Правильные личные задачи, планы руководителя отдела продаж в наружной рекламе

Основные задачи РОПа при работе с CRM-системой:

• настройка, взаимодействие с технической поддержкой сервиса, подключение новых сотрудников, обучение работе в программе;
• постановка задач в таск-менеджере, назначение ответственных, контроль выполнения;
• анализ карточек клиентов и историй взаимодействия с ними, прослушивание записей телефонных разговоров;
• просмотр отчётов о работе менеджеров для принятия решений о премировании и депремировании подчинённых, а также организации обучения;
• создание шаблонов деловых писем, коммерческих предложений и счетов;
• квалификация и распределение лидов;
• отслеживание конверсии лидов в продажи;
• оценка рисков и рентабельности проектов.

Выбирать следует CRM, в которой есть бизнес-инструменты под все задачи РОПа: командные чаты, календарь, облачное хранилище, задачи и проекты, сквозная аналитика, складской учёт, почта, видеозвонки и телефония. Хорошо, если систему можно интегрировать со всеми программами и сервисами, которые использует компания, — от 1C до рекламных кабинетов.

Внедрение CRM поможет выстроить работу отдела на всех этапах воронки — от поступления лида в разработку менеджеру до первой продажи. Планирование продаж в программе позволит свести на нет влияние человеческого фактора. Система автоматически выполнит рассылку, выставит счета и напомнит менеджерам о запланированных звонках и встречах. В CRM РОП сможет разработать регламенты, внедрить регулярную отчётность, сформировать очерёдность обработки входящих заявок.

Контактные данные клиентов, реквизиты и вся история взаимодействий храняится в системе. Это упрощает адаптацию новых менеджеров и передачу дел при уходе специалиста в отпуск или увольнении.

В системе можно контролировать работу менеджеров с клиентами на всех этапах, вовремя обнаруживать незаключенные сделки и разбирать причины, по которым лид не перешёл на следующий этап воронки.

CRM автоматически формирует отчёты — РОП в режиме реального времени может посмотреть количество звонков, встреч, отправленных коммерческих предложений и завершённых сделок по каждому менеджеру.

Все инструменты взаимосвязаны — работа ведётся в едином пространстве. Менеджер может приступать к своим обязанностям сразу после авторизации в системе, в любом браузере.

Как составить должностную инструкцию: чек-лист

Чтобы создать документ, посмотрите образцы должностной инструкции руководителя отдела продаж. И воспользуйтесь нашим чек-листом.

1. Цель документа:

• Уточните, зачем нужна инструкция: новая должность, изменение обязанностей.

2. Общие положения:

• Укажите должность.
• Определите место должности в организационной структуре.
• Укажите, кому подчиняется сотрудник.

3. Должностные обязанности:

• Перечислите основные задачи сотрудника.
• Опишите характер работы, основные направления.
• Укажите обязанности, свойственные только этой должности, если они есть.

4. Права:

• Определите полномочия сотрудника.
• Укажите, в каких ситуациях сотрудник самостоятельно принимает решения и как за них отвечает.
• Укажите уровень доступа к информации и корпоративным ресурсам.

5. Ответственность:

• Обозначьте ответственность за выполнение должностных обязанностей.
• Укажите возможные дисциплинарные и иные виды ответственности.
• Разъясните последствия нарушения корпоративных правил.

6. Взаимодействие:

• Опишите, как сотрудник может взаимодействовать с другими отделами.
• Уточните, как сотрудничать с внешними организациями, если это необходимо.

7. Требования к квалификации:

• Опишите квалификацию: образование, опыт, навыки.

8. Условия труда:

• Укажите рабочее время и режим труда.
• Опишите условия труда, включая возможные риски и меры безопасности.

9. Дополнительные условия:

• Укажите особые условия, если они есть.

На этом работа в документе заканчивается — далее ее нужно утвердить с руководителем, юридическим и HR-отделом.

Зачем нужна должностная инструкция

В должностной инструкции прописывают требования к сотруднику: квалификацию, обязанности, права и мотивацию — материальную и нематериальную.

Инструкция не является обязательной. Но если ее создают, то подключают юристов. Документ прикрепляют к договору как приложение или оформляют отдельно. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией и подписать ее.

Инструкция важна обеим сторонам: работнику она помогает оценить свои навыки и фронт работ, не брать на себя задачи, которые он не должен выполнять. Работодателю же инструкция позволяет равномерно распределить обязанности, обосновать решения о найме или увольнении. А еще защитить интересы компании, если сотрудник обратится в суд.

