Должен ли работник организации быть ознакомлен с заключением служебной проверки

Необходимость проведения служебного расследования компании трактуется трудовым кодексом (ст. 193 ТК РФ). План действий и методика проведения расследования зависят от типа нарушения.

По стандарту в большинстве случаев необходимо руководствоваться следующими правилами проведения служебной проверки:

• начинать проверку необходимо сразу же, как только стало известно об инциденте или о причинении компании ущерба;
• издать приказ о назначении комиссии, в составе которой 3 и более работников, имеющих знания и компетенции в области, которую затрагивает произошедшая ситуация;
• запросить и изучить всю необходимую документацию, данные, провести анализ информационных массивов;
• после изучения информационных источников запросить у сотрудника объяснения и детально изучить полученные сведения и документы;
• составить акт служебной проверки, куда вносятся полные сведения об обстоятельствах проступка, а также его доказательства и последствия.

Алгоритм проведения служебного расследования обычно выглядит в виде построения гипотез о произошедшем событии, в соответствии с гипотезами собирается документальная фактура (как, когда произошло нарушение и кто именно в нем участвовал). Исходя из достаточности фактуры делаются умозаключения и убираются те гипотезы, в которых нет подтверждающей их информации или имеющаяся фактура опровергает гипотезу. Таким образом остаются один-два варианта, которые далее проверяются путем опроса сотрудников и проведением дополнительных мероприятий.

По словам Сергея Матвеева, важный этап служебного расследования – изучение личности выявленного или предполагаемого нарушителя. Ценной может стать информация об окружении и интересах сотрудника, а при расследовании крупных хищений в компании – сведения об имуществе, источниках дохода, а также кредитной истории работника.

Кто принимает участие в служебной проверке?

Обычно в компаниях в процедуре служебной проверки участвует служба безопасности. Кроме того, к проведению расследования могут подключаться и другие специалисты и подразделения в зависимости от необходимости: финансисты, юристы, внутренний аудит, HR-специалисты производственных служб и внешние консультанты и эксперты.

Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников

Служебные проверки – процесс, требующий значительных временных, трудовых, а порой и финансовых ресурсов компании. Обезопасить себя от инцидентов, заранее позаботиться о сохранении репутации организации, а значит и сократить возможные издержки позволит проверка уровня благонадежности соискателей и действующих сотрудников. И это можно сделать не только силами службы безопасности, но с помощью современных онлайн-сервисов автоматизированной проверки. Одно из подобных решений предлагает компания SpectrumData.

Сервис обрабатывает информацию из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, в различных режимах предоставляет всю необходимую для принятия решения информацию в одном отчете, хранит историю проверок, позволяет получить сведения о биографии граждан по всем регионам России.

Уже через три минуты после запроса вы получите подробный отчет о человеке. И, что важно, вся информация полностью соответствуют ФЗ №152 «О персональных данных».

В отчете содержатся сведения о правовой благонадежности кандидата или сотрудника, действительности его документов, финансовом положении и многое другое. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит вашей компании, оставьте заявку на демодоступ, и наши специалисты проведут для вас онлайн-консультацию и помогут подобрать пакет проверок, оптимально подходящий для ваших задач.

Автор: Анатолий Черепанов

Порядок проведения служебной проверки

Эффективность служебной проверки напрямую зависит от четкого соблюдения порядка ее проведения. Как правило, в компаниях процедура расследования стартует не позднее трех дней с момента, когда руководителю стало известно о совершенном правонарушении.

1. Нарушение фиксируется.

После установления факта нарушения, которое стало основанием для расследования, у работника запрашиваются письменные объяснения. Таким документом может быть служебная записка или объяснительная. Поскольку служебное расследование – процедура внутренняя, работник имеет право отказаться от участия в проверке. В таком случае необходимо зафиксировать факт его уклонения от «дачи пояснений». Основанием для дальнейшего проведения расследования также может быть докладная записка руководителя подразделения, где произошло нарушение.

2. Издается приказ и собирается комиссия.

В приказе нужно обязательно указывать ссылку на документ, в котором указан факт нарушения (служебная записка или докладная).

Как оформить приказ о служебной проверке

В обязательном порядке в приказе о проведении служебной проверки указываются:

• название компании, в которой произошел инцидент;
• персональные данные сотрудника-нарушителя;
• ссылка на документ-основание для начала проведения расследования;
• сведения об ответственных за исполнение сотрудников.

Все указанные в приказе персоналии должны с ним ознакомиться и в подтверждение поставить подпись.

Скачать образец приказа о проведении служебного расследования

3. Комиссия проводит расследование.

Участники комиссии имеют право проводить беседу с сотрудниками компании и брать у них письменные объяснения, запрашивать и изучать документы, которые помогут внести ясность в расследуемое дело, получать консультации специалистов, в том числе за пределами компании.

При этом все участники комиссии обязаны обеспечивать конфиденциальность в процессе выяснения обстоятельств дела, оформлять все этапы документально и составить акт о результатах служебной проверки.

4. Члены комиссии составляют заключение.

Результаты проверки необходимо зафиксировать в акте, в котором указываются:

• фамилии участников и председателя комиссии;
• информация о самом факте нарушения;
• сведения о предположительно виновном сотруднике;
• данные о причинах инцидента;
• решение о мерах взыскания.

Дополнительно к заключению прилагаются все необходимые подтверждающие документы.

5. Руководитель принимает решение.

Финальное решение о необходимости привлечения сотрудника к ответственности принимает работодатель – в течение трех дней с момента окончания расследования. Если во время служебной проверки обнаружены признаки состава преступления, то решается вопрос о возбуждении уголовного дела.

Когда и зачем проводится служебная проверка

Как правило, служебная проверка в организации осуществляется по факту совершения работником какого-либо проступка или при выявлении какой-либо негативной ситуации. Например, дисциплинарный проступок работника, выявление недостачи, выявление хищения в компании, либо иная другая ситуация, которая несет в себе какие-либо риски в части имущества, репутации, или утраты информации.

В коммерческих компаниях процесс расследования должен регламентироваться соответствующими локальными документами, которые описывают порядок проведения расследования, сроки, права и обязанности сторон.

Прежде чем начинается официальная процедура расследования, работодатель, как правило, фиксирует какой-то инцидент. Затем издается приказ о проведении расследования и запускается его процесс. Любое расследование далеко не всегда заканчивается установлением сотрудников, которые были вовлечены в совершение противоправных действий. И поэтому очень важно иметь строго подкрепленную фактурой картину события и участия работников, чтобы иметь основания применять меры дисциплинарного воздействия на работников компании.

Итак, расследование проводится, если компании необходимо:

• установить сам факт или событие нарушения в компании;
• выявить ущерб, нанесенный компании;
• установить лица, которые причастны к нарушениям;
• определить причинно-следственные связи между действиями лиц и причинением ущерба.