Акт выполненных работ по договору услуг на составление реестров документов

Исполненный контракт на оказание услуг не имеет материального выражения в отличие от договора на выполнение работ, где результат подтверждается передачей материальных ценностей с оформлением накладной. В случае с предоставлением услуг, подтверждающим документом является акт, предусмотренный договором и подписанный сторонами.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (гл. 39), акт об оказании услуг не является обязательным для составления. На практике он оформляется достаточно часто, так как позволяет зафиксировать:

1. Окончание взаимоотношений по контракту.
2. Отступления от установленного контрактом порядка.
3. Выявленные недостатки по выполнению обязательств.

Как первичный бухгалтерский документ он служит основанием для отнесения на затраты расходов по выполнению обязательств, а также для возможных судебных разбирательств.

Указанный документ, составленный без оформленного договора, налоговые органы могут не принять. Исключением являются случаи, когда услуга предоставляется в момент совершения сделки.

Важно: для того, чтобы акт являлся обязательным для сторон, его оформление должно быть предусмотрено при составлении контракта (ст. 421 ГК РФ).

Образец акта выполненных работ. Памятка по составлению Договора на оказание услуг

Перед подписанием Договора на оказание услуг в обязательном порядке прочитайте настоящую памятку:

1. Прилагаемый образец договора оказания услуг составлен в интересах Исполнителя, то есть лица, который оказывает услуги, если наоборот, то есть Вы являетесь Заказчиком или тем, кто заказывает услуги, то рекомендую изменить п.4.2. 7.3. Договора на оказание услуг. При этом настоящая памятка составлена как в интересах Исполнителя, так и в интересах Заказчика (Повторюсь для Заказчика то есть, того кто заказывает услуги, присмотритесь к пунктам в Договоре …).

2. Согласно п. 1 ст. 683 ГК РК, «По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги».

Если Ваши обязанности перед Заказчиком предполагают изначально поставку оборудования, а уже после ввод в эксплуатацию указанного оборудования, то рекомендуем составить Договор поставки с шефмонтажем оборудования, а не Договор на оказание услуг.

3. Если подписывает Договор оказания услуг сотрудник ТОО по доверенности, то оригинал доверенности с правом подписания договора на оказание услуг должен прилагаться к Договору на оказание услуг. Для Директора ТОО, нет необходимости предоставлять доверенность, так как он подписывает Договор на оказание услуг на основании Устава.

Если подписывает Договор на оказание услуг физическое лицо, на основании нотариальной доверенности от физического лица которое он представляет в качестве Заказчика, то прилагается копия нотариальной доверенности (так как в случае необходимости по копии доверенности, заверенной у нотариуса можно запросить оригинал у нотариуса, поэтому достаточна копия доверенности).

4. Лучше если стороны подписывают каждый лист Договора, для исключения подмены листов между сторонами, либо можете прошить в целом Договор, и закрепить мастичной печатью обоих сторон пронумеровав листы Договора.

5. После оказания услуг Исполнителем ( и в интересах Заказчика ) необходимо составить акт выполненных работ, с указанием объема выполненных работ и качества представленных услуг, а также указание о том, что отсутствуют недостатки в работе и отсутствуют претензии Заказчика.

Это необходимо, для того чтобы исключить требования о ненадлежащем объеме или качестве оказанных услуг со стороны Заказчика, к Исполнителю, так как актом выполненных работ в части или в полном объеме Вы закрываете Договор на оказание услуг.

Иногда Вы можете разбить Договор на части, и частями закрывать работы актами выполненных работ, тогда в части закрытых работ, подписанных актами выполненных работ, Вы как бы страхуете (хиджируете) свои риски, если завтра Заказчик направить к Вам претензии по всему объему работ, в том, числе выполненным Вами. Поверьте, мне в практике так часто случается, что Заказчик отказывается сразу от всего Договора, не смотря на часть выполненных Вами работ.

Если у Вас нет бухгалтерского акта выполненных работ, Вы можете взять за основу образец акта выполненных работ, прилагаемый, ниже к настоящей статье. В случае судебных споров, для Суда не является значимым, составлен акт выполненных работ на основании формы составленной бухгалтером или свободной формы акта выполненных работ представленной ниже. Сам факт подписания акта выполненных работ и есть признание Заказчиком выполнения работ Исполнителем.

