Оплата часов в пути в командировку сверх нормы рабочего времени

За каждый рабочий день командировки и за дни в пути нужно выплатить работнику среднедневной заработок, а не зарплату (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Средний заработок, сохраняемый за дни командировки, рассчитывается так (ст. 139, 167 ТК РФ):

Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней в командировке

Посчитать средний заработок для командировки можно с помощью калькулятора на нашем сайте.

Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019№ 14-1/ООГ-4422).

Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п. 6 ст. 255 НК РФ).

Как возмещаются командировочные расходы?

При направлении в командировку работник имеет право на возмещение расходов (ст. 168 ТК РФ):

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• суточных – дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения и ведома работодателя (например, при заграничной поездке сюда относятся расходы на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы, расходы на оформление медицинской страховки и др.).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, где именно трудится сотрудник. Например, если он работает в федеральных государственных органах, то правила устанавливаются актами Правительства РФ. Органы местного самоуправления издают свои акты с правилами. Для большинства частных компаний порядок и размеры возмещения расходов определяются внутренними актами работодателя.

Но если с расходами по проезду и найму жилого помещения все понятно, то в отношении суточных обычно возникают вопросы. Прежде всего – нужно ли платить суточные за выходные и праздники?

По общему правилу – да. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные и праздничные дни6. Однако суточные не выплачиваются, если сотрудник не отправился к месту работы после окончания командировки, а оставался там, пока длились нерабочие дни.

При командировании в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные также не выплачиваются.

Размер суточных определяется исходя из времени, проведенного работником в командировке, и устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Однако стоит учитывать, что предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Они составляют:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если работник командирован в местность, где его затраты, например на питание, могут существенно превысить размер установленных суточных, то в случае возникновения конфликта между работодателем и сотрудником суды скорее будут оценивать только то обстоятельство, были ли выплаты сделаны в размере, установленном локальным нормативным актом, независимо от произведенных работником расходов7.

Иной будет позиция в отношении транспортных расходов. Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда авансом, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику эти расходы8.

Правила рабочего времени перед выходными

В день перед праздничным (но не обычным еженедельным) выходным ст. 95 ТК РФ предписывает уменьшить продолжительность рабочего дня (смены) на 1 час. На тех предприятиях, где это невозможно (например, непрерывное производство) вместо уменьшения рабочего времени работнику дадут дополнительное время для отдыха или оплатят переработку как сверхурочные (по предварительному согласованию с ним).

Можно ли уменьшить рабочее время накануне обычных выходных дней при пятидневной рабочей неделе?

Продление или перенос командировки

Если возникла необходимость продлить период командировки или перенести командировку на другое время, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. После этого командированного надо ознакомить с приказом. Если работник уже в командировке, можно сделать это посредством электронной почты, а с оригиналом приказа ознакомить человека после его возвращения из командировки.

Кстати, если командированный попадает в категорию работников, для направления которых в командировку требуется их письменное согласие, то при продлении командировки также требуется письменное согласие работника.

Как составить приказ об отмене командировки, читайте здесь.

Особенности оплаты в командировке

Возможность отправки сотрудников в командировки на иные предприятия предусмотрена Постановлением Правительства России от 13.10.2008 г. №749. В частности, этот документ устанавливает, что если работодатель принял решение об отправке сотрудника в командировку, последний руководствуется режимом труда, установленном на принимающем его предприятии. И выходные у него во время вынужденного отъезда тоже устанавливаются в соответствии с нерабочими днями принимающей компании.

Если же гражданина необходимо привлечь к труду в выходные дни, работодатель обязан оплатить его в двойном размере.

Важным моментом является то, как исчисляются начало и конец командировки. Они определяются не датой прибытия на предприятие, куда отправлен сотрудник, и убытия с него, а датой выезда из города проживания и возвращения в него.

Если сотрудник находится в пути в свои выходные, то считается, что он привлечен к работе.

Эти дни должны быть дополнительно оплачены либо в двойном размере, либо в одинарном, но тогда должен быть предоставлен выходной взамен истраченного на дорогу.

Нахождение в дороге или обратно в выходной день должно быть оплачено по двойному тарифу

Размер и нормы суточных за каждый день командировки

Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке). Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст. 168 ТК РФ).

Вся сумма суточных (без ограничений) учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН. А вот для НДФЛ и страховых взносов не облагаются следующие суммы суточных (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день для командировок по РФ;
• 2 500 руб. в день для командировок за рубеж.

Отметим, что если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Расчет оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени

Определение количества часов, отработанных сверх нормы, при суммированном учете рабочего времени предполагает подсчет часов, отработанных сверх нормы рабочего времени по итогам учетного периода. При этом в норму не входят часы, не отработанные по причине отпуска, болезни или по иному основанию.

