Письмо о несвоевремменной поставке товара из за долгого согласования эскиза

Начинаем формирование претензии с обозначения, кому и от кого она подаётся. В шапке потребуется обозначить наименование компании-поставщика, ФИО и должность её руководителя, а также юридический адрес. Узнать всю информацию о контрагенте можно на официальном сайте налоговой службы, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Далее оставляем аналогичный набор сведений о себе и компании, которую вы представляете.

Ниже по документу ссылаемся на заключённый между юрлицами или индивидуальными предпринимателями договор поставки, в соответствии с которым одна сторона обязалась поставить необходимый товар в обусловленный срок, а вторая – оплатить партию. Затем утверждаем, что поставщик ненадлежащим образом исполнил взятые на себя обязательства, допустил недопоставку. Здесь мы оставляем ссылку на подписанный представителями обеих сторон акт приёмки товара или акт о недопоставке.

В завершение работы с официальной бумагой обращаемся к руководителю фирмы-поставщика лично, требуем осуществить допоставку или предоставить на партию товара скидку. Заказчик также может затребовать выплаты неустойки за понесённые им убытки, в том числе компенсацию неполученной прибыли, однако это требование остаётся на его усмотрение. Подписываем документ, передаём на рассмотрение любым из описанных ранее способов, ждём 30 календарных дней .

Примерный образец

Скачать документна сайте Ассистентус

Как доказать, что поставщик не поставил товар?

Покупателю не нужно доказывать непоставку товара – нужно доказать заключение сделки и\или совершение платежа по оплате товара. Обязанность по доказыванию факта поставки лежит на поставщике.

Таким образом, если поставщик не поставил товар, покупателю достаточно наличия договора поставки и\или документа, подтверждающего платеж за товар (платежное поручение с отметкой банка и выписка со счета).

Если поставщик не предоставит суду документы, подтверждающие поставку товара (товарная накладная или акт приема-передачи или иной подобный документ, подписанный покупателем), то суд признает факт непоставки доказанным.

Порядок составления и оформления гарантийного письма поставки

Чтобы грамотно составить гарантийное письмо поставки, необходимо придерживаться определенного порядка его оформления:

1. Выбрать тип бланка – лучше использовать официальный бланк компании-поставщика. Если бланка нет – оформить на обычном листе.
2. Указать реквизиты сторон – полные наименования компаний, адреса, ИНН, ОГРН, банковские реквизиты.
3. Сформулировать предмет письма – указать наименование и объем поставляемого товара.
4. Описать гарантируемые обязательства – сроки, условия, порядок поставки.
5. Обозначить срок действия письма – на какой период распространяются гарантии.
6. Указать меры ответственности – штрафы, пени за нарушение обязательств.
7. Подписать письмо руководителем – с расшифровкой подписи.
8. Поставить печать компании – для придания юридической силы документу.

При соблюдении этих правил гарантийное письмо поставки будет максимально корректно оформлено.

Особые случаи применения гарантийного письма поставки

Рассмотрим некоторые специфические ситуации, когда гарантийное письмо помогает защитить интересы поставщика или получателя:

• Отсрочка поставки – гарантийным письмом поставщик информирует о невозможности поставить товар в оговоренный срок и просит отсрочки.
• Частичная поставка – если поставщик не может выполнить поставку полностью, он гарантирует частичную поставку в оговоренные сроки.
• Замена товара – при невозможности поставить товар определенного наименования и характеристик поставщик предлагает аналогичный товар других параметров.
• Досрочная поставка – по просьбе получателя поставщик может гарантировать поставку товара раньше намеченного срока.

Во всех этих случаях гарантийное письмо позволяет юридически зафиксировать изменение условий поставки и избежать споров в будущем.

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Кто составляет и подписывает акт о несоответствии

Акт о несоответствии поставленного товара составляется комиссионно. В состав комиссии входят представители обеих сторон сделки:

• Со стороны покупателя – сотрудники бухгалтерии, юридического отдела, лицо, ответственное за приемку товара
• Со стороны поставщика – уполномоченный представитель, вызванный для участия в проверке товара

В комиссию также могут включаться независимые эксперты, если речь идет о поставке сложных технических изделий, которые требуют специальных знаний для оценки качества.