В последующем в Суде если Заказчик будет настаивать, что подписанные им акта выполненных работ не подтверждают фактическое выполнение работ, то рекомендую дождаться «прений», с целью не направления встречного иска Заказчиком. А уже на «прениях» в Суде высказаться о том, что для того, чтобы подтвердить Заказчику не выполнение Исполнителем работ в части или в полном объеме по подписанными актам выполненных работ, Заказчику необходимо было в Суде направить встречный иск о признании указанных актов выполненных работ недействительными и отменить их.

Ниже образец Договора на оказание услуг, а также представлен акт выполненных работ.

Договор на оказание услуг №____

г. ______ «_____» ___________ 20___ года

_(ФИО или наименование юр лица)__, в лице _________________, действующего на основании _______________, (далее – Заказчик), с одной стороны, и (ФИО или наименование юр лица), в лице _________________, действующего на основании _______________, (далее – Исполнитель), с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», а каждый в отдельности «Сторона», заключили настоящий договор на оказание услуг (далее – Договор) о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. Заказчик поручает Исполнителю оказание услуг____(наименование услуг)______ (далее по тексту – Услуг), а Исполнитель обязуется оказать услуги Заказчика, на условиях, оговоренных настоящим Договором. 1.2. Услуги включают в себя выполнение Исполнителем следующих действий: ___(указать какие действия и срок)________________.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель вправе: 2.1.1. Исполнитель имеет право выполнить услуги досрочно.

2.2. Исполнитель обязан: 2.2.1. Выполнять все оговоренные выше виды Услуг в определенный Заказчиком срок, в установленном порядке и надлежащим образом. 2.2.2. Иметь в наличии любые разрешительные и иные официальные документы, выдаваемые уполномоченными государственными органами РК, необходимые для выполнения им своих обязательств по Договору.

2.3. Заказчик вправе: 2.3.1. Заказчик имеет право контролировать сроки и ход оказания услуг Исполнителем, а также их качество.

2.4. Заказчик обязан: 2.4.1. Предоставить Исполнителю необходимую документацию для оказания услуг. 2.4.2. Оплатить оказанные услуги Исполнителем по Акту выполненных работ в соответствии с условиями настоящего договора.

3. Стоимость услуг и порядок оплаты 3.1. Стоимость работ по настоящему договору составляет ______________________ (_______________________) тенге, в том числе НДС. 3.2. Датой завершения оказания услуги является дата подписания сторонами акта выполненных работ. 3.3. Заказчик оплачивает оказанные услуг Исполнителем по Договору в течение 5 (пяти) календарных дней, со дня подписания Заказчиком акта(ов) выполненных работ. В случае составления Исполнителем акта выполненных работ на часть выполненных работ по Договору, оплата Заказчиком производится по настоящему пункту за часть выполненных Исполнителем работ. 3.4. Оплата осуществляется путем перечисления Заказчиком средств на банковский счет Исполнителя, указанного в настоящем.

4. Порядок подтверждения оказания услуг 4.1. В целях подтверждения надлежащего оказания Услуг, Стороны подписывают Акт оказанных услуг (акт выполненных работ). 4.2. Исполнитель направляет Заказчику акт выполненных работ на адрес Заказчика, Заказчик в свою очередь обязан подписать направленный акт выполненных работ в течение 5 (пяти) календарных дней с даты, направления акта выполненных работ и/или с даты составления акта выполненных работ, дата подписания зависит от усмотрения Исполнителя.

В случае не возврата в указанный выше срок подписанного акта выполненных работ, работы признаются выполненными в полном объеме и качественно. В случае не подписания акта выполненных работ и наличия претензий со стороны Заказчика, по объему или качеству выполненных работ, Заказчик обязан, доказать наличие вины при выполнении работ со стороны Исполнителя. При этом бремя доказывания наличия вины Исполнителя лежит на Заказчике. При отсутствии вины Исполнителя, работы по акту признаются выполненными на дату составления акта выполненных работ. Датой подписания акта выполненных работ признается дата подписания сторонами акта выполненных работ и/или дата выполнение работ по Договору согласно настоящего пункта.

5. Документация Договора и уведомления 5.1. Исполнитель не должен без предварительного письменного согласия Заказчика раскрывать кому-либо содержание Договора или какого-либо из его положений, а также технической документации, планов, чертежей, моделей, образцов или информации, предоставленных Заказчиком или от его имени другими лицами. 5.2. Исполнитель не должен без предварительного письменного согласия Заказчика использовать какие-либо документы или информацию, кроме как в целях реализации Договора. 5.3. Исполнитель ни полностью, ни частично не должен передавать кому-либо свои обязательства по Договору без предварительного письменного согласия Заказчика.

