Что делать если при корректировке долга дебиторская задолженность превышает кредиторскую

Главная задача в управлении дебиторской задолженностью — сделать так, чтобы она не перешла в разряд безнадежной. Поэтому предприниматели для начала оценивают возможные риски. Например, проверяют финансовое состояние контрагента по базам арбитражных судов и ФНС. Если компания участвует в судебных процессах в качестве должника, лучше не заключать договор или работать по предоплате.

Если сотрудничество началось, собственники, бухгалтеры или сотрудники управляют дебиторкой. Для этого есть 3 способа:

• Инвентаризация. Если компания отгружает товар с оплатой через 1-2 месяца, раз в месяц стоит проверять, как контрагенты выполняют обязательства. Если есть просрочки, желательно сразу выяснить у покупателя, когда придут деньги.
• Напоминание о сроках. Менеджеры часто держат связь с контрагентами и за одну неделю до оплаты напоминают о долге. Многие должники сразу проводят оплату, когда с ними связался кредитор. Часто они не платят, пока кредиторы сами не просят это сделать, а деньги тратят на другие задачи.
• Оценка трудностей возврата. Возможно, судебные издержки и оплата юриста обойдутся дороже, чем возврат долга. С такими компаниями прекращают сотрудничество и заносят в черный список.

Елена Лефтерова рассказывает, что долги можно застраховать:

«Страховые компании предлагают варианты защиты, когда контрагент не платит по договору в срок, выбивается из графика платежей, а также, когда покупателя признают банкротом».

В управлении дебиторкой важную роль играет документооборот. Долг вернуть проще, если у компании оформлены все подтверждающие бумаги. В малом бизнесе очень часто происходят случаи, когда сотрудники забывают вовремя оформить закрывающие документы. Об этом говорит Анна Тетерлева:

«Если компания оказывает услуги, то подтверждающим документом может быть акт оказанных услуг/выполненных работ, подписанный со стороны контрагента-дебитора. Если компания занимается поставкой товаров, подтверждающим документом может быть накладная, подписанная с двух сторон. Очень важно, чтобы была фиксация, что контрагент подписал эти документы, а значит, акцептовал товары/работы/услуги».

Страхование дебиторской задолженности

Страхование дебиторки снижает риски бизнеса и вероятность просрочки долга. Страховая компания проверяет дебитора и выступает гарантом возврата долга при его неуплате.

Однако нужно учитывать, что страхование дебиторской задолженности – это дорогая услуга. Как правило, её применяют в рискованных и дорогостоящих операциях. При этом стоит внимательно изучить содержание договора с помощью независимых юристов. Иногда страховая компания предлагает очень сложные условия выплаты компенсации, и на практике выплаты невозможно получить.

Если у кредитора есть сомнения в возврате дебиторской задолженности или деньги нужны ему немедленно, он может использовать такой инструмент, как факторинг. В данном случае он передает долг третьему лицу (фактору), который и берет на себя его взыскание. В обмен кредитор оперативно получает деньгами определенный процент долга.

Учет дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Бухгалтеры и финансисты постоянно контролируют дебиторку, но по-разному отражают на балансе предприятия:

• Краткосрочная задолженность показывается в составе краткосрочных, то есть в оборотных активах.
• Долгосрочная задолженность отражается в составе долгосрочных, то есть внеоборотных активах наряду с основными средствами, нематериальными активами.

Елена Лефтерова рассказывает, что в бухучете дебиторку записывают по строке 1230 Бухгалтерского баланса в составе оборотных активов. В этой строке указывают долги покупателей и заказчиков по векселям, учредителей по вкладам, поставщиков, налоговой, фондов, прочих дебиторов.

Какие есть виды дебиторской задолженности и зачем их знать

Какой бывает дебиторка, смотрите в таблице:

В видах дебиторской задолженности следует разбираться, чтобы эффективно с нею работать. Можно не нервничать, пока задолженность срочная и до срока исполнения ещё долго. Если дата возврата близится, а денег нет, стоит напомнить должнику.

Сомнительных долгов удастся избежать, если получить от контрагента банковскую гарантию или другое поручительство.

Просроченные задолженности можно продать, либо предложить дебитору рассрочку.

Безнадёжные долги остаётся списать в убытки. Это одна из причин, почему дебиторкой нужно управлять.

