Пример запроса о предоставлении информации и отправить на электронную почту

Согласно нормам делового этикета, на официальный запрос положено давать ответ. Однако на практике это может занять некоторое время.

Если ответа нет, имеет смысл:

• Дождаться истечения разумного срока ответа
• Напомнить о себе повторным обращением
• Использовать альтернативные способы связи (звонок, личная встреча)

Что требуется для проведения запроса цен

В методических рекомендациях по Приказу Минэкономразвития от 02.10.2013 № 567 по формированию НМЦК заказчику рекомендовано:

1. Запросить данные минимум у пяти участников с опытом соответствующих поставок (как минимум трое из них должны предоставить необходимые сведения).
2. Разместить в ЕИС заявку на коммерческие предложения.
3. Провести поиск в реестре контрактов.
4. Собрать и проанализировать общедоступную информацию.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

• целью получения необходимых сведений;
• регламентом, если адресатом является госорган;
• составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

• в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

ЗаголовокОтражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».Обращение

Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.

Вводная частьСодержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.Содержание просьбыПеречень документов или сведений, которые необходимо предоставить.СрокУказывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.ПодписьДокумент заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

01.09.2020 №123/01-1

Генеральному директору ООО «Холод»

Смирнову С. С.

Прохладная ул., 9

Москва, 123211

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

1. Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
2. Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

С уважением,

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Параметры фирменного бланка утверждены в п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013. И в соответствии с его положениями он содержит основные реквизиты: ИНН, КПП, полное название предприятия, адреса, контакты и т.д. Поэтому фирменный шаблон предпочтительнее, поскольку отправителю не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее.

Если же не получается использовать фирменный шаблон, то нужно от руки написать в верхнем левом углу необходимые реквизиты. В правом обычно в дательном падеже пишут данные получателя: название организации, Ф.И.О., должность. А после главного блока ─ в конце ─ можно заранее поблагодарить человека за ответ.

Оформить его можно в двух видах:

1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Чем отличается запрос цен по 44-ФЗ от других процедур

Не путайте запрос цен по 44-ФЗ с электронным запросом котировок и запросом цен по 223-ФЗ. По сути, по 44-ФЗ запрашивают коммерческие предложения и делают это еще до закупки — при формировании НМЦК. А электронные котировки по 44-ФЗ и ценовой запрос по 223-ФЗ — это полноценные процедуры определения поставщика.

Как подать предложение на запрос цен в ЕИС поставщику

Проверить, какие запросы сейчас проводятся, поставщик сможет в Единой информационной системе. Для этого надо зайти на главную страницу ЕИС — в раздел планирования. Перейдите по нужной ссылке и увидите все процедуры по потенциальным закупкам и коммерческим предложениям, которые запрашивает заказчик.

Подать ценовое предложение по потенциальной закупке поставщик сможет через функционал своего личного кабинета Единой информационной системы.

Письмо-запрос о предоставлении информации

С помощью такого документа проситель вправе получить разнообразные сведения. Например, в госорганах можно запросить данные из ЕГРЮЛ, о лицах, дисквалифицированных в соответствии с решением суда, информацию о собственниках недвижимости и т.д. У контрагентов организация вправе уточнить прайс, ассортимент, технические документы на товары и т.д.

Как и другую исходящую документацию, запрос на получение сведений пишут на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

• разъяснение мотива письменного обращения;
• ссылка на нормативную базу, если есть необходимость;
• суть обращения;
• конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
• стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
• регистрация в качестве исходящей документации.

Скачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc

ООО «Преодоление» Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46 Тел. факс (3423) 777-38-91 Генеральному директору ООО «Настурция» А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением, генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Способы отправки писем-запросов

Существует несколько основных способов отправки:

1. Почтовое письмо
2. Электронное письмо
3. Факс
4. Курьерская доставка
5. Личная передача

Выбор зависит от взаимоотношений с адресатом, срочности, наличия технических средств.

Письма-запросы и конфиденциальная информация

Иногда в письме-запросе приходится указывать конфиденциальные данные (персональные, коммерческие). В таком случае стоит принять меры информационной безопасности:

• Использовать защищенные каналы связи
• Шифровать электронные письма и носители данных
• Подписывать письма ЭЦП
• Устанавливать режим конфиденциальности

Это поможет защитить важную информацию от утечек и несанкционированного использования.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Как разместить запрос цен в ЕИС по 44-ФЗ заказчику

Заявку на получение коммерческих предложений для планирования закупки публикуют в личном кабинете заказчика. Правила довольно просты.

Предлагаем пошаговую инструкцию, как сделать запрос цен в ЕИС перед проведением закупок:

1. Зайдите в личный кабинет и выберите пункт «Запросы цен товаров, работ, услуг» в меню блока «Реестры».

2. Нажмите на кнопку «Создать».

3. Введите данные и прикрепите необходимые файлы. После заполнения нужных полей для закупки удостоверьтесь в корректном заполнении заявки и направьте ее на размещение.

4. При необходимости, отредактируйте информацию через пункт «Редактировать меню проекта» на вкладке «Подготовка».

Удалите данные, если нужно. Выберите одноименный пункт меню.

5. Если ошибок нет, сохраните и разместите сведения. Нажмите на кнопку «Направить на размещение».

6. Если возникла необходимость, отредактируйте сведения по коммерческим предложениям и закупке после размещения. Для этого выберите пункт меню «Изменить».

7. А если необходимость в заявке отпала, отмените публикацию.

Система запросит причину и документы. Заполните форму отмены в ЕИС.

А если передумали, отредактируйте или удалите проект отмены. Чтобы это сделать, нажмите на пункт «Открыть карточку». Перейдите на вкладку «Документы». Если редактируете, в блоке отмены нажмите на пункт «Редактировать». А если отменяете — выберите пункт «Удалить».