Случается, что за определенный день сотрудник отработал больше остальных но по итогам расчетного периода выясняется, что суммарно он отработал столько часов, сколько должен был трудится в рамках рабочего времени. В этом случае сверхурочные часы к оплате не возникают.

Расчет оплаты производится по общим правилам. Первые два часа подлежат оплате не менее, чем в полуторном размере. Последующие — не менее, чем в двойном размере.

Рассмотрим пример расчета оплаты за отработанные сверхурочно часы при суммарном учете рабочего времени.

Сотрудник ООО «Х» Иванов И.И. работает на условиях суммарного учета рабочего времени. В качестве учетного периода признан квартал. При 40-ка часовой рабочей неделе за третий квартал сотрудник должен отработать 520 часов. Кроме того, в учетном периоде сотрудник брал 8 дней отпуска, часы за который при расчете сверхурочных не принимались в расчет.

Таким образом, суммарный учет всех отработанных Ивановым часов дал следующую картину:

Определив количество отработанных сверхурочно часов, следует вычислить часовую расчетную ставку по норме последнего месяца учетного периода, в нашем случае – сентября. После чего, используя основное правило оплаты сверхурочных, можно рассчитать сумму к начислению:

Однодневная командировка: какие особенности

Даже если работник направлен в командировку всего на 1 день, то оплата происходит в том же порядке, что при многодневной командировке. То есть за этот день выплачивается средний заработок или двойная дневная ставка в зависимости от того, работал сотрудник в свой рабочий день или в выходной.

При однодневных командировках по России суточные не платят. А вот при загранкомандировках выплачивают 50% установленной нормы (п. 11, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

В 2023 году сверхурочную работу оплачивайте по-новому

Вот уже долгое время бухгалтеры ждали внесения поправок в ст. 152 ТК РФ.

Конституционный суд определил новый порядок оплаты сверхурочных в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Таким образом, суд обязал законодателей внести поправки в ст. 152 ТК РФ, а работодателей применять новый алгоритм расчета.

Суд установил, что принципы оплаты сверхурочной работы уходят своими корнями в КЗоТ. Во времена стабильного СССР под полуторным или двойным размером оплаты труда понимали соответствующий размер тарифной ставки или часовой части оклада. Следует отметить, что в те далекие годы тарифы, о которых идет речь, составляли бóльшую или единственную часть заработка.

Сегодня далеко не везде тарифная ставка или оклад составляют бóльшую или единственную часть заработной платы. Принципы буржуазного строя прочно внедрили в систему оплаты труда компенсационные и стимулирующие составляющие.

Статья 152 ТК РФ не дает прямого указания на то, какие именно составные части заработной платы должны подлежать оплате в повышенном размере в связи со сверхурочной работой. Таким образом, зачастую нарушаются права сотрудников, у которых оклад не представляет собой подавляющую часть заработной платы.

Конституционный суд постановил изменить трудовое законодательство и предусмотреть конкретный порядок расчета повышенной оплаты труда, гарантирующий не только оплату труда в сверхурочное время, но и компенсацию утраченного времени отдыха.

После вынесения постановления, о котором идет речь, работодатели уже сегодня, до внесения изменений в статью 152 ТК РФ, должны рассчитывать оплату сверхурочных часов по-новому.

Теперь полный алгоритм расчета сверхурочных выглядит следующим образом:

Однако не торопитесь пугаться. Если расчет оплаты сверхурочных часов в вашей организации производится с учетом компенсационных и стимулирующих выплат, то не стоит спешить менять уже работающие и проверенные годами формулы, ведь права ваших сотрудников не ущемлены.

Рассмотрим пример, который наглядно продемонстрирует, что если в вашей организации ранее при расчете сверхурочных учитывались надбавки и доплаты, то вы проявили лояльность бóльшую, нежели обязывает суд.

За основу возьмем предыдущий пример. Сохраняем размер заработной платы и считаем по-новому:Как мы видим, сумма к выплате на руки оказалась несколько ниже, чем если бы считать по старым правилам оплаты по окладу при условии включения доплат в базу для расчета.

Расходы на проживание в командировке

Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.

Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь расходы на питание уже компенсируются работнику суточными.

Законодательная основа трудового распорядка

Рабочее время работника регулируется главами 15-16 ТК. Если откроете пятнадцатую главу, сможете ознакомиться с общими положениями, а в 16 все нюансы расписаны более подробно. Например, собрана информация о точных режимах для рабочего времени и о том, как действует трудовой распорядок. Руководство компании должно быть не только ознакомлено с рассматриваемыми нормами, но и соблюдать их. Иначе вмешаются контролирующие органы.