Проверяйте поставщиков, клиентов до сделки хотя бы через бесплатный портал ФНС. Так вы отсечёте тех, кто банкротится, ликвидирован, не платежеспособен. Для расширенной проверки есть специальные программы. Например, используйте бесплатный сервис проверки контрагентов Делобанка. Он анализирует данные из 62 источников и определяет ненадёжные компании, фирмы-однодневки. Проводите анализ даже действующих партнёров, чтобы успеть попасть в реестр кредиторов, если партнёр начнёт процедуру банкротства.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Кредиторская задолженность — это то, что бизнес должен другим компаниям, работникам, государству. Это могут быть деньги, товар или услуги.

Допустим, производитель получил от поставщика материалы для светильников → у производителя образовалась кредиторская задолженность, у поставщика — дебиторская.

То есть отличие в том, кто должник:

• Дебитор — должен деньги или имущество вашему бизнесу.
• Кредитор — ждет деньги или имущество от вас.

Директор компании «Финансовые технологии-Аудит» Анна Тетерлева рассказывает про еще одну отличительную черту дебиторки:

«Дебиторская задолженность является активом организации. В балансе организации ее остаток на определенную дату учитывается в составе активов. Есть «хорошая» задолженность, когда срок погашения по договору с контрагентом не истек. «Сомнительной» дебиторка становится, когда уже прошел срок погашения этой задолженности, а контрагент не перевел деньги».

Читайте в блоге ПланФакта статью, которая поможет грамотно управлять кредиторской задолженностью.

Управление дебиторской задолженностью

Для урегулирования долга следует предпринимать следующие меры:

• контролировать оборот документов;
• нанять юриста, который поможет с оформлением договоров и документов, они включают в себя: сроки, порядок выплат.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Сумма дебиторской задолженности подлежит регулярному учету во время инвентаризации. Она проводится не менее одного раза в год. Такая процедура обязательно требуется перед подготовкой отчетности на конец года, для составления налоговых деклараций и форм, а также для утверждения документов учредителями компании. Кроме того, она может быть назначена в следующих случаях:

• при принятии на работу новых лиц, несущих материальную ответственность;

• при форс-мажорных обстоятельствах и стихийных бедствиях в результате которых активам предприятия нанесен ущерб;

• при смене формы собственности организации либо при ее закрытии.

Задачей инвентаризации выступает подтверждение сумм долга, а также оценка задолженностей, с точки зрения перспектив их погашения. Дебиторская задолженность включается в себя не только денежные средства, которые должны перечислить контрагенты, но и имущественные обязательства. Например, при авансировании услуг возникает дебиторская задолженность заказчика.

Просроченные долги считаются сомнительными, а при истечении срока исковой давности — безнадежными.

Во время инвентаризации изучается целый ряд документов. Прежде всего анализируют первичную документацию.

Проводя инвентаризацию, внимательно изучите накладные, акты приемки выполненных работ, платежные документы и т.д.

Инвентаризация внутренней дебиторской задолженности предприятия проводится непосредственно по приказам руководителя. Также оценке подлежат контракты с поставщиками и клиентами, договоры на выдачу займов и т.д. Безнадежная дебиторская задолженность поставщиков или иных контрагентов, подтвержденная актом инвентаризации, дает возможность списать ее по решению руководства компании.

Списание дебиторской задолженности: образец акта

Безнадежная дебиторская задолженность клиентов подлежит списанию по итогам инвентаризации и приказа руководства. После списания необходимо издать соответствующий акт. Он должен иметь следующие пункты:

• наименование организации, индивидуальный номер, юридический адрес;

• заголовок с указанием цели издания документа (акт, протокол, приказ на списание долга и т.д.);

• содержание — здесь указываются все сведения о списываемой дебиторской задолженности, а также причины, по которым была проведена эта операция.

В конце документа должны стоять подписи уполномоченных лиц: руководителя, главного бухгалтера или другого ответственного за бухгалтерский учет лица.

Списание безнадежной задолженности позволит уменьшить размер налога на прибыль, если были предприняты все законные способы для ее взыскания. Однако слишком большой показатель входящих долгов не позволит полностью устранить налогообложение, так как он действует в пределах резерва сомнительной задолженности.