Пример. Андрей, руководитель отдела продаж, не любил составлять отчеты и конкурентные анализы, хотя это входило в его обязанности. Когда продажи снизились, руководитель решил проверить отчеты и понять почему. Однако отчетов не было.

Генеральный директор провел встречу со специалистом и показал должностную инструкцию. Составлять отчеты — прямая обязанность РОПа. Андрей подписывал инструкцию, поэтому должен был знать об этом. В итоге сотрудник признал свои промахи и начал регулярно вести отчетность в CRM.

Должностная инструкция помогает решать рабочие конфликты. Инструкция может быть индивидуальной и типовой. Индивидуальные составляют для сотрудников с особыми обязанностями — таких больше ни у кого в компании нет. Обычно это руководители. Типовые инструкции — шаблоны для работников одного отдела. Например, у менеджеров по продажам они будут одинаковыми.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностная инструкция — практическое руководство к действию для руководителя отдела продаж. Она нужна, чтобы РОП чётко понимал, чего от него ждут, какую ответственность он на себя берет, какими знаниями должен обладать.

Какой должна быть должностная инструкция руководителя отдела продаж — отдельный вопрос, который мы тоже рассмотрим.

Должностные обязанности

Подбор менеджеров по продажам вместе с эйчаром, переговоры по сложным кейсам, участие в тендерах, разработка скриптов продаж и алгоритмов обработки возражений, обобщение финансовых показателей для составления прогнозов, стимулирование покупательского спроса — только часть функций руководителя отдела продаж, которые можно и нужно включить в должностную инструкцию.

Права и ответственность

Права РОПа как наёмного сотрудника и ответственность прописаны в государственных законодательных актах о труде. Однако к ним можно добавить ещё несколько — например, право принимать решения об организации работы своего отдела без согласования с директором и право быть в курсе решений, которые принимают руководители других отделов, если они затрагивают процесс продаж.

Важный раздел должностной инструкции — ответственность. Она зависит от обязанностей, которые принимает руководитель отдела продаж при трудоустройстве, и чаще всего носит материальный характер. Например, в инструкции можно прописать, что РОП несёт ответственность за соблюдение действующих в компании инструкций и за неразглашение коммерческой информации.

Необходимые знания

Основы маркетинга, особенности региональных рынков сбыта, принципы убеждения — тот минимум, который должен знать каждый руководитель отдела продаж. Набор навыков ропа зависит от специфики деятельности компании, размера штата, объема взаимодействий РОПа с другими структурными подразделениями и других параметров.

Главные задачи директора по продажам

Основная цель директора по продажам — построить эффективную устойчивую систему продаж. То есть так наладить работу своего отдела, чтобы тот выполнял все бизнес-планы.

Чтобы система продаж работала, директор по продажам берет на себя ключевые задачи.

Разрабатывает стратегию продаж

Вместе с маркетологами начальник отдела продумывает, как продавать товар или услугу. Для этого решает:

• кто целевая аудитория;
• какие каналы сбыта;
• в каком городе или регионе вести бизнес;
• кто конкуренты, какие у них сильные и слабые стороны;
• сколько менеджеров должно быть в команде.

Также в функционал директора по продажам входит создание инструментов. Это могут быть должностные инструкции, регламенты общения с клиентами, скрипты разговоров, материальная и нематериальная мотивация.

Устанавливает и отслеживает цели

Дорога РОПа к целям схематично выглядит так:

Генеральный или финансовый директор дает план по продажам. Руководитель отдела согласует его и распределяет между сотрудниками, затем контролирует выполнение. Он ежедневно отслеживает показатели менеджеров: сколько звонков делают, какая конверсия в сделки и средний чек. Если видит, что план продаж под угрозой, принимает срочные меры — увеличивает нагрузку или отрабатывает с подчиненными «хромающие» навыки.

Еженедельно и ежемесячно руководитель проводит совещания, где разбирает результаты, точки роста и проблемы, рассказывает о новых рекламных кампаниях и продуктах. Раз в месяц он отчитывается перед генеральным или коммерческим директором о выполнении плана.

Набирает и развивает команду

Директор по продажам формирует команду менеджеров с нужными навыками и опытом, помогает адаптироваться в компании, повышает их квалификацию. Например, приглашает бизнес-тренеров, которые научат техникам продаж или расскажут о новом продукте.

Если начальник замечает ошибки в работе сотрудника, то указывает на них и помогает устранить.

