ее специфику, ведь для отражения долгов перед поставщиками, покупателями, персоналом, учредителями предусмотрены совершенно разные счета.

Какие именно — рассказывает статья «Списание кредиторской задолженности – проводки и сроки».

В налоговом учете тоже есть нюансы. Во-первых, далеко не вся списанная кредиторка попадает под обложение налогом на прибыль. Во-вторых, могут быть проблемы с определением момента включения долгов в доходы у тех, кто использует метод начисления. И наконец, немало хлопот доставляет НДС.

Чтобы принять списание кредиторки в налоговом учете и успешно пройти налоговую проверку, важно соблюсти все нюансы по оформлению процедуры. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Разобраться с налоговыми сложностями вам помогут статьи:

• «Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности»,
• «НДС при списании кредиторской задолженности: проблемные ситуации».

Списание просроченной кредиторки — хозяйственная операция, для которой предусмотрены определенные законодательные правила оформления и учета. Читайте о них в материалах нашего сайта.

Условия списания безнадежной просроченной задолженности

Прежде чем описывать списание безнадежной задолженности в 1С, проясним некоторые моменты, касаемые его условий.

Безнадежная ДЗ наступает тогда, когда получить расчет от контрагента совершенно невозможно, то есть действует определенный ряд причин, по которым задолженность считается нереальной к взысканию:

• истечение срока исковой давности, который равен трем годам (п. 1 ст. 196 ГК РФ);
• прекращено обязательство должника ввиду невозможности его исполнения на основании акта госоргана или из-за ликвидации организации;
• невозможность взыскания долгов и прекращение исполнительного производства на основании постановления судебного пристава (взыскатель получает исполнительный документ на основании отсутствия сведений о составе имущества, а также о местонахождении должника и принадлежащих ему денежных средств и других ценностей либо полного отсутствия имущества).

Читайте также:

Как купить дебиторскую задолженность на торгах?

Обращение взыскания на дебиторскую задолженность.

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности в 1С

В случае признания сомнительной дебиторской задолженности предприятие создает резерв. Согласно «Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» с 2011 года создание резервов сомнительных долгов становится обязательным действием, и такие суммы относятся на финансовые результаты.

Его величина носит оценочный характер (ПБУ 21/2018) и не имеет ограничений в размере, отчислениями служат прочие расходы. В итоге величина дебиторской задолженности в балансе уменьшается на сумму созданного резерва.

Согласно налоговому законодательству иметь резерв по сомнительным долгам предприятие не обязано, хоть и имеет на это право. Отчисления в резервы входят в состав внереализационных расходов. Величина их ограничена и по итогам инвентаризационной проверки налогового периода не может превышать 10% от выручки.

Справка. С учетом положений бухгалтерского и налогового учета могут возникать разницы в резервах. Это объясняется тем, что правила определения этих резервов в БУ и НУ различны.

Списание происходит на основании:

• данных инвентаризации;
• письменного обоснования;
• приказа руководителя.

Для отражения списания безнадежной задолженности в 1С мы воспользуемся кнопкой «Корректировка долга», которая доступна из разделов «Покупки» или «Продажи». Однако перед этим применим отчет «Анализ субконто». Он позволит произвести проверку всей суммы «дебиторки» и начисленных резервов в налоговом и бухгалтерском учете.

Погрузимся в командную панель, в которой выберем нужную нам отчетную дату и среди «Отборов» установим необходимый — «Договоры», отберем среди «Показателей» (провалимся в «Показать настройки») НУ и БУ.

Наш отчет принял табличную форму, по которой легко разобраться в данных бухгалтерского и налогового учета на момент истечения срока исковой давности.

Далее подготовим «Акт инвентаризации расчетов». Он доступен из окна «Покупки» или «Продажи», далее кнопка «Расчеты с контрагентами». Создаем новый документ и на закладке «Дебиторская задолженность» жмем «Заполнить», программа автоматически переносит в табличную часть данные по остаткам ДЗ на определяемую дату совершения инвентаризации.

