Для авансового отчета допустим талон на услуги без товарного чека

Чтобы не искать чеки в телефоне или на электронной почте, подотчетнику целесообразно пользоваться специальным сервисом от налоговой службы: «Мои чеки онлайн» (пилотный проект ФНС) или «Проверка чеков ФНС России». Устроены они по схожему принципу.

Войти в приложение можно по номеру телефона. Также разово система запросит адрес электронной почты. А если не запросила — сами укажите e-mail в настройках профиля.

Электронные чеки автоматически попадают на хранение в оба сервиса. Для этого важно называть продавцу именно тот номер телефона, по которому вы заходите в сервисы. Или адрес почты, который привязан к сервисам. В списке чеков можно найти даже те кассовые документы, которые получали до первого входа в систему.

В сервисах удобно искать чеки по дате расчета. В приложении «Мои чеки онлайн» можно искать чеки по продавцам.

Пример списка с чеками в компьютерной версии сервиса «Мои чеки онлайн»

Как распечатать чеки из приложений

Чтобы распечатать документ из сервиса «Мои чеки онлайн», кликните на нужный чек, и он появится на экране. Далее нажмите на оранжевый знак в верхнем левом углу чека, чтобы скачать документ. Он сохранится в формате .jpg, и тогда его уже можете распечатать.

Из мобильного приложения «Проверка чеков ФНС России» чек можно сохранить в формате .jpg в фотогалерею, откуда уже сможете направить документ на распечатку.

Пример чека, который открыли для скачивания из сервиса «Мои чеки онлайн»

Что делать, если работник не хочет называть номер телефона или e-mail при покупке

ФНС разрешила хранить без дублирования на бумаге не только электронные чеки, но и скан-образы кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом. При условии, что такой чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правда, что именно понимать под скан-образами, в письме не разъясняется. На практике есть такие способы оцифровать бумажный чек:

• Внедрить внутри организации кадровый электронный документооборот, например, как КЭДО от СБИС, когда сотрудники оформляют и сдают авансовый отчет в электронной форме. Прикладывают к нему сканы первички, в том числе электронные образы бумажных ККТ-чеков. Можно даже в виде фото. И все бумаги подписываются электронной подписью.
• Отсканировать чек по QR-коду в приложении «Проверка чеков ФНС России» или «Мои чеки онлайн». Итог — чек попадет в базы указанных сервисов и хранится там.
• Найти и скачать чек через сервис СБИС по проверке чеков.

СБИС рекомендует КЭДО

Узнать больше

Подтверждающие расходы документы

Бланк строгой отчетности

Некоторые категории продавцов оформляют бланки строгой отчетности при оказании услуг. Работник в подтверждение своих расходов предоставляет тот документ, который получил от продавца, например, чек на такси в авансовом отчете или бланк строгой отчетности. Чтобы бланк строгой отчетности использовать для подтверждения понесенных трат, он формируется на специальном автоматизированном оборудовании, аналогичном ККТ, и содержит обязательные реквизиты, которые поименованы в статье 4.7 закона 54-ФЗ.

Важно знать, что с 1 февраля 2021 года предприятия и индивидуальные предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы, обязаны включать в бланк строгой отчетности наименование оказанной услуги или выполненной работы и их количество.

Товарный чек

Прилагаемый к авансовому отчету товарный чек без кассового можно принять в расходы в 2022 году, если его выдал продавец — ИП на ПСН в отношении видов деятельности, указанных в п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ.

Необходимо проверить, что товарный чек содержит все обязательные реквизиты:

• дату формирования;
• номер документа;
• наименование и ИНН продавца (для индивидуального предпринимателя — ФИО);
• полный перечень оплаченных товаров и их количество;
• сумму подотчетных денежных средств, заплаченных продавцу в рублях;
• должность и ФИО сотрудника, который выдал товарный бланк.