Согласует работу с отделом маркетинга и производством

Отдел продаж работает в связке с другими подразделениями. Одна из основных задач директора по продажам — скоординировать их действия и автоматизировать бизнес-процессы, которые не требуют участия человека. В идеале отдел маркетинга регулярно поставляет лиды, менеджеры ведут клиента к сделке, затем передают заказ на производство или в службу доставки. Стоит одному из звеньев выпасть, продажи просядут.

Представьте: операторы кол-центра принимают заявки, но те не отображаются в CRM-системе — продажи не состоятся. Или менеджер принял заказ, но забыл передать на производство, поэтому нужное сырье не заказали вовремя. Чтобы сделки не срывались и компания не теряла из-за этого прибыль, за ними присматривает директор по продажам.

Личные и профессиональные качества директора по продажам

Требования к начальнику отдела продаж зависят от бизнеса и обычно прописаны в должностной инструкции. Личные качества подбирают под команду, которую ему предстоит возглавить, и с учетом сложившихся отношений в ней. Также нужно четко понимать, какую задачу будет выполнять специалист, которого вы берете на должность директора.

Например, в фирме отлажены процессы и есть строгие стандарты работы с покупателями. Здесь на должность директора по продажам нанимают человека, который будет отслеживать показатели и улучшать их. Это педантичный и требовательный руководитель. Если создается новая фирма или у компании серьезно просели продажи, нужен энергичный лидер, который перестроит бизнес-процессы или разработает их с нуля, вдохновит команду или наберет новую по своим критериям.

Разберем основные качества, необходимые директору отдела продаж.

Умеет продавать

Одна из функций директора по продажам — находить и исправлять ошибки, которые тянут показатели отдела вниз. Если он не владеет техниками продаж и никогда сам не продавал, он не увидит болевые точки своего отдела и перспективу развития.

Кроме того, руководитель отдела часто поддерживает отношения с ключевыми клиентами, которые приносят наибольшую прибыль компании. Он может сам оформлять такие сделки, но это необязательно.

Грамотно управляет командой

Даже если продавец показывает отличные результаты, это не значит, что ему по силам взять ответственность за весь отдел и привести его к успеху. Необходимы навыки управления персоналом, поэтому бизнес часто нанимает директора со стороны, а не из числа сотрудников. Желательно, чтобы у него был опыт руководящей работы и профильное образование, например по специальности «менеджмент организации».

Руководителю продаж необходимы сильные лидерские качества. Он подбирает сотрудников в отдел, формирует команду, мотивирует продавать больше и активнее. При этом директор должен находить общий язык с разными типами сотрудников, учитывать интересы команды, доходчиво объяснять менеджерам их ошибки и поощрять за результаты.

Понимает потребности клиентов

Руководитель отдела продаж должен понимать, что нужно целевой аудитории, почему она выбирает этот продукт, чем ее можно заинтересовать. Для этого нужно уметь анализировать данные и делать выводы, отслеживать тенденции рынка, интересоваться мнением потребителей.

Например, перед новогодними праздниками руководитель отдела продаж поручает менеджерам преподнести фирменные подарки лучшим клиентам и заодно договориться о продлении контрактов на следующий год.

Умеет планировать

Руководитель отдела продаж четко понимает, что нужно для развития продаж в компании и каких показателей реально достичь. Затем пошагово планирует, как это сделать, распределяет задачи перед менеджерами, устанавливает сроки выполнения, контролирует результат. При этом начальник должен учитывать, какие ресурсы понадобятся — затраты на командировки, выездные встречи с клиентами, обучение сотрудников.

«Читает» цифры

Специалист на должности директора по продажам понимает причинно-следственные связи между показателями в отчетах и реальным положением дел. Допустим, он видит, что объем продаж падает. Надо как можно скорее разобраться, в чем проблема и как ее исправить. Если причина в некачественных лидах — перенаправить вопрос отделу маркетинга. Если у менеджеров не получается продавать новую линейку продуктов — организовать для них тренинг.

Задачи руководителя отдела продаж

Откройте любой популярный сервис для поиска работы и увидите, что от РОПа ждут в первую очередь организации успешной работы всего отдела и выполнения плана продаж.

В большинстве объявлений работодатели обозначают следующие задачи руководителя отдела продаж:

• управление менеджерами, контроль их результатов работы;
• разработка плана по продажам;
• составление шаблонов коммерческих предложений;
• ведение переговоров и презентаций по крупным кейсам;
• анализ эффективности отдела с применением CRM;
• контроль объёма продаж;
• мотивация и поддержание командного духа.