Печать в приказе о приеме на работу нужна или нет

Госкомстат (см. Постановление № 1) рекомендует нанимателям (организациям всех форм собственности) в зависимости от ситуации использовать:

• унифицированную форму Т-1 (по ОКУД 0301001) — для оформления на работу одного человека;
• унифицированную форму Т-1а (по ОКУД 0301015) — для оформления двух и более человек.

Оба типовых документа содержат идентичные сведения. Но один из них (Т-1а) представлен в виде таблицы, так как предназначен для нескольких человек. Заполняя тот или иной бланк, указывать следует только те сведения, которые актуальны для конкретной ситуации и организации. Например, разряд — для рабочего, а класс, категорию либо при их отсутствии должность — для бюджетника.

Формы являются рекомендуемыми и могут изменяться. Это значит, что наниматель на их основе может разработать собственный бланк, добавив, к примеру, дополнительные строки либо листы. Все вносимые изменения оформляются приказом.

Обратите внимание! Обязательные реквизиты этих форм, включая код, номер, название, удалять, менять нельзя.

Порядок ознакомления работника с приказом

Приказ становится действительным после подписи нанимателя либо уполномоченного на данные действия лица. Подписанный документ возвращают в отдел кадров, после чего с ним должны ознакомить оформляемого работника.

Прочитав документ, трудоустраивающийся должен написать внизу документа «с приказом ознакомлен» (если специальной строки об этом нет в документе). Рядом с этой записью — поставить личную подпись с расшифровкой.

После этого кадровый работник делает запись в трудовой о приеме на работу. Далее — заполняет личную карту, а бухгалтерия открывает лицевой счет для зарплаты.

Обратите внимание! Организация вправе установить свои способы ознакомления с распорядительными документами и закрепить их в локальных актах. Типичные варианты ознакомления: в электронном виде, в самом документе, на отдельном листе ознакомления.

По ст. 68 ТК РФ ознакомить с приказом при трудоустройстве должны на протяжении трех дней. Отсчет ведется со дня начала работы .

При необходимости для подтверждения факта трудоустройства работнику оформляют выписку из приказа о приеме на работу. Поскольку сам приказ может содержать конфиденциальные сведения о заработке, других работниках, то выдают именно выписку, а не копию приказа.

Оформление распоряжения и виды ответственности

Оформление распоряжения

Оформление распоряжения должно быть проведено в строгом соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации. В распоряжении должны быть указаны следующие данные:

• ФИО работника, которому выдается приказ о приеме на работу;
• Должность работника;
• Дата приема на работу;
• Условия и оплата труда;
• Срок действия распоряжения;
• Подпись руководителя организации.

Важно учесть, что распоряжение должно быть подписано руководителем организации и иметь печать организации.

Виды ответственности

При оформлении распоряжения можно установить различные виды ответственности для сотрудника. Вот некоторые из них:

1. Дисциплинарная ответственность. В случае нарушения правил трудового распорядка или неисполнения служебных обязанностей, сотрудник может нести дисциплинарную ответственность. Это может включать предупреждение, выговор, штрафные санкции и т.д.
2. Материальная ответственность. Если сотрудник причиняет материальный ущерб организации или ее клиентам, он может быть привлечен к материальной ответственности. Это может включать возмещение ущерба или удержание из заработной платы.
3. Дисциплинарная ответственность. В случае нарушения правил трудового распорядка или неисполнения служебных обязанностей, сотрудник может нести дисциплинарную ответственность. Это может включать предупреждение, выговор, штрафные санкции и т.д.

Выбор видов ответственности зависит от характера работы и внутренних правил организации. Важно, чтобы все виды ответственности были четко прописаны в распоряжении.

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Требования о наличии печати на приказе о приеме на работу

Основные доводы сторон

1. За отмену требования о наличии печати:

   • Цифровизация процессов и использование электронной подписи позволяют достигнуть той же правовой значимости, что и печать на бумажном документе.
   • Отказ от печати упрощает и ускоряет процесс подписания документов и снижает расходы на печать и обслуживание печатного оборудования.