Вручную вписываем данные в столбцы «Не подтверждено» (то есть сумма задолженности, по которой нет документов) и «В т. ч. истек срок давности» (сумма просроченной ДЗ с истекшим сроком исковой давности).

Вкладка с названием «Кредиторская задолженность» заполняется аналогичным образом. Следующая часть «Счета расчетов» представляет собой список со всеми счетами контрагентов, по которым происходит инвентаризация расчетов. Разрешается добавление, отключение счетов.

Далее щелкаем на «Проведение инвентаризации» и вводим сроки, причину проведения инвентаризации и реквизиты документа-основания.

На последней вкладке таблицы указываем членов комиссии через выбор «Физические лица» справочника, а председатель устанавливается с помощью флага в поле «Председатель».

В конце проводим документ. Через кнопку «Печать» выводим печатные формы нужных нам документов:

• приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);
• акт инвентаризации расчетов (ИНВ-17).

Необходимо регулярно проводить инвентаризацию для своевременного и полного списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Теперь переходим непосредственно к списанию:

1. Возвращаемся в документ «Корректировка долга»
2. Заполняем шапку, выбирая необходимые значения: в «Вид операции» — «Списание задолженности», «Списать» — «Задолженность покупателя», «Организация» — необходимого нам контрагента.
3. Щелкаем на «Заполнить» и жмем «Заполнить остатками по взаиморасчетам на основании данных учета».

Таблица на вкладке «Задолженность покупателя (дебиторская задолженность)» заполнилась автоматически по остаткам взаиморасчетов на дату корректировки долга. На вкладке «Счет списания» вводятся счет, отражающий сомнительную ДЗ, реквизиты договора и документ по расчетам, на основании которого образовалась эта сомнительная задолженность. Проводим документ и смотрим проводку: Дебет 63 Кредит 62.01.

Для целей формирования базы налога на прибыль мы списываем ДЗ на внереализационные расходы по описанным выше причинам. Заходим в раздел «Операции», далее «Бухгалтерский учет» и «Операции, введенные вручную». Создаем новый документ путем нажатия кнопки «Добавить» и вводим суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии (при этом поле «Сумма» должно оставаться пустым): Сумма НУ Дт 91.02 и Сумма НУ Кт 62.01.

Внимание ! Для проверки списания задолженности в бухгалтерском и налоговом учете можно выгрузить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость», выбрав счет 62, при этом «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 63 должна показать отсутствие резервов.

Просроченный долг — это актив или расход?

Дебиторка с истекшим сроком исковой давности (просроченная и безнадежная к взысканию) не может находиться в составе оборотных активов по следующим основаниям:

• она не соответствует критериям актива;
• вероятность погашения просроченного долга минимальная или нулевая (получение фирмой денежных средств или иной экономической выгоды маловероятно);
• по нормам бухгалтерского и налогового учета она подлежит списанию.

Таким образом, дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности в балансе не отражается и подлежит списанию на расходы (или за счет резерва).

Списать раньше или позднее наступления срока исковой давности означает, что:

• информация о величине задолженности дебиторов в учете будет искажена;
• возможны претензии и санкции контролирующих органов.

В этом случае важно правильно рассчитать срок исковой давности, учитывая следующие правила:

• долг списывается с учета, если с установленной договором даты оплаты прошло 3 года (ст. 196 ГК РФ), а денежные средства или иные активы от покупателя не поступили;
• срок исковой давности не прерывался.

Прервать срок исковой давности может как должник, так и кредитор, если:

• кредитор обратился в суд за взысканием задолженности;
• должник признал долг: подписал акт сверки, направил письменное обещание его погасить, признал претензию и др. (ст. 203 ГК РФ).

После этих действий отчет срока исковой давности начинается с нуля.