На практике часто происходит обратная ситуация, когда сотрудник приносит кассовый чек без товарного для авансового отчета в 2022 году. Если прилагаемый к авансовому отчету бланк оформлен на онлайн-устройстве и содержит информацию о приобретенном товаре или оказанной услуге и их количестве, то его вправе принять для подтверждения понесенных расходов. Таким образом, на основании Письма Минфина России от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 ответ на вопрос, нужен ли товарный чек, если есть кассовый чек для авансового отчета в 2022 г., — нет при надлежащем оформлении фискального документа.

Что нужно прилагать к авансовому отчету

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение).

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового? Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Подробнее о заполнении формы АО-1 читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В настоящее время большинство продавцов должны использовать онлайн-ККТ и выдавать покупателям кассовый чек, соответствующий всем требованиям закона “О ККТ” от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Работать без ККТ и выдавать иные документы о расчете могут только лица, освобожденные от применения ККТ. Если продавец свою кассовую обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель. Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ. Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас. Но следует помнить, что это сопряжено с опеределенными рисками. В основном, по части подтверждения расходов для целей налогообложения.

Итак, к документам, которые содержат необходимые для первички реквизиты (номер, дату, содержание расходов), кроме кассового чека, относятся:

• бланк строгой отчетности (в том числе, например, авиабилет);
• квитанция ПКО;
• товарный чек.

Рассмотрим, каковы требования к оформлению каждого из упомянутых документов.

Законна ли выдача товарного чека без кассового?

Оформлять товарный чек можно без кассового, если индивидуальный предприниматель работает под режимом ЕНВД, и освобожден законом от обязанности использования фискальных аппаратов (кассы) в процессе осуществления расчетов. В этом случае товарный чек приравнивается к кассовому, а важность указанных в нем сведений автоматически повышается, ведь фактически он становится единственным документом, подтверждающим факт совершения покупки у ИП.

К таким чекам предъявляются повышенные требования — они должны строго соответствовать условиям составления бланков строгой отчетности.

Правила оформления товарного чека при отсутствии кассы

Товарный чек без кассового чека действителен только при отсутствии обязанности вести расчета через фискальные аппараты. Такая возможность с каждым годом существенно ограничивается, а с 2019 года практически все ИП и ООО будут обязаны установить фискальный аппарата или онлайн-кассу.

Кассовый чек без товарного в 2020 году может выдаваться без ограничений, так как такая форма подтверждения расчетов носит приоритетный характер. Для этого фискальный аппарат или онлайн-касса должны пройти проверку в уполномоченных органах и содержать модуль для предоставления доступа сотрудникам ФНС. Если вы работаете без кассы, оформление таких бланков должно соответствовать следующим правилам:

• наличие обязательных реквизитов;
• реклама на обратной стороне документа не должна перекрывать официальную информацию;
• каждый товар/работа/услуга прописывается отдельной строкой с расшифровкой;
• суммы сначала указываются по каждому пункту документа обособленно, после чего общая стоимость покупки пишется в отдельной графе (цифрами и прописью);
• все пустые строки нужно зачеркнуть, чтобы обезопасить себя от возможных мошеннических действий;
• бланк оформляется в двух экземплярах — по одному для покупателя и продавца. В случае возникновения конфликтных ситуаций это позволит продавцу предъявить неопровержимые доказательства о проведении взаимозачета.

Товарный чек необходимо оформлять строго по установленным правилам, иначе он может быть признан недействительным.

Нередко происходят ситуации, когда требуемая информация не вмещается на один бланк. В таком случае можно распределить все позиции по нескольким с разными номерами либо прописать каждую реализованную единицу на отдельном бланке, указывая при этом, что каждый следующий документ является продолжением предыдущего.

При необходимости выполнения любой из этих операций следует заранее оповестить об этом покупателя.

Ввиду того что товарный чек от ИП без кассового чека является фактическим подтверждением взаиморасчета, произведенного между производителем и потребителем, необходимости ставить на него штампы типа «Получено» или «Оплачено» нет. Однако, если вы сделали такой оттиск на документе, это не будет нарушением, и бланк не потеряет своей юридической силы.