2. За сохранение требования о наличии печати:

   • Наличие печати на приказе о приеме на работу является дополнительной гарантией подлинности документа и идентификации работодателя.
   • Печать на документе может использоваться как удобная форма архивации и быстрого поиска необходимой информации.

Индивидуальные аспекты

Для определения необходимости использования печати на приказе о приеме на работу следует обратиться к документации, регламентирующей внутренние правила организации и требования трудового законодательства. В некоторых случаях, учитывая специфику деятельности компании, может быть предусмотрено обязательное наличие печати на всех документах.

Анализ требований по наличию печати на приказе о приеме на работу должен проводиться непосредственно перед составлением документа, с учетом всех соответствующих нормативных актов и в связи с внутренней политикой организации. Важно также учитывать все последующие изменения в законодательстве и обеспечить соответствие создаваемых документов текущим нормам и требованиям.

О месте расположения оттиска печати

Место печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Как проверить кандидата на благонадежность

Перед тем, как принимать сотрудника в штат и издавать приказ о поступлении на работу, стоит не только убедиться в профессионализме сотрудника, его потенциальной лояльности и в наличии нужных для работы компетенций, но и проверить такое важное качество будущего работника, как благонадежность. На ответственных должностях это особенно важно. Нельзя полностью полагаться исключительно на отзывы и рекомендации, да и в ходе собеседования не всегда можно сделать однозначные выводы.

С помощью сервиса по проверке уровня благонадежности соискателя и сотрудников от SpectrumData можно за три минуты получить развернутый отчет о кандидате и узнать:

• действительны ли его документы;
• есть ли налоговые начисления, исполнительные производства, неоплаченные взыскания или просроченные кредиты;
• числится ли соискатель в розыске и многое другое.

Если все в порядке, можно заключать договор и издавать распоряжение о приеме на работу.

Проверка кандидатов защитит вас от недобросовестных работников, поможет сэкономить время и сберечь репутацию компании. Чтобы понять, подходит ли вашей компании решение от SpectrumData, оставьте заявку на бесплатный тестовый доступ и оцените полноту и достоверность проверок.

Автор: Оксана Исаева

Печать на приказе о приеме на работу и копиях кадровых документов

Приказ о приеме на работу оформляется работодателем после подписания сторонами трудового договора. Он относится к внутренним распорядительным документам, поэтому печать на нем также не проставляется.

Исключением из всего вышеперечисленного является оформление копии трудового договора и приказа о приеме на должность. Так, ст. 68 ТК РФ предусматривает, что копии всех кадровых документов должны заверяться в надлежащем порядке, т.е. с использованием печати. В этих целях может использоваться печать организации или кадрового отдела.

Так, трудовой договор является действительным даже в случае отсутствия печати, удостоверяющей подпись представителя работодателя. Если же она используется при заключении соглашения с работником, то необходимо проставлять оттиск круглой печати.

Приказы о приеме на работу: образец

Если теперь не обязателен приказ о приеме на работу, какой документ нужен? Несмотря на поправки в законодательстве, унифицированная форма приказа о приеме на работу осталась прежней: Т-1 для приема каждого сотрудника в индивидуальном порядке и Т-1а при одновременном найме двух и больше работников. Кроме того, приказ о приеме на работу образец 2022 может быть составлен по собственной форме организации с учетом требований закона, но большинство предприятий берут готовые унифицированные бланки.

Форма № Т-1. Приказ о приеме работника на работу

Как правило, в кадровом учете предприятия используется унифицированная форма №Т-1 для приема одного работника. Использовать форму №Т-1а не рекомендуется, чтобы избежать разглашения персональных данных, лучше составить приказ о приеме на работу отдельно для каждого нового сотрудника.

Приказ о приеме на работу, образец, заполненный по форме №Т-1:

Приказ о приеме на работу совместителя

При найме совместителя приказ оформляется в общем порядке, в графе «Условия, характер работы» нужно вписать «По совместительству, с оплатой пропорционально отработанному времени». Не нужно уточнять, внутреннее или внешнее совместительство. Оклад указывается в полном размере согласно расписанию штата.