Необходимо отметить, что погашение части долга не прерывает срок исковой давности для оставшейся непогашенной суммы (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

У срока исковой давности есть еще одна ограничительная дата — он не может продолжаться более 10 лет со дня нарушения права (даже если он прерывался по каким-то причинам).

Когда происходит приостановление и восстановление срока исковой давности — см. в материале «Срок исковой давности по дебиторской задолженности» .

О просроченной дебиторской задолженностив ситуации, когда срок исковой давности еще не истек, узнайте далее.

Краткая инструкция по анализу дебиторской задолженности

Важное значение имеет анализ задолженности в компании. При его проведении оценивается множество показателей, однако даже по динамике изменения показателей долга уже можно сделать некоторые выводы.

Показатель2017 год2018 годРост, %Отклонение, тыс. руб.СуммаПроцентСуммаПроцентВсего233810100324306100138,790496Поставщики2270,16010,2264,8374Покупатели23335399,731661497,52721,183261Налоги2280,162041,9443505976Прочие контрагенты28870,3885

В соответствии с данными, представленными в таблице, можно сделать вывод, что наибольший вес задолженности приходится на долги покупателей. Кроме того, по сравнению с 2017 годом, в 2018 произошел общий рост дебиторки по всем контрагентам.

Что касается покупателей, каждого из них нужно рассмотреть более внимательно, в разрезе договоров. Необходимо определить динамику задолженности и ее изменение в соответствии с уровнем выручки. Только проведя полный анализ можно сказать в каком состоянии находится дебиторка и какие риски существуют для компании.

Когда дебиторская задолженность признается просроченной?

Долги дебиторов попадают в разряд просроченных, если:

• деньги от них в обозначенный договором срок не поступили на расчетный счет или в кассу фирмы;
• истек срок исковой давности по истребованию конкретной задолженности.

Указанные виды просроченной дебиторской задолженности рассмотрим на примерах:

Пример 1

ООО «Производитель» 10.04.20ХХ отгрузило ПАО «Потребитель» арматуру разного сортамента на сумму 2 315 000 руб. По условиям договора поставки оплата за продукцию должна поступить продавцу не позднее 10 календарных дней с момента отгрузки.

Оплата вовремя не поступила, и менеджер отдела продаж, контролирующий данную задолженность, перевел ее из категории «ожидающая оплаты» в состав «просроченной по условиям договора».

Это означало, что с 21.04.20ХХ в отношении должника необходимо проведение специальных процедур взыскания, предусмотренных Положением по работе с дебиторами, утвержденным в ООО «Производитель».

Влияние перевода долга в разряд просроченной задолженности на порядок ее бухгалтерского и налогового учета в ООО «Производитель»:

• в бухучете эту задолженность на отчетную дату перевели в разряд сомнительной (как не оплаченную в срок и ничем не обеспеченную) — на сумму 2 315 000 руб. был создан резерв по сомнительным долгам.
• в налоговом учете никаких изменений не произошло — учетной политикой ООО «Производитель» создание резерва сомнительных долгов не предусмотрено.

Как списать нереальную для взыскания (безнадежную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Пример 2

В учете ООО «Производитель» по состоянию на 31.05.20ХХ числится долг ООО «Невидимка» на сумму 5 000 руб. С момента наступления даты оплаты по условиям договора прошло 3 года — срок исковой давности истек (просроченная задолженность).

При этом:

• дебитор не отвечал на письма и претензии ООО «Производитель»;
• в судебные органы по востребованию долга ООО «Производитель» не обращался (в виду незначительности суммы, отсутствия связи с дебитором и потенциально нецелесообразными судебными расходами);
• по задолженности в бухучете был создан резерв.

Движение долга ООО «Невидимка» в учете ООО «Производитель»:

• сомнительная — до истечения срока исковой давности;
• безнадежная — спустя 3 года после даты погашения задолженности, установленной договором.

Как ООО «Производитель» поступил с указанной просроченной дебиторкой, узнайте из последующих разделов.