6. Уведомления 6.1. Уведомления (все и любые корреспонденции относительно исполнения Сторонами условий Договора) оформляются в письменной виде и считаются врученными соответствующей Стороне надлежащим образом, если они отправлены: 6.1.1. факсом, то в дату и время получения отчета получающей Стороны о поступлении факсимильного уведомления в полном количестве страниц или в дату и время отправления факсимильного уведомления, зарегистрированные отправляющей Стороной; 6.1.2. почтой, на дату отправления со стороны Исполнителя и на дату вручения корреспонденции получающей Стороне, со стороны Заказчика, указанную в уведомлении почтовой службы; 6.1.3. нарочным, то в дату росписи или расписки получающей Стороны о получении уведомления.

7. Ответственность сторон 7.1. Стороны возмещают друг другу все и любые убытки в полном объеме, которые возникли вследствие неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, предусмотренных Договором и законодательством. 7.2. В случае не оплаты в срок Заказчиком выполненных работ Исполнителем Исполнитель в свою очередь вправе требовать выплаты пени в 5% от стоимости выполненных работ каждый календарный день просрочки. 7.3. В случае не подписания и не возврата Заказчиком направленного Исполнителем для подписания акта выполненных работ, Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере 500 (пятьсот) месячных расчетных показателей (МРП) на дату оплаты штрафа. 7.4. Во всем, что касается ответственности сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему Договору, действуют положения законодательства Республики Казахстан.

8. Порядок разрешения споров

8.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего Договора будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами. Нерегулируемые Сторонами споры подлежат разрешению на основе действующего законодательства Республики Казахстан. 8.2. Все споры, разногласия, требования, возникающие из настоящего Договора или касающиеся его нарушения, прекращения, недействительности, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

9. Срок действия Договора 9.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания обеими Сторонами и действует до «____»_______202__года.

10. Прочие условия 10.1. Ни одна из сторон не имеет права передавать свои права и обязательства по настоящему Договору третьей стороне без письменного согласия другой Стороны. 10.2. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего Договора. 10.3. Все приложения, изменения и дополнения к настоящему Договору действительны лишь в том случае, если они оформлены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. 10.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством Республики Казахстан. 10.5. Настоящий Договор составлен в 2 (двух) экземплярах на русском языке, подписанных уполномоченными представителями Сторон, скрепленных печатями Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

11. Юридические адреса сторон и реквизиты

Ниже прилагается образец акта выполненных работ.

Акт выполненных работ № ___

г. ________ «___» ______202___г

ТОО «_____________», в лице ___________________ действующего на основании _______________________, (далее – Заказчик) с одной стороны, и ТОО «____________», в лице __________________, действующего на основании ________, (далее – Исполнитель) с другой стороны, составили настоящий Акт выполненных работ о том, что на основании Договора на оказание услуг №___ от ____202_г., оказаны следующие услуги:

Никаких претензий Стороны не имеют.

От ТОО «___________»: _________________ От ТОО «____________»: _________________

Подписание акта выполненных работ

Заказчик обязан приступить к приемке выполненных работ после получения сообщения от подрядчика о готовности их сдачи. Ст. 720 и ст. 753 ГК РФ не делают исключений для действий, выполненных некачественно.

Если обязательства были выполнены с нарушениями, может быть оформлен документ одного из трех видов:

• с замечаниями;
• о недостатках;
• о существенных недостатках.

После устранения недостатков подрядчику необходимо не только уведомить об этом заказчика, но и обязательно подготовить новый акт приемки и пригласить заказчика на сдачу части работ с устраненными недостатками.

Если заказчик уклоняется от приемки, в его адрес следует направить односторонний акт.

В случае уклонения заказчика от приемки, подрядчик вправе обратиться в суд. Арбитражный суд, рассматривая дело, может руководствоваться односторонним актом сдачи-приемки и считать, что все необходимые действия выполнены качественно и в указанном объеме.

Юридическую силу одностороннему акту в отношении строительного подряда придает ст. 753 ГК РФ, а в отношении иных договоров — практика арбитражных судов.

Акт об оказании услуг и акт выполненных работ

Нередко контрагенты после исполнения обязательств подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг. При этом гражданское законодательство предусматривает два самостоятельных вида обязательств: выполнение работ (подряд) и оказание услуг, которые регулируются различными главами ГК (37 и 39 соответственно). Однако с точки зрения Гражданского кодекса РФ подобная ситуация допустима, поскольку п. 2 ст. 779 данного кодекса устанавливает, что некоторые услуги могут быть оказаны в рамках других договоров, включая подряд, на которые правила гл. 39 ГК не распространяются.