Понятие кредиторской и дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность может формироваться от компаний и физических лиц. Рассмотрим на примерах, как может формироваться дебиторка:

1. Компания оказывает услугу, а потребитель обязуется оплатить счет в течение месяца. В этот период сумма долга считается дебиторской задолженностью.

2. Организацией и контрагент заключают трехмесячный фьючерс. Компания обязуется предоставить товары через 3 месяца по заранее оговоренной цене. Обязательства по фьючерсным контрактам также причисляются к дебиторке.

3. Компания выдала зарплату штатным сотрудникам и работникам на аутсорсе авансом. Пока они не отработают положенный период, сумма аванса будет считаться дебиторкой.

4. Организация неправильно заполнила налоговую декларацию, из-за чего сумма уплаченного налога получилась больше. ФНС подтвердила переплату. Ее сумма до возврата будет записана в дебиторскую задолженность. Дебитором в таком случае выступает государство.

Кредиторская и дебиторская задолженность — это всегда парные взаимоотношения. Поэтому если у одной стороны дебиторка по договору составляет 10 000 ₽, то у второй стороны кредиторка будет точно такой же.

Рассмотрим ситуации, в которых у компании формируются кредиторские задолженности:&

1. Организация закупила сырье или товары, но не расплатилась за них.

2. Компания взяла кредит в банке на развитие бизнеса.

3. Фирма не выплатила зарплату сотрудникам.

4. Предприятие выпустило облигации и имеет обязательства перед держателями ценных бумаг.

Анализ дебиторской задолженности

В настоящее время для того, чтобы провести анализ дебиторской задолженности, используют следующие методы:

• расчеты по налогам и сборам;
• расчеты долгов по каждому заказчику;
• расчет и оценка оборота;
• расчеты по ущербу имущества;
• оценка динамики;
• расчет суммы дебиторской задолженности.

Это важно! Во время сопоставления дебиторской и кредитной задолженности на основании бухгалтерского учета определяется ликвидность организации: абсолютная и текущая.

Как вести учет кредиторки и дебиторки

Все задолженности обязательно должны быть отражены в бухучете. Специально для кредито-дебиторских отношений создан счет №72. Но также параллельно данные заносятся в счет №62, где отражаются финансовые отношения с покупателями.

Если кредитором или дебитором выступает подрядчик или поставщик, то операция вносится в счет №60. Если был взят краткосрочный кредит на срок до 12 месяцев, то он будет отражен на счете №66, а долгосрочный — на №67.

Авансы и зарплаты будут отображены на счетах №70 и №71. А любые кредито-дебиторские отношения с государством — на счетах №68 и №69.

Важный момент: суммы дебиторской задолженности учитываются при расчете прибыли при условии, что все свои обязательства компания уже выполнила. То есть по факту деньги еще не получены, но они считаются прибылью.

Иногда дебиторка становится безнадежной. Компания уже смирилась с тем, что ей не дождаться оплаты: суды либо проиграны, либо показали финансовую несостоятельность контрагента. Но при этом долг все еще висит на счетах.

В таком случае в налоговом учете можно сразу списать всю сумму на внереализационные расходы. А в бухгалтерском учете сперва нужно создать резерв безнадежных долгов, а затем производить списания частями по счетам дебет 63 и кредит 62. Причем даже после списания нельзя полностью ликвидировать эти проводки, они должны отображаться в бухучете в течение 5 лет, так как есть вероятность, что должник все-таки выполнит обязательства.

Организация учета дебиторской и кредиторской задолженности

Корректный учет дебиторской и кредиторской задолженности должен быть организован так, чтобы были доступны сведения о каждом контрагенте по всем договорам, по датам образования и погашения долгов.

Отражение дебиторской задолженности происходит по дебету счетов: 60, 62, 71, 73, 76. По кредиту счетов 60, 62, 66-71, 73, 76 формируется кредиторская задолженность предприятия. К каждому счету открываются субсчета для детализации по основаниям возникновения и контрагентам.

Например, образование и погашение долга перед поставщиком отражается записями:

• Дт 10 Кт 60 – приобретены материалы;
• Дт 60 Кт 51 – погашена задолженность по приобретенным материалам.