Полномочия представителей покупателя на участие в комиссии по приемке товара должны быть подтверждены соответствующими документами: приказами, доверенностями.

Представитель поставщика вызывается покупателем для участия в проверке товара и подписания акта о несоответствии. Если представитель поставщика отказался участвовать в проверке товара, об этом обязательно делается отметка в акте.

Подписан акт должен быть всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке товара и составлении документа о несоответствии.

Форма ТОРГ-2 для оформления акта о несоответствии

Для оформления акта о выявленном несоответствии товаров российского производства чаще всего используется типовая форма ТОРГ-2.

Форма ТОРГ-2 включает в себя следующие разделы:

1. Общие сведения о поставке.
2. Информация о транспортном средстве, состоянии груза.
3. Данные о фактическом наличии товара по сравнению с документами.
4. Описание выявленных недостатков, заключение комиссии.

Бланк ТОРГ-2 можно скачать на сайте ФНС или других правовых ресурсах для последующего заполнения.

Что такое письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это письмо, которое поставщик пишет покупателю, когда не может доставить товар в согласованный срок.

Причины, по которым поставка товара невозможна в оговоренные сроки, бывают разными. Они могут зависеть от самого поставщика. Например, когда из-за поломки служебной машины он не успел вовремя вывезти товар с территории завода-изготовителя.

Но чаще всего задержка поставки связана с другими обстоятельствами. Это могут быть неувязки в работе партнеров поставщика (например, транспортной компании, первичного поставщика, у которого товар закупается оптом для последующей перепродажи) и других организаций (например, Почты России). Подвести поставщика могут и бюрократические проволочки – например, когда товар не смог вовремя пройти процедуру так называемой “растаможки”.

Отдельно стоит упомянуть обстоятельства непреодолимой силы, которые еще называют форс-мажором. Это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые нельзя предусмотреть, контролировать и преодолеть (п. 3 ст. 401 ГК РФ). Их основной признак – они не зависят от воли сторон договора. Обычно к ним относят стихийные бедствия, пожары, военные действия.

Торгово-промышленная палата РФ также причисляет к форс-мажорным обстоятельствам следующие: массовые заболевания (эпидемии), забастовки, теракты, диверсии, ограничения перевозок, запретительные меры государств, запрет торговых операций, в том числе с отдельными странами, из-за принятия международных санкций. Это указано в п. 1.3 Положения о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 173-14).

Непоставка товара – что вправе требовать покупатель

В случае если поставщик не поставил товар покупатель вправе прибегнуть одновременно к следующим средствам защиты:

• расторгнуть договор (подп. 2 п. 2 ст. 450 ГК РФ) и если товар оплачен авансом требовать возврата уже уплаченной стоимости товара как неосновательного обогащения (п.1 ст. 1102 ГК РФ)
• если товар оплачен авансом – взыскать проценты за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ, Пункт 4 ст.487 ГК РФ, п.13 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 08.10.1998 № 13/14)
• взыскать убытки причиненные непоставкой (ст. 393 ГК РФ)
• взыскать неустойку за непоставку товара или\и иные штрафные санкций, предусмотренные договором поставки.

Довод второй: поставщик не мог предвидеть наступление обстоятельств непреодолимой силы

Верховный Суд РФ разъяснил: для признания обстоятельства форс-мажором необходимо, чтобы оно носило чрезвычайный и непредотвратимый характер (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 24 марта 2016 г. № 7 «О применении судами некоторых положений ГК РФ об ответственности за нарушение обязательств»). Это значит, что:

• повлиявшее на поставщика обстоятельство не должно быть обычным для текущих условий (чрезвычайный характер);
• любой поставщик аналогичного товара не мог бы избежать наступления этого обстоятельства или его последствий (непредотвратимый характер).

Обстоятельствами непреодолимой силы не признают те, наступление которых зависело от воли или действий поставщика. Например, отсутствие у должника необходимой суммы, нарушение обязательств его контрагентами, неправомерные действия его представителей.

Судя по сложившейся судебной практике, поставщику придется изрядно потрудиться, чтобы убедить суд в том, что определенные обстоятельства были действительно форс-мажорными.