Можно принимать товарный чек без кассового документа, если для ИП или ООО предусмотрена обязанность вести расчета через фискальные аппараты? Если по закону продавец обязан использовать кассу при проведении расчетов, но не исполняет данные требования, покупатель не несет за это ответственности. Следовательно, государственные органы не имеют права не принять в качестве подтверждающего покупку акта товарный чек.

Учет товарного чека без кассового будет проходить по общим правилам ПБУ, если продавец работает по схеме ЕНВД и не должен использовать фискальный аппарат. Такие факты будут проверяться налоговыми органами при сдаче отчетности и могут повлечь существенные штрафные санкции. Поэтому, если вам выдали товарный чек без кассового, нужно убедиться, что продавец имел на это право.

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

• печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер – бланк и образец».

Чем товарный чек отличается от кассового

И первый, и второй документы подтверждают сделку между продавцом и покупателем. Но между ними есть большая разница. Кассовый — это фискальный документ. Его печатают через аппарат ККТ. Сейчас фискальные документы обязательны практически для всех наличных и безналичных расчетов.

ТЧ — это необязательный документ. Его используют при продаже товара, чтобы подтвердить передачу изделия и дополнить сведения из фискального документа. Унифицированной формы нет, обычно продавцы заполняют бланк от руки.

Может ли электронный чек быть документом

Кассовый чек, который получен в электронном варианте и распечатан на бумаге, приравнивается к отпечатанному ККТ, если перечисленные в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Если е-чек получен путем считывания QR-кода, в том числе когда подотчетник распечатал чек с телефона и предоставил в бухгалтерию на бумаге, он равносилен кассовому документу на бумаге или в электронной форме (п. 3.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

ФНС России в письме от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784 прописала свою позицию относительно того, является ли электронный чек документом для авансового отчета, где подтвердила возможность использования е-чека вместо бумажного.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2024 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2024 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• сумма акциза.

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2024 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Бланки строгой отчетности

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?

Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.

Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).

Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.

С другой стороны, есть часть предпринимателей и юридических лиц, которые по закону освобождены от применения ККТ или имеют право на отсрочку её применения. Некоторые из них в качестве подтверждения платежа выдают товарный чек, БСО или кассовый чек старого образца (без QR-кода) и не нарушают при этом закон (подробнее в ЭТОЙ СТАТЬЕ). Как быть в данном случае? Остаются спорные моменты.

Правила заполнения товарного чека

Обязательный бланк не вводили. Каждый продавец разрабатывает форму ТЧ самостоятельно. Но надо включить в нее все обязательные реквизиты.

ТЧ вместо кассового. В таком документе обязательно указывают (п. 2.1, 3 ст. 2 54-ФЗ):

• название — товарный чек;
• порядковый номер;
• дату, время и адрес расчетов;
• наименование компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• ИНН продавца;
• систему налогообложения;
• признак расчета;
• название, количество проданных изделий;
• цену в рублях за единицу, учитываются скидки и наценки;
• стоимость с учетом скидок и наценок, указывается ставка НДС;
• итоговая сумма, ставки НДС и суммы налога по этим ставкам;
• форма расчета — налично или безналично;
• сумма платежа по наличной или безналичной форме;
• должность, Ф.И.О. сотрудника, который провел расчет, оформил чековый документ и выдал его покупателю;
• личная подпись сотрудника, который выдал документ, если расчеты проводились в отдаленных и труднодоступных районах.

ТЧ вместе с кассовым. Обязательных реквизитов гораздо меньше (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011):

• название документа;
• дата продажи;
• наименование компании или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
• название, единица измерения, количество, цена и стоимость проданных изделий;
• должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, который провел продажу.

Все остальное в ТЧ указывают, если детальной информации нет в кассовом чеке.

Для сведения: можно ли подтвердить расходы товарным чеком

• Задорожнева Александра