Также оказание услуг и выполнение работ отождествляются рядом нормативных актов:

• законом РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
• постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации» от 15.08.1997 № 1025;
• правовыми актами различных ведомств.

Однако отождествление осуществляется, как правило, в целях упрощения правового регулирования обоих институтов смежными для них положениями, поэтому составление в рамках рассматриваемого вида договора акта об оказании услуг является более корректным. В случае возникновения споров это позволит суду установить, что акт относится именно к спорному договору оказания услуг, а не к иным обязательствам. Наглядный пример отклонения акта как доказательства по схожему основанию можно найти в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2011 года по делу № А58-4388/10.

Суть акта приемки при оказании услуг

При заключении договора, например, о возмездном оказании услуг, в нем фиксируются все важные детали: что именно нужно сделать, в каком объеме, в какие сроки, по какой цене и прочее. Также в договоре можно прописать порядок «закрытия» сделки, то есть приемки и оплаты оказанных услуг.

Основанием для такой приемки может стать акт выполненных работ по договору оказания услуг. Стороны могут зафиксировать необходимость его подписания в договоре, а также прописать сроки составления акта, передачи его заказчику и возврата исполнителю.

Порядок выполнения обязательств сторонами такого договора будет следующим:

• исполнитель выполняет свою работу в оговоренный срок;
• заказчик ее проверяет и принимает;
• стороны подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг;
• документ отдается в бухгалтерию заказчика, и на его основании последний перечисляет плату исполнителю или оплачивает выставленный счет;
• на основании акта бухгалтерия списывает сумму оплаты в расходы.

Это может быть интересно

• Какие сделки и договоры удостоверяются нотариусом

Правила оформления реестра передачи

Чтобы реестр соответствовал стандартам делопроизводства, стоит придерживаться следующих правил:

1. Указывать полное название организаций, передающей и принимающей документы
2. Ставить дату и номер реестра
3. Расписываться лицам, сдающим и принимающим документы, с расшифровкой подписей
4. Проставлять отметки о приеме-передаче

образец реестра передачи документов также должен содержать угловой штамп организации. Это придает ему юридическую значимость.

Реестр для взаимодействия с госорганами

Особые требования предъявляются к реестрам, по которым происходит передача документов в государственные органы.

Например, при сдаче отчетности в ИФНС используются строгие формализованные реестры. Они заполняются согласно установленным правилам.

Также для работы с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом, Фондом медстрахования применяются регламентированные реестры.

Как правильно заполнить договор на услуги

Договор на оказание услуг — документ, согласно которому одна сторона (исполнитель) обязуется оказать некие услуги, а вторая сторона (заказчик) — их оплатить. Услуги, которые требуют заключения вышеназванного договора, указаны в пункте 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации. В частности к ним относятся услуги связи, аудиторские, ветеринарные, туристические, медицинские, информационные.

При заключении договора на оказание услуг нужно уделить повышенное внимание следующим пунктам:

— предмет договора, то есть нематериальные услуги, которые исполнитель собирается предоставить заказчику;

— срок выполнения услуг, который может определяться периодом или конкретной датой;

— цена оказания услуг — данный момент иногда прописывают непосредственно в тексте договора, а порой выносят в отдельное приложение;

— порядок расчетов за оказанную услугу. Здесь указывается, каким образом будет поступать оплата исполнителю, например, полностью или по частям;

— гарантийный срок на сделанную работу;

— права и ответственность сторон.

Важно помнить, что при отсутствии первых двух пунктов договор об оказании услуг считается незаключенным. Есть и еще несколько дополнительных моментов, четкое продумывание которых поможет в дальнейшем избежать проблем как заказчику, так и исполнителю. При этом с точки зрения законодательства пункты, перечисленные ниже, не являются обязательными. Их, скорее, стоит отнести к особенностям заполнения договора на оказание услуг:

— личное исполнение — исполнитель обязан оказать лично услуги, которые прописаны в договоре, если, конечно, не указано иное;

— качество услуг, оказываемых в рамках договора;

— приёмка услуг — заказчик обязан в порядке и в сроки, предусмотренные договором, принять работу при участии исполнителя.