Прием на работу по совместительству, образец оформления приказа:

Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего

Предприятие может заключить договор с подростками, достигшими 16-летия с согласия их родителей, а для 15-летних потребуется еще разрешение органа опеки. Им необходимо предоставить неполный рабочий день с легкой деятельностью, не вредной для здоровья. Также несовершеннолетним сотрудникам нельзя устанавливать испытательный срок и нанимать по совместительству. Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего – унифицированная форма №Т-1, либо разработанная самостоятельно.

Приказ о приеме на работу во время декретного отпуска

Если новый работник принимается на время декретного отпуска штатного сотрудника, приказ о приеме на работу оформляется в общем порядке по унифицированной форме №Т-1. Трудовой договор на декретную ставку является срочным, и в графе условий и характера работы необходимо это отметить, написав «для исполнения обязанностей Ивановой Марии Васильевны, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет».

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника

В графу «Условия и характер работы» вписывается «Дистанционная работа». В этом случае используются электронные подписи работодателя и работника – это стандартная практика.

Когда составляется приказ о приеме на работу

Приказы нанимателя по личному составу — так называют их официально — связаны с персоналом организации и издаются при наличии соответствующих оснований. Их назначение — регулирование трудовых отношений по части условий, режима, оплаты труда и т. д. Занимаются данной кадровой документацией компетентные работники отдела кадров, которые знают трудовое законодательство.

Согласно ст. 68 ТК РФ, оформляя человека на работу, наниматель должен:

1. Ознакомить его с правилами внутреннего распорядка организации, действующими локальными документами.
2. Заключить с ним трудовое соглашение.
3. На основании этого соглашения издать приказ о приеме на работу, а затем зарегистрировать в отдельном журнале учета.

Обратите внимание! В приказ не включают те условия труда, которые не предусмотрены трудовым соглашением.

Сотрудник кадрового отдела должен подписать приказ у нанимателя, а затем ознакомить с ним работника под подпись.

Обязательно ли издавать приказ о приеме на работу?

Многие руководители предприятий задумываются, обязателен ли приказ о приеме на работу в 2023 году. С 22 ноября 2021 года поправки в Трудовом кодексе сделали этот документ необязательным, но включили форму о приеме на работу в список документации, подлежащей проверке Рострудом, если работодатель такой формой пользуется. Тем не менее, во многих компаниях продолжают составлять приказ: по данным экспертов в кадровом консалтинге, так делают около 80 процентов предприятий.

Многим просто удобна привычная форма внутреннего документооборота, у кадровиков не возникает вопросов, как заполнять трудовую книжку, потому что некоторые сотрудники не спешат отказываться от бумажного варианта. А на госслужбе сохранилось требование сообщать реквизиты приказа (распоряжения) о приеме работника на работу бывшему нанимателю чиновника. Этот порядок регламентирован постановлением Правительства РФ, отсутствие документа может привлечь внимание прокуратуры, а ошибочное оформление приказа о приеме на работу обернется солидными штрафами (до 500 тыс. руб.). Поэтому работодатель сам принимает решение, нужен ли ему приказ о приеме работника на работу.

Использование печати на трудовом договоре в практике

О том, что трудовой договор без печати не имеет юридической силы, не упоминается ни в одной из статей ТК РФ. Однако она может проставляться по желанию сторон, выступая в качестве реквизита, подтверждающего подлинность подписи представителя работодателя.

В соответствии с законодательством печать организации должна проставляться:

• На документах, выступающих удостоверением прав третьих лиц;
• На бумагах, фиксирующих факты, непосредственно связанные с распоряжением финансовыми суммами;
• На других документах, где необходимо заверить подпись должностного лица.

В этом перечне также отсутствует упоминание о необходимости проставления оттиска печати на трудовом договоре. Несмотря на это, в большинстве случаев на практике он ставится на всех документах, среди которых не только соглашение между работником и работодателем, но и прилагаемые к нему дополнения.