Приказ о возмещении расходов за использование личного транспорта сотруднику образец

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

• Сохраняется рабочее место.
• Сохраняется прежний оклад.
• Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

В каком размере выплачивается компенсация?

Размер компенсации определяется сторонами самостоятельно. Он указывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

При определении размера работодатель применяет общие нормы компенсации за использование личной машины (ПП РФ № 92 от 08.02.2002 г). Согласно данным нормам при использовании легкового авто с объемом двигателя до 2000 см³ ежемесячная компенсация составляет 1200 рублей, при двигателе авто более 2000 см³ — 1500 рублей, при использовании мотоцикла – 600 рублей.

Стоит отметить, что для грузового автотранспорта нормативы не установлены.

Работодатель вправе увеличить сумму выплат работнику и определить ее по своему усмотрению. Важно, чтобы они были в пределах разумного, чтобы у налоговых инспекторов не возникло подозрение о том, что это вторая заработная плата сотрудника. А потому, в бухгалтерии должны быть все необходимые подтверждающие документы.

Что такое компенсация и транспортные расходы?

Практически в каждой компании есть сотрудники, работа которых связана с поездками. К таким работникам можно отнести курьеров, водителей, менеджеров, офисных сотрудников и т.д. К примеру, бухгалтер периодически обязан сдавать отчетность в инспекцию, а кассир – финансовые средства в банк. Зачастую в своей работе они пользуются личным автомобилем.

Используя собственную машину в служебных целях, работник вправе получить компенсацию. Работодатель возмещает расходы на ГСМ и частично износ авто.

Компенсация представляет собой денежную выплату по возмещению затрат сотруднику.

Для того, чтобы работодатель мог пользоваться личным имуществом работника, необходимо соблюсти три условия:

1. получить согласие от работника на использование его автомобиля;
2. компенсировать сотруднику расходы по использованию авто при осуществлении им должностных обязанностей;
3. отражать в бухучете понесенные затраты и выплаченные компенсации.

Так, к транспортным издержкам, подлежащим выплате, можно отнести следующие:

• компенсации за использование личного автомобиля;
• оплата арендуемого имущества работника – автотранспорта или компьютера и расходы по его содержанию;
• возмещение затрат на общественный транспорт и услуги такси;
• проезд до места работы и др.

Кроме того, при поездках сотрудник имеет право на возмещение иных расходов: проезд, аренда жилплощади, суточные и иные затраты согласно ст. 168.1 ТК РФ.

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

По правилам компенсация за использование личного транспорта при УСН или при ОСНО для налога на прибыль учитывается только в пределах лимита (письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018):

• для двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей в месяц;
• для двигателя больше 2000 см³ — 1500 рублей в месяц.

Сумму возмещения за использование ТС для рабочих поездок включают в состав прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией, учитывая нормы из ПП РФ № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Все, что выше нормы, не учитывается для целей налогообложения (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Для целей налогообложения компенсация за использование личного автомобиля нормируется общей суммой: учитываются и фактические эксплуатационные расходы, и затраты на ГСМ (письмо Минфина № 03-03-06/1/52036 от 14.08.2017). Расходы для целей налогообложения признают, только если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Основанием для выплаты возмещения является приказ руководителя, а документальным подтверждением использования авто в интересах компании — путевые листы (письмо Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013). Компенсационные отчисления признают в составе расходов на дату их выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

Как учитывать транспортные затраты, подлежащие возмещению?

Возмещение оплаты бензина необходимо отразить в бухучете, поскольку они относятся к коммерческим либо общехозяйственным расходам. Компенсации по возмещению затрат при исполнении трудовых обязанностей учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами.

Основные проводки по ГСМ:

• Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 73 – отражение начисленной по расходам компенсации на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 – отражение выплаченной компенсации на ГСМ.

Учет расходов происходит по каждому конкретному работнику и по документально подтвержденным фактическим затратам.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

• 5 лет;
• 75 (50) лет.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
• в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.