Пример, когда обстоятельства признали форс-мажором

«Стороны заключили госконтракт в 2011 г. и продлили его в 2015 г. Они не могли предвидеть и своевременно предотвратить последствия, вызванные санкциями Евросоюза, которые вступили в силу 1 августа 2014 г.», – к такому выводу пришел Арбитражный суд г. Москвы в Решении от 4 августа 2017 г. по делу № А40-39224/17-29-403. Это решение оставили в силе вышестоящие судебные инстанции.

Однако гораздо больше примеров, где обстоятельства не были признаны форс-мажорными, в том числе из-за санкций 2014 г. Рассмотрим аргументы судов в таких делах.

Примеры, когда обстоятельства не признали форс-мажором

1. Ответчик знал, что с 23 января 2020 г. работа заводов в КНР была приостановлена. Он должен был предусмотреть риски, связанные с ограничениями таможенного законодательства, но посчитал возможным заключить договор с истцом 5 февраля 2020 г. (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 16 мая 2022 г. № Ф05-8562/2022 по делу № А40-158378/2021).

2. Ответчик действовал на свой предпринимательский риск, когда заключал договор на строительство и поставку судна, по следующим причинам:

• он знал, что товар приобретается для передачи в лизинг (финансовую аренду) ГУП «Севэлектроавтотранс им. А.С. Круподерова», которое находится в Крыму;
• Евросоюз ввел эмбарго в 2014 г., а договор был заключен 1 ноября 2019 г.;
• информация о санкциях была опубликована в официальных российских источниках еще в 2014 г., поэтому поставщик должен был знать о наличии ограничений.

Суд не признал обстоятельством непреодолимой силы ограничения на поставки в Российскую Федерацию из стран – членов Евросоюза, так как эти ограничения не были чрезвычайными с учетом запретов на импорт, которые вводили раньше (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20 мая 2022 г. № 09АП-24160/2022, 09АП-25793/2022 по делу № А40-204068/2021).

3. Поставщику было известно о введении ограничений с 2014 г. Но он взял на себя обязанность поставить товар в срок, установленный договором от 21 июля 2020 г. Поставщик не представил доказательств, подтверждающих введение персональных санкций со стороны США в спорный период. Поэтому суды не признали запрет страны – производителя товара на поставку оборудования обстоятельством, исключающим ответственность поставщика за неисполнение договора (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20 мая 2022 г. № Ф02-1556/2022 по делу № А19-18545/2021).

4. Поставщик ссылался на то, что он не мог ожидать санкций Германии на этапе заключения договора, а также не мог их избежать или преодолеть, поэтому их нужно считать форс-мажором. Однако эти санкции действовали задолго до заключения договора. При его подписании поставщик мог оценить возможные риски и разумные сроки поставки товара. Суд не усмотрел оснований для исключения ответственности поставщика. Он не представил доказательств того, что санкции в отношении товара, подлежащего поставке, ввели после заключения договора (Решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 2 сентября 2020 г. по делу № А56-17897/2020).

Вывод . Поставщику стоит тщательно продумать аргументы. Нужно будет доказать, что он не мог предвидеть наступившие обстоятельства при заключении договора. Однако есть риск, что суды и санкции 2022 г. сочтут ожидаемыми с учетом санкций 2014 г.

Вероятно, придется отражать доводы о том, что невозможность поставки возникла в связи с нарушением иностранными контрагентами поставщика своих обязанностей. Напомним: такое нарушение обязанностей пока не считается обстоятельством непреодолимой силы.

В этом случае можно представить суду регламенты и документы иностранных госорганов, изданные после заключения договора, в результате чего его исполнение стало невозможным из-за введенных запретов. При этом запрет должен касаться именно товаров, которые надо было поставить по договору, или покупателя, внесенного в санкционные списки в 2022 г. Так поставщику будет проще убедить суд в наличии непосредственной причинно-следственной связи и в том, что невозможность поставки вызвана запретительными мерами недружественных государств – а это относится к форс-мажору.