Документ должен быть составлен как минимум в двух экземплярах. Один, соответственно, остается у заказчика, второй забирает исполнитель. Договор подписывается обеими сторонами, также они обязаны поставить печати.

Необходимо помнить и об ошибках, которые зачастую можно встретить в договорах на оказание услуг. Некоторые из них вызывают повышенный интерес у налоговой инспекции. Особенно четко нужно формулировать предмет договора. Им должна быть именно услуга, а не работа. Главное отличие между ними состоит в том, что основная цель оказания услуги не заключается в создании овеществленного результата. Напротив, работы, выполненные подрядчиком, непременно должны иметь материальный результат.

Значение акта приема-передачи услуг

Основное назначение акта оказания услуг заключается в том, чтобы подтвердить выполнение в полном объеме обязательств по договору и отсутствие разногласий между исполнителем и заказчиком. Документ подписывается обеими сторонами и служит подтверждением отсутствия у заказчика претензий по качеству оказанных услуг. Не менее важен акт и для бухгалтерских целей, поскольку он является основанием для учета соответствующих операций и проведения окончательных расчетов между сторонами.

Акт об оказании услуг может быть использован не только в деловых отношениях, т. к. в случае возникновения претензий по качеству оказания услуг в акте фиксируются все их недостатки. В последующем, если спор дойдет до судебного разбирательства, такой акт может послужить доказательством в суде. При этом акт, подписанный без замечаний, будет доказательством исполнения обязательств в полном объеме (например, по спорам о просрочке оплаты).

Содержание и порядок заключения договора оказания услуг урегулированы нормативными актами и судебной практикой (ознакомиться с правилами составления поможет другая наша статья). С актом к договору дело обстоит несколько сложнее, поскольку напрямую его составление не предусмотрено Гражданским кодексом РФ. Тем не менее, если акт отсутствует, суды могут признавать факт оказания услуг недоказанным. Примером подобного решения может служить постановление ФАС Московского округа от 2 марта 2010 года № КГ-А41/14892-09 по делу № А41-9361/09.

Порядок составления акта

Форма не установлена законодательно (исключение составляют унифицированные формы КС2, КС3, применяемые в строительстве, ремонте). Она может быть приложена к контракту, составлена в произвольной форме или сформирована автоматически в бухгалтерской программе.

Поскольку указанный документ является первичным учетным, необходимо обеспечить в нем наличие обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• наименование организации;
• дата составления;
• реквизиты сторон;
• данные о предоставлении и стоимости услуги;
• информация о наличии/отсутствии претензий;
• подписи должностных лиц.

Печать не является обязательным реквизитом.

Если необходимо приложить дополнительные материалы (фотоматериалы, чеки, квитанции и прочие), их указывают отдельным пунктом.

Организации, предоставляющей услуги, целесообразно разработать и утвердить собственную форму указанного документа с учетом всех требований законодательства.

Форма реестра передачи документов – образец

Для удобства можно взять уже разработанный образец реестра и адаптировать его под свои нужды. Вот примерная форма:

Как видим, форма довольно простая и интуитивно понятная. Главное, включить все необходимые реквизиты документов.

Исполнение договора

Заполнение и подписание акта выполненных работ (приема-передачи товара, оказанных услуг)

Примечание : Обязательное требование об оформлении документов об исполнении договора в электронном виде согласно Закону РК «О государственных закупках» Пункт 26 вводится в действие с 01.01.2017. Прикрепление поставщиком акта до 01.01.2017 является необязательным.

После того, как договор перейдет в статус Действует, Поставщику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по заполнению и подписанию электронного акта.

Внимание: В случае несвоевременного согласования заказчиком электронного акта на веб-портале, действия заказчика в личном кабинете будут заблокированы . Сроки согласования указаны в пункте 546 Правил осуществления государственных закупок (утв. приказом Министра финансов РК от 11 декабря 2015 года №648).

ВАЖНО: Заказчик не сможет подписать и утвердить электронный акт по товарам и работам (если в них указаны товары), если не указана страна происхождения товара и не прикреплен сертификат происхождения товара.

ВАЖНО: Если к основному договору создано и действует дополнительное соглашение, то электронные акты, созданные в основном/родительском договоре, отражаются в допсоглашении. Новые акты необходимо создавать в доп.соглашении, как в конечной версии договора.

После направления акта заказчику доступен акт для редактирования и дополнения сведениями по договору. Для редактирования акта необходимо выбрать акт в перечне актов вкладки «Информация об оплате»

На форме с перечнем актов пользователю доступен поиск актов по номеру и статусу.

Дополнительно отображается общая сумма утвержденных электронных актов.

Сохранение акта заказчиком

Для организаций ГУ Заказчику необходимо заполнить сведения по договору на форме электронного акта. Для добавления информации по ЕБК необходимо выбрать действие в строке с предметов договора в акте:

При наличии нескольких специфик необходимо заполнить сумму по каждой специфике и сумму к оплате по кажой специфике за минусом аванса:

Например : Поставщик в акте выполнил работы на 5000 по договору на сумму 10000. Ранее оплачен аванс 30% на сумму 3000. Сумма к оплате для заполнения = 5000-3000=2000 (Также заказчик может указать сумму пропорционально выплаченному авансу = 5000 – 30%*5000=3500).

Для организаций, не являющихся ГУ, Заказчику необходимо заполнить сумму к оплате по месту поставки за минусом аванса:

ВАЖНО: Заказчик самостоятельно вносит сумму к оплате за минусом авансовых платежей. Для заполнения общих сведений необходимо выбрать на форме акта действие «Сведения»:

На форме заполнения общих сведений необходимо заполнить поля и нажать «Сохранить»:

№

Название поля

Описание

1

Общая стоимость Договора

Заполняется автоматически системой из данных договора

2

Сумма авансовых платежей по договору

Заполняется автоматически системой на основании указанных данных заказчиком в меню «ранее оплаченный аванс»

3

Сумма оплаты с начала действия Договора

Заполняется автоматически системой на основании утвержденных актов и ранее оплаченного аванса. Равно сумме ранее заактированных сумм и ранее оплаченного аванса

4

Ранее заактированные суммы

Заполняется автоматически системой на основании утвержденных актов. Равно сумме сумм к оплате за минусом аванса по утвержденным актам

5

Сумма неустойки (штраф, пеня) за просрочку сроков поставки или ненадлежащего ооисполнения (частичного неисполнения) обязательств

Заполняется заказчиком вручную

6

Количество просроченных дней

Заполняется заказчиком вручную

7

Сумма, требуемая к перечислению Поставщику

Заполняется системой автоматически на основании значения поля «Сумма к оплате за минусом аванса»

При необходимости прикрепления дополнительных документов необходимо на форме «Прикрепление электронных копий документов» выбрать файл:

Далее нажать «Загрузить документ».

На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF:

Подписание акта заказчиком

Для утверждения акта заказчику необходимо подписать представителями заказчика, в том числе утверждающим представителем. Для этого нужно выбрать действие «Добавить представителя». Система отображает список с ФИО сотрудников Заказчика.

При выборе утверждающего поле «ФИО» отображаются только сотрудники с ролью руководителя.

ВАЖНО: Обязательно необходимо для последующего утверждения акта при добавлении представителей заказчика сразу указать представителя заказчика, утверждающего акт. Нельзя выбирать более одного утверждающего.

Пользователю, добавленному как «Представитель заказчика» доступно действие «Подписать». После подписания акта представителем заказчика, заполнившем сведения по договору в акте, Система направляет уведомление всем сотрудникам заказчика, указанным в акте в числе представителей и меняет статус акта на «На подписании у заказчика»

Только после подписания акта утверждающим представителем меняется статус акта на «Утвержден».

ВАЖНО! Поставщику доступно создание электронного акта в статусе договора “Действует”, а также “Создано допсоглашение”, что позволит поставщикам актировать свои товары/работы и услуги вовремя, не дожидаясь подписания дополнительного соглашения. При этом Заказчик не сможет утвердить данный акт до вступления в силу допсоглашения для корректного распределения фактических сумм. Акт нужно утверждать в действующем допсогалшении, т.е. после перехода его в статус “Действует”

Внимание: в случае, если по акту Поставщиком создана накладная на отпуск запасов на сторону, Заказчику перед утверждением акта требуется подписать накладную, и в случае необходимости указать № и дату доверенности, и пользователя который получил запасы.

Подписание акта филиалами, представительствами, дополнительной (третьей) стороной

При необходимости подписания акта представителями филиалов, представительств, дополнительной (третьей) стороны договора Заказчику необходимо добавить данных представителей группы «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика» в статусе акта «На согласовании у заказчика»:

1. Выбрать действие «Добавить предствителя»
2. На форме добавления выбрать группу представителя «Представитель филиала / структурного подразделения/ третьей стороны заказчика»
3. Заполнить поля поиска: БИН организации и ИИН представителя и нажать «Поиск»
4. В результатах поисках нажать «Выбрать».

После указанных действий филиала/представительства/третьей стороны будет добавлен в число представителей, подписывающих акт.

Данному представителю будет направлено уведомление в личный кабинет о добавлении в число подписывающих акт пользователей со ссылкой на номер договора и акта.

Для данного пользователя текущего акта в договоре будет доступна вкладка «Электронные акты» в разделе «Реестр договоров» – «Договоры».

ВНИМАНИЕ : Подписание акта для представителя филиала/представительства/третьей стороны доступно в статусе «На подписании у заказчика», «На согласовании у заказчика». После подписания филиалом/представительством/третьей стороной акт не меняет статус. Все действия фиксируются в журнале согласования.

Корректировка акта заказчиком

Для корректировки подписанного акта необходимо выбрать действие «Корректировать». Действие доступно в статусах акта «На согласовании у Заказчика», «На подписании у заказчика». После утверждения акта заказчику корректировка акта недоступна.

После нажатия «Корректировать» акт переходит в статус «На согласовании у заказчика» для возможности внесения изменений, при этом все подписи представителей сбрасываются, требуется повторное подписание измененного акта.

Отказ в принятии акта заказчиком

Для отказа от принятия акта необходимо выбрать действие «Отказать в принятии».

При выборе действия «Отказать в принятии» система должна отобразить форму для отказа в принятии товара, работы, услуги с обязательным заполнением поля «причина отказа» и кнопкой «Сохранить».

При выборе действия «Отказать» обычным представителем, не являющимся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система сохраняет причину отказа от принятия акта, при этом статус акта остается прежним.

ПРИМЕЧАНИЕ: При этом система не меняет статус акта, а только фиксирует причину отказа для ее дальнейшего просмотра утверждающим представителем для принятия решения об отказе в принятии акта.

При выборе действия «Отказать» представителем, являющемся утверждающим, на форме для отказа в принятии товара, работы, услуги система меняет статус акта на «Отказано в принятии», отправляет уведомление поставщику с причиной отказа, которая совокупно содержит все причины представителей, отказавших в принятии акта.

ПРИМЕЧАНИЕ: Только при выполнении действия отказа в принятии акта утверждающим лицом осуществляется отказ в принятии акта.

Сохранение акта в формате PDF заказчиком

При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика.

Прикрепление актов для строительных работ

Для выполненных работ, связанных со строительством поставщику доступен функционал по прикреплению акта. После того, как Поставщик загрузил акты выполненных работ, Заказчику в карточке договора во вкладке «Информация об оплате» доступен функционал по утверждению либо отказу от утверждения актов.

Для просмотра прикрепленного акта требуется нажать на кнопку «Открыть», системой отобразится дополнительное окно.

Для просмотра и скачивания файла требуется нажать на активную ссылку документа в поле «Документ».

Утверждение акта осуществляется с помощью кнопки «Утвердить». В случае необходимости осуществить отказ от утверждения акта, требуется нажать на кнопку «Отказать».

После того, как будет активирована кнопка «Утвердить», системой отобразится кнопка для подписания, необходимо подписать утвержденный акт.

После подписания, статус акта изменится на «Действует».

В случае осуществления отказа от утверждения акта системой отобразится окно для ввода причины, требуется ввести причину отказа, и нажать на кнопку «Отказать».

Статус акта изменится на «Отказ», причина отказа также будет указана в поле «Статус».

На основании акта (-ов) осуществляются фактические платежи по договору в блоке “Платежи”.

Дополнительно отображается общая сумма платежей.

На форме электронного акта есть возможность выбора, какая характеристика будет отображаться в выходной форме PDF

Форма «Поиск по актам»

Отзыв бумажного акта

В случае необходимости, акт в статусе «Утвержден» можно отозвать. Для этого Заказчику необходимо выбрать действие «Отозвать» в строке с актом, подлежащим отзыву:

Система запросит подтверждение выбранного действия.

После подтверждения отзыва система направляет уведомление в личный кабинет поставщика. Акт перейдет в статус «Утвержден. Отзыв на согласовании».

После подтверждения Поставщиком отзыва акта, Система меняет статус акта на «Отказано в принятии».

Отзыв утвержденного электронного акта

В случае необходимости акт в статусе «Утвержден» можно отозвать. Для этого Заказчику необходимо выбрать действие «Отозвать акт»:

Система запросит подтверждение выбранного действия.