Появление и погашение задолженности покупателя за отгруженный товар отразится проводками:

• Дт 62 Кт 90 – продукция отгружена покупателю;
• Дт 51 Кт 62 – отгруженная продукция оплачена.

По истечении срока исковой давности задолженность может быть списана (как списывается дебиторская и кредиторская задолженность, проводки по списанию мы приводили в этой и этой статье).

Списание требует обязательного документального оформления: проводится инвентаризация, составляется бухгалтерская справка, издается приказ. Цель инвентаризации задолженности – проверка правильности сумм, числящихся на балансе предприятия. Согласно требованиям закона «О бухучете» № 402-ФЗ, ее необходимо проводить минимум 1 раз в году перед подготовкой отчетности.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Оборачиваемостью дебиторской задолженности – это срок, за который дебитор должен погасить долг за ту или иную оказанную услугу. Данный показатель является важным индикатором, который поможет максимально точно оценить финансовую стабильность. Срок дебиторской задолженности состоит из долгосрочного и краткосрочного погашения долга.

Что делать с проблемной дебиторкой

Если обязательства по дебиторской задолженности не выполняются в срок, они могут привести к возникновению кассовых разрывов. Это ситуация, когда уже нужно оплачивать свои долги, а поступлений от покупателей еще нет. Чтобы предотвратить кассовые разрывы, стоит вести платежный календарь и учитывать все финансовые операции.

Если все же дебиторка превратилась в сомнительную, не стоит ждать, пока должник забудет о своих обязательствах. Есть несколько способов вернуть деньги:

• напомните дебитору о задолженности устно или с помощью письменного запроса;

• предложите реструктуризировать долг: растянуть всю сумму на несколько месяцев, чтобы должник выплачивал ее частями;

• при отказе урегулировать конфликт мирно отправьте предарбитражное уведомление — это такое же напоминание о задолженности, но с указанием, что вы собираетесь решить вопрос в судебном порядке;

• обратитесь с исковым заявлением в суд.

Не задерживайте обращение в суд, так как долги имеют срок давности. Если прошло 3 года с момента, когда контрагент обязан был выплатить долг, его можно списывать со счетов как безнадежную дебиторку.

В статье мы рассказали о том, что такое дебиторка и кредиторка простыми словами, как ее учитывать и анализировать. За всеми финансовым обязательствам нужен постоянный контроль. Удобнее всего следить за показателями в сервисе для финансового учета Аспро.Финансы. Сервис имеет встроенные инструменты для анализа и контроля, в том числе платежный календарь.

Отражение дебиторских обязательств

Как дебиторская, так и кредиторская задолженность обязательно фиксируются в бухгалтерском балансе и приложении к документу.

В данном случае следует учитывать сумму недоимки на начало и конец года. Также стоит определить срок оплаты, что указывает на краткосрочность (до 12 мес.) и долгосрочность (свыше 12 мес.) обязательств.

Просроченная дебиторская задолженность

Если дебитор допустил просрочку, по отношению к нему применяются штрафы, пени и другие санкции, предусмотренные договором или законом. Долги подобного рода делятся на 2 вида:

• сомнительные — просроченные обязательства, по которым отсутствуют какие-либо гарантии;

• безнадежные — давно просроченные обязательства, которые невозможно взыскать по истечении срока исковой давности, ликвидации предприятия, запрету органов власти и т.д.

Если дебиторская задолженность покупателей или заказчиков имеет длящийся характер и высокие показатели, целесообразно регулярно составлять акты сверки взаиморасчетов. При подтверждении должником размера долга, срок исковой давности может быть продлен на период более 3 лет.

Анализ дебиторской задолженности

Он проводится для того, чтобы понять ее структуру и соотнести с кредиторской задолженностью. Суммарно анализ насчитывает четыре этапа:

• соотношение показателей состояния дебиторки, ее движения и структуры;

• анализ долга по сроку его образования;

• расчет показателей оборота, доли долга в общей массе активов предприятия, оценка соотношения темпа увеличения дебиторской задолженности к темпам выручки от реализации товаров, работ или услуг;

• соотношение дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление дебиторской задолженностью

Какие меры следует предпринять для урегулирования дебиторской задолженности руководителю организации:

• контроль над оборотом документов;
• грамотное оформление договора с контрагентами (лучше под руководством опытных юристов), который включает:
  • обязательства обеих сторон;
  • сроки по платежам;
  • порядок выплат;
  • ответственность;
• проверка контрагентов на платежеспособность, что является главным звеном для правильного распределения активов компании не в убыток, а в доход.

