Как списать безнадежную кредиторскую задолженность в 2020 году в бюджете

После инвентаризации сомнительную задолженность разделяют на три группы:

ГруппаСрок возникновения задолженностиДоля для резерва1Свыше 90 календарных дней100%2От 45 до 90 дней50%3До 45 днейРезерв запрещен

Порядок восстановления списанной ранее задолженности

Иногда после списания долга контрагент вдруг его оплачивает. Как быть в таком случае?

Сумму поступившего платежа нужно отразить как внереализационный доход текущего периода. А затем направить налоговикам уточненную декларацию за квартал списания.

В бухучете восстанавливают кредиторскую задолженность или задолженность учредителей по взносам в уставный капитал.

Как документально оформить списание дебиторской задолженности?

Прежде чем списывать просроченную дебиторку, надо убедиться, что есть документы, подтверждающие сам факт задолженности. В противном случае списывать долг на расходы рискованно (письмо ФНС РФ от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955).

У компании или ИП должны быть:

• договоры;
• акты сверок;
• первичка, подтверждающая факт отгрузки ТМЦ или оказания услуг, либо документы, подтверждающие, что был перечислен аванс контрагенту.

Рекомендуем также хранить выставленные контрагенту претензии и ответы на них — для подтверждения того, что для взыскания долга были приняты меры, а сам должник знал о своем долге фирме.

Если деньги компании должен сотрудник, то проверьте документы, подтверждающие выдачу подотчетных сумм, с помощью нашего материала «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Кроме того, нужно провести инвентаризацию дебиторки и отразить результаты в акте по форме ИНВ-17.

Бухгалтер составляет бухсправку, в которой указывает информацию о размере дебиторки, причины ее возникновения и списания, приводит ссылку на ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ на списание дебиторской задолженности.

Механизм и сроки списания кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность (далее — КЗ) может возникнуть у организации перед покупателями, поставщиками, собственными работниками, учредителями, дочерними обществами, заимодавцами и бюджетом.

Она учитывается в бухгалтерской отчетности до момента погашения. Если же погашения так и не происходит, но при этом кредитор не предпринимает каких-либо действий по взысканию задолженности, по прошествии определенного времени (срока давности) такую КЗ необходимо списать (пп. 7, 10.4 ПБУ 9/99).

Общеустановленный срок давности в силу ст. 195, 196 ГК РФ составляет 3 года с момента возникновения обязательства.

При этом если в течение этих 3 лет должник своими действиями фактически признал наличие у него долга, то срок давности прерывается и отсчитывается заново (перечень возможных действий содержится в постановлении пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

КЗ в организации списывается отдельно по каждому основанию.

Чтобы принять списание кредиторки в налоговом учете и успешно пройти налоговую проверку, важно соблюсти все нюансы по оформлению процедуры. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Обратите внимание! «Закрытие» ИП не делает его долг безнадежным.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.

Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):

• должник принял и расписался в акте сверки;
• прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
• заплатил проценты или неустойку;
• фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).

Подробнее о том, как проходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, читайте в статье «Как списать безнадежную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности» .

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности

Чтобы списать в учете безнадежную задолженность, необходимо:

1. Провести инвентаризацию дебиторской задолженности, по итогам которой выявить безнадежные долги.
2. Разделить сомнительную задолженность на группы.
3. Сформировать резерв по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете.
4. Списать безнадежную задолженность за счет резерва.

Рассмотрим подробнее каждый из этих этапов.

Спорные ситуации при списании дебиторской задолженности

Бывают неоднозначные ситуации, когда компания и налоговики по-разному трактуют возможность списания долгов.

Например, если у должника нет имущества для взыскания. Или когда исполнительное производство приостановлено в связи с банкротством должника. Или когда договор с должником признан недействительным.

В таких случаях желательно получить разъяснения Минфина и ФНС или оспорить их позицию в суде. Иначе есть риск доначисления налогов и пеней по итогам проверки.

Формирование резерва по сомнительным долгам

В целях покрытия убытков от безнадежных долгов организации могут создавать резервы по сомнительным долгам, за счет которых впоследствии станут списываться долги, нереальные к взысканию. Резерв можно использовать исключительно на покрытие убытков от безнадежных долгов.

Включать в состав резерва задолженности по оплате санкций (штрафов, неустойки) за нарушение договорных обязательств нельзя. Данную позицию Минфин озвучил в письме от 11.05.2023 №03-03-06/1/42725. Финансовое ведомство пояснило, что резерв формируют только в отношении задолженности перед налогоплательщиком, возникшей в связи с реализацией им товаров, выполнением работ и оказанием услуг. Долг по уплате штрафов, пеней и иных санкций сомнительной задолженностью для целей налога на прибыль не является и не может быть включен в резерв.