После подтверждения отзыва система направляет уведомление в личный кабинет поставщика, а также фиксирует в журнале согласования направление запроса поставщику на отзыв акта.

После подтверждения Поставщиком отзыва акта Система выполняет следующее:

– переводит статус акта в «Отказанов принятии» и содает новую версию акта (с теми же данными по местам поставки) в статусе «Проект», автоматически распределяет фактические суммы по данным утвержденных актов:

– направляет уведомление Заказчику:

– фиксирует в журнале согласования подтверждение отзыва поставщиком.

Учет аванса при исполнении договора

В случае наличия предоплаты по договору Заказчику доступна возможность заполнения оплаченных авансов:

Для организаций ГУ необходимо заполнить размер оплаченного аванса по каждой специфике:

Для организаций ГУ без наличия специфик в договоре, а также для организаций, не являющихся ГУ, необходимо заполнить сумму оплаченного аванса по предмету:

После сохранения введенные значения учитываются в исполненной сумме договора.

Примечание: Исполненная сумма, содержащая аванс, используется при отправке заявок на регистрацию в ИС «Казначейство-клиент», а также при пересчете суммы НДС при постановке/снятии с учета по НДС. Проверить корректность сформированных данных заявки (процент и сумма аванса) можно во вкладке Казначейство после отправки заявки.

ВАЖНО: исполненная (фактическая) сумма считается как сумма авансовых платежей и сумм к оплате по всем утвержденным актам (заполнение сумм к оплате см. в разделе 2.20.1.1 Сохранение акта заказчиком )

ВАЖНО: если заполнена только сумма аванса, учтенная в исполненной сумме, но нет утвержденных актов, то система не разрешит исполнить/частично исполнить договор.

Сохраненная сумма аванса отображается на форме общих сведений без возможности редактирования, и в PDF версии акта.

Сохранение акта в формате PDF

При нажатии «Сохранить в PDF» система генерирует файл в формате PDF для сохранения пользователем с данными акта поставщика

Система позволяет загрузит на локальный компьютер акт в PDF формате, где помимо информации об акте можно будет просмотреть информацию о лицах подписавших акт со стороны заказчика, а также ссылку для проверки документа.

Продление срока согласования акта

Система позволяет продлить срок согласования акта в статусе «На согласовании у заказчика» в случае, если с даты получения уведомления о необходимости согласовать акт не прошло 3 рабочих дня.

Внимание: кнопка «Продлить срок согласования» становится доступной только после того, как будет добавлен представитель заказчика с ролью «Утверждающий от заказчика»

В случае продления срок согласования переносится на 10 рабочих дней с даты получения уведомления о необходимости согласовать акт.

Акт об оказании услуг к агентскому договору

Отношения агентирования могут предполагать оказание услуг и выполнение работ агентом в отношении третьих лиц от имени принципала. В таком случае форма акта ничем не отличается от стандартных примеров и отвечает требованиям, рассмотренным ранее в статье. Что же касается отношений между агентом и принципалом, то результаты их деятельности отражаются в отчетах агента, которые включают всю информацию об осуществленных агентом действиях, размере вознаграждения и суммах, подлежащих перечислению принципалу.

Акт к агентскому договору на оказание услуг, выполнение работ или иные действия по своей сути является вспомогательным документом, который можно составить для подведения общих итогов. Особенно это актуально для ситуаций, когда было составлено несколько отчетов в ходе выполнения поручения. В таком случае акт помимо сведений о выполненных действиях должен содержать информацию об общих размерах вознаграждения и полной стоимости оказанных агентом от имени принципала услуг.

***

Итак, акт об оказании услуг является важным юридическим и бухгалтерским документом. Только правильное его составление позволяет подтвердить оказание услуг исполнителем и избежать взаимных претензий по их качеству и оплате. Сформировать документ грамотно поможет образец акта, предложенный по ссылке выше.

***

Еще больше материалов по теме в рубрике «Договор».

Примеры типовых документов для реестра

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся документы, которые могут передаваться по реестру.

• Договоры – купли-продажи, поставки, подряда, аренды и так далее. Обязательно указываем реквизиты контрагентов.
• Акты – приема-передачи, выполненных работ, оказанных услуг. Указываем предмет и объем работ.
• Счета на оплату – с обязательным указанием номера и даты договора, по которому выставлен счет.

Эти типовые документы чаще всего фигурируют при передаче между организациями. Их реквизиты должны быть отражены в реестре максимально точно.