Расчеты с командированным работником

Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Аванс перерчисляется на банковскую карту работника или выдается наличными из кассы.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней составить авансовый отчет о потраченных суммах (можно использовать унифицированную форму № АО-1). К отчету надо приложить подтверждающие документы (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

После того, как руководитель утвердит авансовый отчет, перерасход, то есть потраченные работником суммы с учетом уже выданного аванса, необходимо ему возместить. Можно перечислить их работнику на банковскую карту или выдать наличными.

А вот если работник не составит авансовый отчет в установленный срок или не вернет неизрасходованный аванс по возвращении, то организация вправе удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ).

Кого нельзя отправить в командировку

Есть категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Это (ст. 259, 268 ТК РФ):

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

А некоторых работников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
• работники-инвалиды;
• матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Выплата сверхурочных — проводки

Доплата за сверхурочную работу – есть оплата труда в повышенном размере. Поэтому в бухгалтерском учете начисление доплаты отражается в общем порядке и включается в состав расходов по обычным видам деятельности на дату начисления:

Время работать и время отдыхать

В трудовом праве рабочее время прямо противопоставляется времени, предназначенному для отдыха. Согласовывая режим труда, работодатель должен обязательно регламентировать наряду с рабочим и нерабочее время.

Время для отдыха – это те периоды, когда работник свободен от требований трудового распорядка и вправе распоряжаться ими по собственной воле (ст. 106 ТК РФ).

К свободному времени относятся:

• неоплачиваемые паузы во время смены или рабочего дня;
• время подготовки к началу работы и к ее окончанию;
• время до начала и после окончания работы (по графику);
• выходные (еженедельный отдых);
• государственные праздники;
• отпуск (обычный ежегодный).

К СВЕДЕНИЮ! Обеденный перерыв, который предоставляется сотрудникам посередине рабочей смены (дня) длительностью не меньше получаса и не более 2 часов, не входит в рабочее время (ст. 108 ТК РФ).

Оплата по среднему заработку: командировка

Порядок определения среднего заработка конкретного человека за определенный период времени регламентирован нормами статьи 139 ТК РФ. Кроме того, бухгалтер должен ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, которым утверждено соответствующее Положение. Приводим алгоритм действий для исчисления среднего заработка работника, находящегося в служебной поездке:

1. Определяем расчетный период. Первым делом бухгалтеру необходимо определить, какой именно период взять для расчета. В статье 139 ТК РФ сказано, что это должны быть последние 12 месяцев перед командировкой. Месяцы, конечно же, следует брать календарные. Пример: работник отправился в командировку 25.01.2018. Значит в расчет нужно взять период с декабря 2016 года по декабрь 2017 года, ведь за январь зарплата еще не начислялась.
2. Вычисляем среднедневной заработок в выбранном расчетном периоде. Для этого необходимо все выплаты в пользу работника за это время поделить на фактически отработанное им число дней. Например, за год человек получил 546 000 рублей (сумма до удержания НДФЛ) и отработал 208 дней. Значит, в день в этом периоде он заработал 2625 руб. Обратите внимание, что дни нахождения в отпуске, на больничном или в отгуле в расчет не принимаются.
3. Выясняем, за сколько дней заплатить по среднему. Для этого необходим отчет работника и табель учета рабочего времени. В нашем примере командировка была недолгой, всего 5 дней, с понедельника по пятницу, и все они были рабочими.
4. Считаем сумму среднего заработка, причитающегося к выплате. Для этого нужно просто умножить отработанные в поездке дни на определенный среднедневной заработок. В примере это: 5 × 2625. Получилось 13 125 рублей. Именно столько надлежит начислить командированному сотруднику за время поездки. Обратите внимание, что оплата командировочных расходов на это никак не влияет, их нужно выплатить авансом. Начисленная заработная плата выплачивается в обычном порядке, в установленную для этого дату.

Как рассчитывается оплата труда?

Производственные процессы внутри предприятий могут быть различными. В зависимости от этого используются три разные системы оплаты труда. Это может быть:

1. оклад;
2. почасовая оплата;
3. сдельная и сдельно-премиальная системы.

Лицам, получающим оклад, ежемесячно начисляется одна и таже сумма. Те, у кого оплата почасовая, ежемесячно получают разные суммы в зависимости от отработанного времени.

При сдельной системе оплачивается количество произведенной продукции, причем если система сдельно-премиальная, то расценки за единицу могут отличаться в зависимости от изготовленного количества продукции.

Также могут использоваться другие показатели эффективности труда, например, площадь оштукатуренных стен. То есть сдельная система тоже предполагает разную оплату в разных месяцах. Узнаем, как это учитывают в процессе расчета суммы за работу в выходной.

При обычном режиме работы

Больше всего распространен именно этот режим — классическая пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днем и фиксированными выходными. По такому графику работает большинство компаний, банков и государственных учреждений.