Величина резерва носит непостоянный характер. Резерв представляет собой совокупный размер сомнительных долгов, выявленных по результатам инвентаризации дебиторской задолженности. Подобную инвентаризацию организации, формирующие резервы по сомнительным долгам, проводят на последнее число отчетного (налогового) периода.

При этом размер резерва по сомнительным долгам по итогам налогового периода не может превышать 10% от выручки за указанный период. При исчислении резерва по итогам отчетных периодов его сумма не может превышать 10% от выручки за текущий отчетный период.

Списание долгов, признаваемых безнадежными, осуществляется за счет суммы созданного резерва, а суммы отчислений в подобные резервы включают в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного периода (п.3 ст. 266 НК РФ). Если резерв не сформирован или его недостаточно для списания долга, то безнадежный долг можно учесть в составе внереализационных доходов, уменьшающих налог на прибыль (п.5 ст.266 НК РФ).

Списание безнадежной задолженности за счет резерва

Как только задолженность из сомнительной превращается в безнадежную, ее списывают за счет ранее сформированного резерва. Это не приводит к возникновению дополнительных расходов.

В налоговом учете при этом уменьшается величина резерва, а в бухгалтерском используется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов расчетов с дебиторами.

Таким образом, для списания безнадежной дебиторской задолженности нужно четко следовать всем этапам: от инвентаризации до использования резерва. Это позволит избежать ошибок и проблем при проверках.

Нюансы списания задолженности физических лиц

Если должником является физическое лицо, а не организация, тоже есть особенности.

Например, такие долги нельзя списать по причине ликвидации должника. А в случае смерти нужно получить свидетельство о смерти.

Также сложно доказать, что у гражданина нет имущества для взыскания. Поэтому с физлицами лучше работать с предоплатой.

Критерии отнесения задолженности к безнадежной

Согласно пункту 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ, к безнадежной задолженности относятся суммы, по которым:

• истек установленный срок исковой давности;
• организация-должник ликвидирована;
• индивидуальный предприниматель-должник умер либо признан безвестно отсутствующим или умершим;
• суд отказал во взыскании задолженности с должника;
• судебный пристав-исполнитель возвратил исполнительный документ с отметкой о невозможности взыскания.

Списана кредиторская задолженность (проводка)

Списанная КЗ подлежит отражению в составе прочих доходов (п. 7, 10.4 ПБУ 9/99), т. е. по кредиту счета 91 (субсчет 1).

Согласно инструкции по применению плана счетов, со счетом 91 могут корреспондировать счета учета расчетов с поставщиками (счет 60), покупателями (счет 62), по полученным кредитам и займам (счета 66, 67), социальному страхованию (счет 69), с персоналом (счета 70, 73), подотчетными лицами (счет 71), иными дебиторами и кредиторами (счет 76).

Таким образом, для списания кредиторской задолженности проводка общего вида выглядит следующим образом: Д Х К 91-1, где Д Х — дебет по счету, на котором обязательство учитывалось ранее (в зависимости от вида обязательства), а К 91-1 — кредит по счету 91 (субсчет 1).

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете создание резерва по сомнительным долгам является обязанностью компании. Она не вправе выбирать, создавать резерв или нет. Не формировать его можно только в случае, если имеется стойкая уверенность в том, что долг будет погашен (письмо Минфина от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Подробнее о создании резерва по сомнительным долгам читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам: порядок создания и расчет отчислений» .

Формирование резерва в учете отражается по кредиту счета 63 в корреспонденции со счетом 91.

При списании задолженности за счет резерва делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Если долг больше резерва, то разница относится на счет прочих расходов: Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторской задолженности).

Аналогичной проводкой (Дт 91.2 Кт 62) списывают задолженность, которая стала безнадежной внезапно и не резервировалась (например, контрагента ликвидировали, и фирма узнала об этом уже по факту ликвидации).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности, для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

О нюансах списания дебиторской задолженности в различных ситуациях подробно рассказано в Готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Разделение полномочий при списании дебиторской задолженности

Процедура списания дебиторской задолженности требует вовлечения сотрудников из разных подразделений компании.

Бухгалтер проводит инвентаризацию, готовит первичные документы, отражает операции в учете. Юрист анализирует наличие оснований для признания задолженности безнадежной. Финансовый директор контролирует правильность формирования резервов. А директор утверждает результаты инвентаризации и издает приказ о списании.

Такое разделение полномочий позволяет минимизировать риск ошибок и злоупотреблений при списании дебиторской задолженности.

