Как принимать к авансовому отчету билеты на проезд общественным тьранспортом

Бланк строгой отчетности

Некоторые категории продавцов оформляют бланки строгой отчетности при оказании услуг. Работник в подтверждение своих расходов предоставляет тот документ, который получил от продавца, например, чек на такси в авансовом отчете или бланк строгой отчетности. Чтобы бланк строгой отчетности использовать для подтверждения понесенных трат, он формируется на специальном автоматизированном оборудовании, аналогичном ККТ, и содержит обязательные реквизиты, которые поименованы в статье 4.7 закона 54-ФЗ.

Важно знать, что с 1 февраля 2021 года предприятия и индивидуальные предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы, обязаны включать в бланк строгой отчетности наименование оказанной услуги или выполненной работы и их количество.

Товарный чек

Прилагаемый к авансовому отчету товарный чек без кассового можно принять в расходы в 2022 году, если его выдал продавец — ИП на ПСН в отношении видов деятельности, указанных в п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ.

Необходимо проверить, что товарный чек содержит все обязательные реквизиты:

• дату формирования;
• номер документа;
• наименование и ИНН продавца (для индивидуального предпринимателя — ФИО);
• полный перечень оплаченных товаров и их количество;
• сумму подотчетных денежных средств, заплаченных продавцу в рублях;
• должность и ФИО сотрудника, который выдал товарный бланк.

На практике часто происходит обратная ситуация, когда сотрудник приносит кассовый чек без товарного для авансового отчета в 2022 году. Если прилагаемый к авансовому отчету бланк оформлен на онлайн-устройстве и содержит информацию о приобретенном товаре или оказанной услуге и их количестве, то его вправе принять для подтверждения понесенных расходов. Таким образом, на основании Письма Минфина России от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 ответ на вопрос, нужен ли товарный чек, если есть кассовый чек для авансового отчета в 2022 г., — нет при надлежащем оформлении фискального документа.

Примеры учета затрат по командировкам

Учет командировочных расходов в базе 1:С производится с помощью специального документа: «Авансовый отчет по командировке».

В нашем случае в командировку отправлялся представитель высшего руководства. По условиям локального документа, которым регулируются правила учета командировочных расходов, суточные ему не выплачиваются, а расходы на питание возмещаются в полном объеме:

Поскольку сотрудник трудоустроен в подразделение «Администрация», то расходы, понесенные им в командировке следует отнести на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Таким образом, по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут отражены следующие обороты:

Бухучет командировочных расходов: общие положения

Отправляя сотрудника в бизнес поездку, на работодателя возлагается обязанность возместить все экономически обоснованные расходы, понесенные работником во время исполнения им трудовых обязанностей в командировке.

Перечень расходов, обязательных к возмещению поименован в части 1 ст. 168 ТК РФ. К таким расходам относятся:

1. Расходы на проезд .

Если в бизнес поездке, сотрудник пользуется услугами общественного транспорта, то работодатель возмещает стоимость понесенных расходов на покупку билетов. В данном случае, подтверждающими документами будут являться сами проездные билеты или квитанции таксистов. При этом вид транспорта не имеет значения. Возмещаются расходы как за проезд на рейсовом автобусе, так и перелет на самолете. Билеты могут приобретаться как специализированной службой (если таковая имеется в организации), так и сотрудником самостоятельно. Стоимость понесенных на проезд расходов возмещается в полном объеме.

Случай из жизни! Летом 2013 года сотрудник ООО «Х» возвращался из командировки поездом из Румынии в Москву через территорию Западной Украины. По неустановленным причинам проводники поезда вынудили пассажира, имеющего на руках электронный билет, выйти из поезда в районе Львова под предлогом, что электронные билеты, приобретенные на территории РФ недействительны в Украине. В итоге, сотрудник понес дополнительные расходы на проезд до Львова и приобретение дополнительного билета Львов – Москва (при том, что электронный билет того же направления уже был приобретен ранее). Кроме того, опасаясь дополнительных недоразумений в украинском поезде, сотрудник принял решение приобрести билеты на болгарский состав, следующий по маршруту София – Москва, стоимость которых была несколько выше, чем аналогичные билеты на украинский состав. По возвращению из командировки, руководителю организации была предоставлена служебная записка с объяснением причин понесенных дополнительных расходов. Было принято решение возместить сотруднику 100% расходов. Сами расходы были признаны принимаемыми для НУ, на основании докладной записки.

Данный пример наглядно показывает, что обоснованность любых расходов нужно рассматривать в индивидуальном порядке.

Расходы на проезд принимаются при наличии подтверждающих документов, т.е. самих билетов. Бывают ситуации, когда сотрудники теряют проездные билеты. Тогда может быть принято решение возместить стоимость проезда сотруднику. Однако для целей налогообложения принять такие расходы невозможно.

Кроме того, в последнее время участились случаи аренды автомобиля при нахождении в командировке. Эти расходы также классифицируются как расходы на проезд.

2. Расходы на проживание .

Равно как и в ситуации с проездом, расходы на проживание возмещаются в полном объеме. При этом не важно, проживал сотрудник в гостинице или на арендованной квартире. Основанием для возмещения затрат на проживание и признание их в составе расходов являются подтверждающие документы: счета из гостиницы или договор найма жилого помещения с квитанцией об оплате. При отсутствии таковых, организация имеет право возместить потраченные суммы сотруднику, однако не имеет права принимать данные расходы для целей налогового учета.

3. Расходы на питание или суточные .

Расходы на питание как таковые не входят в перечень расходов, которые работодатель обязан возмещать командированному сотруднику. В большинстве случаев, при направлении работника в служебную поездку, ему перечисляются суточные из расчета:

1. 700 рублей в сутки при поездке по России;
2. 2 500 рублей в сутки, при командировке за границу. При этом, за первый или последний день командировки выплачиваются 700 рублей, т.к. сотрудник находится на территории домашнего государства.

Размер суточных может быть увеличен внутренним документом компании. Тогда сотруднику выплачивается сумма, прописанная в локальном документе, а для целей налогообложения принимается только в законодательно установленном размере.

На заметку! При проживании командированного лица в гостинице, нередки случаи, когда стоимость питания не выделена отдельной строкой в счете. Тогда всю сумму по счету можно отнести на статью расходов «Проживание» и принять в расходы в полном объеме. Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.

Возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода – проводки

Возврат неизрасходованных сумм аванса осуществляется проводками, обратными от тех, которыми оформлялась выдача аванса и зависит от того, куда сотрудник вносит деньги: в кассу или на банковский счет организации.

Датой поступления денежных средств в распоряжение организации в бухгалтерском учете необходимо отразить следующие записи:

Однако, несмотря на самое тщательное планирование командировочных расходов, нередки ситуации, когда в расходы превысили ожидаемый размер и сотруднику пришлось расплачиваться собственными средствами. Если перерасход экономически обоснован, то он возмещается в 100% размере.

Важно! Обоснованным перерасход признается, если деньги потрачены на выполнение задания и документально подтверждены. В случае, если хотя бы одно из условий не выполнено, организация имеет право не возмещать расходы.

Локальными документами могут быть установлены различные алгоритмы возмещения расходов в зависимости от ситуации. К примеру, норма суточных может зависить от должности командируемого сотрудника. Иногда, к сотрудникам, относящимся к составу высшего менеджмента суточные не применяются, а затраты на питание возмещаются по фактически понесенным расходам.

Статья по теме:Начисление зарплаты во время командировкиЗарплата во время командировки штатного сотрудника рассчитывается исходя из среднего заработка. О том, как рассчитать этот показатель в 2023 году, какими проводками отразить начисление и выплату в 1:С пойдет речь в сегодняшней публикации. Кроме того, в рекомендации, на конкретном примере рассмотрим основные нюансы, с которым может столкнуться бухгалтер при начислении заработной платы сотруднику за время его пребывания в служебной командировке.Подробнее

В качестве другого примера можно привести ситуацию, когда уже в ходе командировки возникла необходимость отправиться в дополнительную поездку, где стоимость проживания в гостинице превышает ранее запланированную сумму. По результатам командировки сотруднику возмещаются расходы на приобретение дополнительных проездных документов и оплату более дорогого проживания.

Если же сотрудник, при заселении в гостиницу по собственному усмотрению и без какого-либо основания выбрал номер, стоимость которого выше утвержденной, то руководитель имеет полное право отказать в возмещение разницы между утвержденной суммой на проживание и фактически понесенной. При этом у сотрудника нет оснований требовать данного возмещения.

Сумму неутвержденного перерасхода не следует отражать ни в авансовом отчете, ни в бухгалтерском учете, ни при расчете налога на прибыль. Проводки для компенсации перерасхода по авансовому отчету полностью идентичны тем, что используются при выдаче аванса.

Рекомендуем полезный материал от “КонсультантПлюс” об учете расходов сотрудника на каршеринг в командировке. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Учет авиабилетов в бухгалтерском учете

Расходы на приобретение командированными лицами авиабилетов могут быть отображены в учете, если сотрудник приложил к авансовому отчету следующие документы:

• авиабилет, при покупке которого выдается чек ККТ, или распечатанная маршрутная квитанция с отображением всех сведений о поездке, в т.ч. о стоимости перелета;

• посадочный талон с данными о пассажире, дате вылета и прилета, информацией о номере посадочного места (на нем должны присутствовать отметки о том, что сотрудник прошел досмотр).

Учет электронных билетов ведется на субсчете 50.3. В затраты эта сумма списывается после утверждения авансового отчета. Формат билета, купленного по безналичному расчету и полученного на электронную почту, регламентируется нормами Приказа Минтранса от 08.11.2006 г. № 134 (ред. от 15.02.2016) .

Пример 1

Предприятие приобрело за безналичный расчет электронный авиабилет для командированного сотрудника стоимостью 15 600 руб. В учете эта сделка и последующие операции будут обозначены следующими записями:

• Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен электронный авиабилет;

• Д50.3 – К60 – 13 000 руб., на электронную почту предприятия пришла электронная маршрутная квитанция;

• Д19 – К60 – 2600 руб., выделен НДС;

• Д71 – К50.3 – 13000 руб., маршрутная квитанция распечатана и передана работнику;

• Д26 – К71 – 13000 руб., командированный сотрудник после возвращения из служебной поездки представил работодателю авансовый отчет, затраты в сумме проезда признаны в учете.

Пример 2

Электронный билет на самолет стоимостью 15 600 руб. приобретен по безналичному расчету, но в связи с изменением даты вылета в тот же день произведена сдача авиабилета (при этом авиакомпанией удержан сбор – возвратная сумма составила 13 500 руб.). Как показать возврат билетов в бухгалтерском учете:

• Д60 – К51 – 15 600 руб., оплачен авиабилет;

• Д50.3 – К60 – 15 600 руб., получена маршрутная квитанция;

• Д60 – К50.3 – 15 600 руб., произведен возврат билета;

• Д51 – К60 – 13 500 руб., от авиакомпании получены на расчетный счет деньги по сданному билету;

• Д91.2 – К60 – 2100 руб. (15 600 – 13 500), разница между первоначальной и возвратной стоимостью билета отнесена на расходы предприятия.