Как правильно заполнить акт о несоответствии: образец, рекомендации

Рассмотрим пошагово, как правильно заполнить акт о несоответствии качества поставленного товара:

1. В акте указываются реквизиты договора поставки, наименование поставленного товара, дата и место поставки.
2. Даются подробные сведения обо всех участниках поставки: наименование грузоотправителя, поставщика, перевозчика, экспедитора с указанием адресов и контактных данных.
3. Описывается состояние упаковки товара, наличие пломбировки и отправочных маркировок.
4. Фиксируются точные даты и время всех этапов поставки: отгрузка со склада поставщика, доставка товара, начало и окончание приемки.
5. Указываются все расхождения между фактическим наличием товара по количеству, качеству, ассортименту и данными, заявленными в товаросопроводительных документах.
6. Подробно описываются выявленные недостатки: недовложение, бой, повреждение, пересортица и т.д.

Далее в акте указываются количество, наименование, цена и общая стоимость товара:

• По данным товаросопроводительных документов
• По фактическим результатам приемки

На основании этих данных рассчитывается выявленное расхождение по количеству, качеству, стоимости.

В заключительной части акта комиссия делает вывод о возможных причинах выявленного несоответствия, например:

• Нарушение условий перевозки и хранения товара
• Несоблюдение требований к упаковке и маркировке товара
• Нарушение правил приемки-передачи товара

Акт подписывается всеми членами комиссии, проводившими приемку товара.

Требования к оформлению гарантийного письма поставки

Чтобы гарантийное письмо имело юридическую силу, оно должно содержать:

1. Реквизиты поставщика
2. Реквизиты получателя товара
3. Четкое указание предмета поставки
4. Конкретные обязательства поставщика
5. Сроки выполнения обязательств
6. Подпись и печать поставщика

Текст письма должен быть максимально конкретным, не допускающим двойного толкования. Лучше избегать общих фраз, все обязательства прописывать предельно точно.

Письмо желательно составлять на официальном бланке компании-поставщика. Подписывает его руководитель, имеющий право действовать от имени организации без доверенности.

Гарантийное письмо может быть отправлено заказным письмом, курьером, е-мейлом или вручено лично. Главное, чтобы получатель товара его получил и тем самым подтвердил свое согласие с условиями.

Как и когда направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это можно сделать по почте, выбрав заказное или другое письмо такого же плана с уведомлением о вручении. Так у вас на руках останутся документы, которые подтверждают направление и доставку письма.

Подготовить и отправить письмо лучше в кратчайшие сроки после даты ожидаемой поставки, которая не состоялась. Возможно, после письма поставщик оперативно доставит задержанный товар.

Как происходит передача претензии поставщику

После оформления претензии заявитель должен убедиться, что она дошла до обидчика, так как только в этом случае он имеет право обращаться в суд. Для этого он должен проделать определённые действия для того, чтобы узнать, совпадает ли юридический адрес компании, указанный в договоре, с фактическим местом нахождения ответчика. После того, как локация предприятия была установлена, заявитель или его ответственный представитель должны проделать один из следующих шагов:

• Явиться лично или направить ответственного представителя в офис предприятия контрагента и вручить бумагу лично с подписью канцелярского работника в аналогичной копии.
• Отправить претензию заказным письмом при помощи услуг «Почты России» с обязательным уведомлением о вручении документа, однако здесь следует соблюсти такую деталь, – если офис предприятия зарегистрирован в одном месте, а фактически поставщик расположен в другом районе, городе, регионе, необходимо отправить претензию в оба адреса.

Это обосновано тем, что в тексте бумаги фигурирует именно юрадрес, но если регистрация проходила по месту массовой постановки юрлиц на учёт, то маловероятно, что обидчик получит претензию, поэтому она будет отправлена туда лишь для соблюдения формальности. Письмо же, пришедшее по фактическому адресу, непременно будет прочитано, и руководитель компании уже не сможет отклонить исковое ходатайство в суде через объяснение, что он не получал данный документ в руки.

• Кроме того, если истцу известен адрес электронной почты предприятия или лично руководителя, текст документа следует отсканировать, после чего отправить электронную копию по всем имеющимся e-mail адресам. В данном случае отправителю следует поставить отметку на флажке «отправить уведомление о прочтении», что впоследствии и будет основным аргументом в пользу попыток досудебного решения конфликта.