Меры по снижению рисков возникновения безнадежной задолженности

Лучшее решение проблемы безнадежных долгов – не допускать их появления.

Для этого компании нужно:

• Внимательно проверять новых контрагентов.
• Требовать предоплату от ненадежных клиентов.
• Устанавливать лимиты отсрочек платежа.
• Включать в договоры штрафы за просрочку.
• Регулярно сверять расчеты с контрагентами.
• Своевременно применять меры взыскания.

Такая профилактика поможет минимизировать риски образования безнадежной дебиторской задолженности и избежать сложностей с ее списанием.

Чем отличаются безнадежные и сомнительные долги

Одним из видов внереализационных расходов, на которые организация может уменьшить свою налогооблагаемую прибыль, является дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (пп.2 п.2 ст.265 НК РФ).

Дебиторская задолженность – это совокупность долгов перед организацией, возникшая у ее контрагентов в связи с реализацией товаров, выполнением работ и оказанием услуг. Другими словами, дебиторская задолженность – это сумма денег, которые организации-налогоплательщику должны ее контрагенты. Дебиторскую задолженность подразделяют на безнадежную и сомнительную.

Безнадежными долгами налоговое законодательство считает долги перед налогоплательщиком, которые по тем или иным причинам нельзя взыскать с должников. Неплатежеспособность и ликвидация контрагента, истечение срока исковой давности и обстоятельства форс-мажора – все эти обстоятельства могут приводить к тому, что реальный и документально подтвержденный долг становится нереальным к возврату.

Сомнительными признают долги перед налогоплательщиком, не погашенные в установленные договором сроки, и не обеспеченные залогом, поручительством или банковской гарантией.

Главное отличие между этими разновидностями дебиторских долгов состоит в возможности их возврата. Несмотря на нарушение договорных сроков оплаты поставленных товаров или выполненных работ, возможность возврата сомнительных долгов у налогоплательщиков все же сохраняется. Просрочка погашения задолженности по договору еще не свидетельствует о том, что существующий долг нельзя будет возвратить. Сомнительный долг может быть возвращен как самим должником добровольно, так и путем принудительного взыскания в судебном порядке (за счет денег на банковских счетах, имущества и т.д.).

В отличие от сомнительной, безнадежная задолженность возвращена уже быть не может. Причем такой долг нельзя вернуть даже через суд и службу судебных приставов (если суд уже принял решение о взыскании задолженности). Таким образом, сначала непогашенные долги становятся сомнительными (когда контрагент нарушает сроки оплаты, установленные договором), и только потом – безнадежными (когда возможность взыскания долга по тем или иным причинам утрачивается).

Сомнительные долги используются для целей формирования резерва (если организация примет решение о формировании такого резерва), за счет которого будет производиться покрытие безнадежной задолженности, а безнадежные долги могут учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (если резерв не позволит полностью покрыть такие долги).

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — денежные средства, которые юрлицу или предпринимателю должны контрагенты.

Ниже указаны основные случаи возникновения дебиторки и счета ее учета согласно Плану счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2001 № 94н):

Ситуация

Счет бухучета

Поставщик получил аванс, но не отгрузил ТМЦ или не выполнил оговоренные услуги

76, 60

Покупатель не заплатил за поставленные ценности или полученные услуги

76, 62

Заемщик не вернул полученный заем

73, 76, 58

Сотрудник не отчитался по подотчетным суммам

71

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Мы рассматриваем нюансы учета и списания дебиторки у юрлиц. Предприниматели не обязаны вести бухучет на основании норм ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, но они могут по собственному желанию отражать дебиторку по правилам бухучета.

Законодательная база учета дебиторской задолженности представлена нормами:

• ГК РФ;
• НК РФ;
• положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее — положение № 34н);

К сожалению, контрагенты не всегда спешат закрывать свои долги. Поэтому в ряде ситуаций дебиторская задолженность признается безнадежной к взысканию и списывается.

Если вы сомневаетесь в возврате дебиторской задолженности, в бухучете обязательно нужно создать резерв по сомнительным долгам. В налоговом учете такой резерв создается не во всех случаях.

Как правильно сформировать резерв по сомнительным долгам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Обязательное формирование резерва в бухгалтерском учете

В отличие от налогового учета, в бухгалтерском учете списание безнадежной дебиторской задолженности без резерва невозможно. Согласно пункту 70 Положения по ведению бухучета, резерв в бухучете обязателен.

Порядок формирования резерва компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

На практике чаще всего применяют тот же механизм, что и в налоговом учете: инвентаризация, группировка задолженности, отчисления в резерв, списание за счет резерва.