Погашение дебиторской задолженности

Оно подразумевает несколько этапов в досудебном и судебном порядке. Для мирного разрешения конфликта следует предпринять несколько действий:

• при задержке следует устно и письменно уведомить контрагента о долге;
• при превышении срока 30 дней необходимо направить претензию;
• для правильного решения спора согласно законодательству к делу следует привлечь опытных юристов.

В случае неуплаты ДЗ более 90 дней вам следует направить иск в суд о взыскании.

Потребуется предоставить пакет документов:

• подтверждение факта невыплаты первичными документами по товару, услугам, денежным переводам и иным обязательствам;
• бухгалтерский отчет;
• анализ поступлений от контрагента с открытыми долгами на дату обращения.

Нарушение порядка судопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности предусматривает административную или уголовную ответственность.

Списание дебиторской задолженности

Для того чтобы списать задолженность, необходимо обращаться в суд. Однако есть ситуации, которые позволяют сделать это на добровольной основе.

При каких обстоятельствах можно получить отсрочку:

• если у вас на руках имеется акт с подписью клиента;
• вы выдвинули просьбу об отсрочке платежа;
• неустойки и проценты были погашены;
• оформлен документ, который включает в себя соглашении о признании обязательств;
• суд принял иск.

Задолженность начинает исчисляться заново, если срок прерван по уважительным причинам. Однако превышение больше 10 лет запрещено.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности

Наши юристы рекомендуют провести анализ платежеспособности контрагента прежде чем вступать с ним в финансовые договоренности. Учет дебиторской задолженности требует правомерного анализа, включая коэффициент оборачиваемого долга, который можно подсчитать по стандартной формуле.

Рассмотрим, что такое коэффициент задолженности и для каких целей он исследуется. В случае дебиторского долга он позволяет определить выручку контрагента на 1 рубль долга, что является показателем ликвидности компании.

Формула для расчета:

• коэффициент = выручка за 1 год/среднее значение долга/100
• средняя ДЗ (дебиторская задолженность) = (начальная ДЗ + ДЗ на дату расчета)/2.

С несостоятельным контрагентом невыгодно оформлять сделки — это негативно отразится на вашей компании и ее стабильности.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация дебиторки проводится перед началом бухгалтерского отчета, не менее 1 раза в год. При формировании резерва по сомнительных долгам компания должна проводить эту процедуру ежеквартально или ежемесячно, что позволяет точно определить сумму резерва.

Взыскание долговых обязательств

Когда срок выплаты уже прошёл, но долг не оплачен, компания начинает процедуру взыскания. Сначала она отправляет претензию. Этоинформационное письмо, в котором указывают размер долга, длительность просрочки и ожидаемую дату погашения. В целом размер долга состоит из самой задолженности и неустойки, пеней или штрафов. Если в договоре не оговорены санкции, то кредитор вправе требовать пеню с учетом ставки ЦБ.

Образец претензионного письма по договору поставки. Источник

Если в течение 30 дней дебитор не ответит или его ответ не устроит компанию, кредитор обращается в Арбитражный суд. К иску нужно приложить копию претензии с ответом должника и документы, которые подтверждают наличие долга.

Если суд удовлетворит иск, он выдаст исполнительный лист. В этом случае судебные приставы помогут вернуть деньги. Минимальный срок исковой давности по взысканию долговых обязательств составляет три года. Этот период увеличивается до десяти лет в отдельных случаях.

Бланк искового заявления о возврате дебиторки. Источник

Взыскать долг можно даже при банкротстве дебитора. Для этого нужно подать требования о выплате долга в реестр кредиторов. На это есть 30 дней с момента публикации сообщения о банкротстве на сайте ЕФРСБ, пока должник-банкрот находится на процедуре наблюдения. Долг будет выплачен со средств, вырученных от продажи имущества должника.

Ещё один вариант — продать долг компании-коллектору, которая специализируется на взыскании проблемной дебиторки. Но нужно учесть, что получить полную сумму не получится. Такие долги обычно покупают с огромной скидкой.