Исковое ходатайство

Важно! Если поставщик получил претензию на руки и расписался в обратном уведомлении отправителя, ему останется выполнить одно из трёх действий – согласиться с требованиями истца, предложить свою схему по урегулированию конфликта или оспорить данную бумагу в суде.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки – это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего – увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

• письмо о сроках поставки товара – поставщик направляет его покупателю, чтобы окончательно согласовать конкретную дату поставки,
• письмо о переносе сроков поставки товара – его составляют, когда срок переходит на более позднюю или раннюю дату; чаще всего его направляет поставщик, но может отправлять и покупатель,
• письмо о нарушении сроков поставки товара – покупатель направляет его поставщику, который пропустил срок и не привез товар вовремя.

Варианты гарантийного письма поставки

Гарантийное письмо поставки может быть составлено в разных вариантах в зависимости от конкретной ситуации:

• Гарантийное письмо на поставку всей партии товара
• Гарантийное письмо на поставку товара отдельными частями
• Гарантийное письмо на поставку товара по предоплате
• Гарантийное письмо на поставку товара в кредит
• Гарантийное письмо на досрочную поставку товара

Кроме того, в зависимости от инициатора гарантийное письмо поставки может исходить как от поставщика, так и от получателя товара.

Таким образом, существует множество вариаций гарантийного письма поставке товара (образец) для различных условий взаимодействия сторон.

Как оформить и направить письмо о сроках поставки товара?

Официальный бланк этого документа не утвержден. Так что письмо составляют в произвольной форме.

Рекомендуем заранее посмотреть договор поставки. Возможно, в нем перечислены сведения, которые должны быть в письме. Если это так, придерживайтесь указаний договора.

Содержание письма очень простое. В нем поставщик сообщает покупателю дату предстоящей поставки, чтобы тот принял товар. Разумно также отметить, что при несогласии с предложенной датой покупатель может назначить другую. Надо написать, как и когда он должен сообщить поставщику уточненную дату поставки.

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты – послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

В качестве примера смотрите гарантийное письмо о сроках поставки товара (образец).

Преимущества гарантийного письма для поставщика и получателя

Использование гарантийного письма поставки дает ряд преимуществ как для поставщика, так и для получателя товара:

• Фиксация условий поставки
• Снижение коммерческих рисков
• Ускорение процесса согласования
• Предотвращение недопонимания
• Возможность оперативно скорректировать условия
• Дополнительные гарантии выполнения обязательств

Таким образом, грамотно составленный образец гарантийного письма о поставке товара позволяет обезопасить интересы поставщика и получателя, сделав их взаимодействие максимально эффективным.

В какие сроки составляется претензия поставщику

Большинство покупателей не торопятся с предъявлением претензии о невыполнении договора поставки, так как даже если по контракту сроки уже вышли, продавец может обещать скорейшее разрешение проблемы, и потребитель, доверяя ему, ожидает заявленные вне документа сроки. Однако с юридической точки зрения данный шаг не является верным, и покупателю следует знать, что общий срок судебного разбирательства может затянуться на несколько месяцев. Так, бумага для поставщика составляется в следующие сроки:

• Через несколько дней (в пределах календарной недели) после нарушения договорных сроков контрагентом.
• В особых случаях, если товар имеет ограниченный срок годности, бумага может быть составлена сразу после выявления нарушения договорённостей.
• Если изделие имеет гарантийный период, претензия на поставку товара не в срок может быть подана до его истечения, но не позднее, так как потом продукция, по сути, теряет свою рыночную ценность, как и просрочка.

Важно! Потребитель не должен бояться писать претензию, так как в случае достижения мирных договорённостей он может в любую минуту отозвать как персональную бумагу в адрес поставщика, так и исковое ходатайство, направленное в суд. Следует знать, что для составлении претензии за непоставку товара в срок, образец которой есть в Интернете, и приведен ниже по ссылке, в лучшем случае необходимо заручиться поддержкой адвоката или просто знающего человека, осведомленного в делах подобного рода.

Срыв сроков

Какой результат дает письмо об увеличении сроков поставки товара?

Поставщик, который направляет письмо о продлении сроков поставки, естественно, надеется на понимание покупателя и его согласие с новыми сроками. Если покупатель без нареканий готов ждать товар, возможно, поставщику удастся избежать ответственности за нарушение сроков поставки. В том числе, в виде неустойки за ее просрочку.

Важно! В некоторых случаях ответственность за просрочку поставки не наступает. Например, если поставщик докажет наличие форс-мажора, из-за которого не получилось привезти товар в срок.

Возможен и другой вариант – когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.