Чаще всего для оплаты труда таких работников используется система окладов. То есть ежемесячно сотрудник получает фиксированную сумму, не зависящую ни от количества рабочих дней в месяце, ни от интенсивности и эффективности его труда. Рассчитать, сколько нужно заплатить ему за отработанный выходной,в этом случае достаточно просто.

Предположим, что некий сотрудник имеет оклад в 20 тыс. руб. и в течение месяца, в котором 20 рабочих дней, отработал один выходной.

Определяем стоимость 1 рабочего дня в соответствии с окладом: 20 тыс. /20 = 1 тыс. руб. Вычисляем сколько нужно заплатить за выходной с учетом двойной ставки: 1 тыс.*2= 2 тыс. руб. Определяем месячную оплату путем сложения оклада и доплаты за отработанный выходной: 20 тыс. + 2 тыс. = 22 тыс. руб.

Если работник привлекался не на 8 стандартных часов, а на их меньшее или большее количество, то расчет производится аналогично, только в нем используется не стоимость рабочего дня, а стоимость рабочего часа.

В данном случае оклад делится на количество предусмотренных рабочих часов в 20 рабочих днях: 20 тыс. / 160 = 125 руб. Соответственно, за отработанные, например, 4 часа в стандартных условиях работник бы заработал 125 *4 = 500 руб. Но так как он трудился в выходной, эту сумму нужно удвоить до 1 тыс. руб.

Сменный режим работы

Существуют предприятия, производственный процесс которых не позволяет использовать стандартную схему пятидневной недели с восьмичасовым рабочим днем. Работа на них предполагает череду смен и скользящий график выходных дней. В результате требование о рабочей недели в 40 часов не соблюдается. В одни недели работник работает больше, а в другие — меньше этой нормы.

Законодательство позволяет в этом случае подсчитывать рабочие часы за большие периоды времени, например, квартал, чтобы выйти на установленную среднемесячную норму

При таком варианте лучше сразу выходить на стоимость рабочего часа, чтобы посчитать, сколько нужно заплатить за отработанный выходной. Допустим, вышеназванный сотрудник с окладом 20 тыс. руб. работает в сменном режиме: день — ночь — двое суток дома. Ориентировочно в этом режиме получается 16 смен по 12 часов в месяц. Соответственно, в течение месяца он должен отработать 16*12 = 192 часа. Стоимость рабочего часа в этом случае 20/192 =104,17 руб. За 12-часовую смену, отработанную, например, за заболевшего коллегу, с учетом двойной ставки от должен получить 104,17*12*2 = 2500,08 руб. Добавляем оклад 2500,08 + 20000 = 20,5 тыс. руб.

Если начисления производятся по почасовой или сдельной системе, то рассчитать зарплату проще. Стоимость часа или единицы работы известна, она увеличивается вдвое и умножается на количество отработанных в выходной часов или изготовленных в это время единиц продукции.

Если сотрудник заболел в командировке

За дни болезни, если они попадают на период командировки, работнику положено пособие по болезни, а не средний заработок. Но работник должен подтвердить факт болезни и ее продолжительность больничным листом. При этом работнику нужно выплачивать суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности в связи с болезнью приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Если работник лечился в стационаре и это отражено в больничном листе, то не нужно возмещать ему расходы на проживание за эти дни (п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оплата сверхурочных при повременной оплате труда — формулы расчета

При повременной оплате труда алгоритм расчета оплаты за сверхурочные часы зависит от формы того, как оплачивается труд сотрудника:

• по окладу;
• по часовой тарифной ставке;
• по дневной тарифной ставке.

Общее правило оплаты сверхурочных часов остается неизменным. Первые два часа подлежат оплате не менее, чем в полуторном размере. Последующие – не менее, чем в двойном размере.

Приведем формулы, которые следует применять для расчета оплаты сверхурочных часов при повременной системе оплаты труда.

По окладу

За первые два часа переработки:

За последующие часы переработки:

Вместо количества рабочих часов за месяц в знаменателе можно использовать среднемесячное число рабочих часов за год. Таким образом достигается возможность уравнять ставку часа в одном месяце при различном количестве рабочих часов. Такой подход позволяет избежать конфликтов с сотрудниками предприятия.

Порядок расчета часовой ставки исходя из оклада следует утвердить в одном из локальных актов организации.

По часовой тарифной ставке

Применяя часовую тарифную ставку, организация должна рассчитывать оплату за сверхурочные часы по приведенным ниже формулам.

За первые два часа:

За последующие часы:

По дневной тарифной ставке

Формулы для расчета размера оплаты сверхурочных часов по дневной тарифной ставке приводим ниже.

За первые два часа:

За последующие часы: